명확한 웹사이트 규정 준수 성명서 초안을 작성하기 위한 15가지 아이디어

전 세계 각국 정부는 비즈니스를 규제하고 있습니다. 일부 규제는 잘 문서화되어 있고 매우 명확하며, 뚜렷한 의무가 있고 규정 준수가 충족되거나 충족되지 않습니다. 이러한 단순한 규제 상황에서는 정부가 규제 기관을 두어 요건을 준수하도록 하고, 적어도 이론적으로는 규정 준수를 규제합니다. 다른 경우에는 표준적인 대체 수단인 정부 검찰을 제외하고는 규제 기관이 없으며, 검찰은 자체적인 초점, 업무량 및 역량에 따라 이러한 문제를 규제할 수도 있고 규제하지 않을 수도 있습니다. 영국과 호주와 같은 국가에서는 법률을 감독하는 '규제 기관'이 있더라도 1차 기소는 검찰에 맡기는 두 번째 범주의 법률 제정을 볼 수 있습니다. 이는 때때로 규정 준수 실패가 기소의 대상이 되지 않는다는 것을 의미합니다.

법률이 준수 보고 의무가 있는 정책과 더 유사한 '소프트 규제'를 통해 영역을 규제하려는 정부의 시도가 점점 더 보편화되고 있습니다. 정부는 실제로 법을 규제하지 않으며, 법 위반을 적극적으로 처벌하지도 않습니다. 오히려 '누구나 쉽게 컴플라이언스 신고를 할 수 있도록' 법 초안을 마련한 다음, 컴플라이언스 미준수 기업을 식별하는 것은 언론과 커뮤니티에 맡깁니다. 우리는 지속가능성 및 인신매매 방지법과 같은 분야에서 기업이 관련 법률 준수 여부를 설명하는 연례 보고서를 발행하도록 요구하는 것을 보았습니다.

안타깝게도 '웹사이트에 대한 보고'에 기반한 규정 준수 이니셔티브는 실제로 진정한 규정 준수를 향한 다이얼을 크게 움직이지 못할 수도 있습니다. 웹사이트 기반 규정 준수 보고서는 '규정 준수가 진행 중'임을 보여주기 위해 신중하게 작성되고 완전한 규정 준수가 언제 이루어질지 예측하는 데 매우 조심스러운 경우가 많습니다. 일부는 규정 준수에 대한 '체크 박스'를 채우기 위해 최소한의 내용을 담은 단락에 불과합니다.

때때로 영리한 기자가 보고서의 약점을 파악하여 일종의 '언론에 의한 재판'으로 이어지는 기사를 시작할 수 있으므로 기업은 각 보고서가 명확하고, 언론과 커뮤니티(즉, 주요 대상)가 이해할 수 있으며, 너무 많은 말을 하지 않고도 충분한 내용을 담고 있는지 확인해야 합니다.

이러한 성명서 초안을 작성하고자 하는 분들을 위해 고려해야 할 15가지 주요 사항을 소개합니다.

1. 일반 영어

변호사로서 우리는 일을 더 복잡하게 만드는 경향이 있습니다. 최고의 보고서는 비전문가가 비전문가를 위해 작성합니다. 마케팅 팀을 활용하여 모든 사람이 이해할 수 있는 언어로 보고서를 작성하세요. 규제 기관이 보고서를 읽을 수도 있지만, 주요 독자는 미디어, 고객 및 잠재 고객, 커뮤니티가 될 것입니다.

3. 사람들에게 맥락을 알 수 있도록 간단한 용어로 비즈니스에 대해 설명하세요.

신고해야 하는 특정 법률이 여러분의 비즈니스에 직접적으로 적용되지 않는 경우가 많을 것입니다. 지금이 바로 비즈니스를 법의 활동과 연결하여 '여기에는 별로 볼 것이 없다'는 것을 보여줄 수 있는 명확한 방법으로 설명할 수 있는 기회입니다. 물론 보고서에는 비즈니스와 비즈니스가 하는 일이 정확하게 반영되어야 하지만, 가장 간단한 용어로 작성하도록 노력하세요.

4. 규정 준수를 기업의 가치와 사명 선언문에 통합

특정 의무나 규정을 준수하고자 하는 경우, 이러한 규정 준수를 회사의 가치, 사명 및 ESG 목표에 통합하세요. 윤리, 청렴성 및 표준에 대한 전반적인 접근 방식에 대해 이야기한 다음 그 일부로서 이 주제를 논의하세요. 이 주제는 강력한 ESG 가치를 지닌 청렴한 기업이 되기 위한 전체 프로그램의 일부라는 메시지를 전달하고 싶을 것입니다. '우리는 이 요건을 충족하기 위해 가능한 한 적은 정보를 제공하고 있으며, 이렇게 많은 정보를 작성해야 하는 것이 짜증스럽다'는 메시지가 되어서는 안 됩니다.

5. 정책 요약만 하지 마세요.

많은 기업이 해당 문제에 대한 정책이 있다는 사실을 나열하는 것으로 대부분의 법률 요건을 충족할 수 있다고 생각합니다. 이는 인신매매나 현대판 노예와 같은 주제를 준수하려면 포괄적인 규정 준수 프로그램, 가급적 ISO 37003과 같은 공인된 규정 준수 프레임워크를 따라야 한다는 것을 모두 알고 있는데도 인신매매에 대한 정책을 나열하면서 '우리에게는 정책이 있습니다, 다 좋은데 여기서는 볼 것이 없습니다!"라고 말하는 것과 마찬가지입니다.

6. 팀에 대해 이야기하기

성공적인 보고서에는 외부 이해관계자를 포함하여 프로그램이나 이니셔티브를 진행하는 팀에 대한 세부 정보가 포함됩니다. 이는 문제가 실제 존재하고, 실제 사람들과 함께 적극적으로 관리하고 있으며, 이러한 이니셔티브에 대한 '소유자'가 있다는 것을 보여줍니다.

7. 법의 의무를 간단한 용어로 설명합니다.

모든 사람이 법의 의무를 알고 있는 것은 아닙니다. 사실, 법이 실제보다 훨씬 광범위하게 적용될 것이라는 기대가 있을 수 있습니다. 이해관계자 중 일부는 보고서에 대한 관점을 제공하기 위해 법에 포함된 내용에 대한 강의가 필요할 수 있습니다.

8. 위험 평가에 집중하고 해당 문제가 회사에 어떤 영향을 미치는지 설명하세요.

각 사안에 대해 확실한 위험 평가를 수행했음을 보여주고 그것이 귀사에 어떻게 적용되는지 보여주는 것이 중요합니다. 예를 들어, 특정 대규모의 매우 제한된 공급업체와만 거래하는 은행은 공급망에서 인신매매의 위험이 매우 낮을 것입니다. 어떤 영역이 위험이 낮은지 명확히 밝혀 독자들이 해당 위험 영역에 많은 시간을 소비하지 않는 이유를 이해할 수 있도록 하세요. 마찬가지로, 어떤 위험이 높은지 보여주고 해당 영역에서 무엇을 하고 있는지 명확히 하는 것이 중요합니다. 위험 평가는 여러분이 위험을 해결하지 못했다고 누군가(그리고 누군가 있을 것입니다) 말할 때 방어할 수 있는 자료가 됩니다. 위험 평가를 수행한 방법, 위험으로 간주한 항목 및 순위를 매긴 방법을 보여주는 것이 중요합니다. 또한 위험 평가가 적어도 매년 평가되고 있으며 상황이 변경되면 문제를 재고하고 있음을 보여주는 것도 중요합니다.

10. 수행한 단계에 대해 토론합니다.

사람들은 진전을 보고 싶어 합니다. 사람들은 이것이 '체크박스에 체크하는' 활동이 아니라 규정 준수 요건을 충족하는 데 실질적인 도움이 되는지 확인하고 싶어 합니다. 위험 평가 후 취한 조치의 예를 제시하는 것을 두려워하지 마세요. '공급업체에 대한 실사를 실시하겠다' 또는 '공급업체와의 계약에 관련 조항을 포함하겠다'는 식의 포괄적인 답변보다는 구체적으로 취하고 있는 조치를 설명해야 합니다.

11. 타임라인 및 '좋은 것에서 위대한 것으로' 메시지 공유

대부분의 일과 마찬가지로 규정 준수도 점진적인 이니셔티브입니다. 이에 대해 솔직하게 이야기하고 현재 잘하고 있다고 생각하는 부분과 훌륭하게 만든 부분을 보여주세요. '좋은 것에서 위대한 것'이라는 개념은 잘 알려진 길이며 대부분의 사람들이 이해하고 있습니다. 상황이 나쁘다고 말하는 것이 아니라 개선의 여지가 있다는 것을 인정하는 것입니다. 실패를 인정하는 것과 개선을 활용하는 것 사이에는 미세한 경계가 있습니다.

12. 감사 결과를 통한 관찰 사항 증명

가장 인상적인 보고서는 규정 준수 프레임워크를 명확하게 따르고 있으며, 이 프레임워크는 시행 중인 통제에 대한 모니터링과 테스트를 요구합니다. 사람들은 여러분이 하고 있다고 말하는 것이 실제로 효과가 있다는 것을 보고 싶어 합니다. 공급업체와 인신매매에 관한 계약 문구가 있다고 말하는 것도 좋지만, '계약서를 정기적으로 검토한 결과 2021년 6월 현재 86%의 계약서에 해당 문구가 포함되어 있으며 2021년 말까지 95%에 도달할 계획입니다'와 같이 수치를 제시하는 것도 좋습니다. 이는 사용자가 취하고 있다고 말한 단계를 추적, 확인 및 검증하고 있음을 보여줍니다. 또 다른 예로는 감사를 들 수 있습니다: '올해 우리는 주요 공급업체 8곳을 감사하여 시스템과 규정 준수 프로그램을 검토하고 경영진을 만났습니다. 이러한 감사의 대부분은 강력한 참여로 매우 성공적으로 진행되었으며, 개선 사항은 문서화되어 후속 조치를 위한 일정에 포함되었습니다.'

13. 주요 영역의 전년 대비 변화를 보여주는 그래프 포함

연례 보고서도 좋지만 연도별 차이를 보여 주면 더욱 좋습니다. 주요 지표가 개선되었나요? 전년 대비 변화를 보여주는 주요 지표 그래프는 이해하기 쉬우며 독자에게 큰 가치를 제공할 것입니다.

14. 규정 준수 보고에 대한 세부 정보 통합

내부 고발자 신고 및 조사 관련 보고서를 포함시키고 가능하면 결과를 보여주세요. 조사가 진행 중인 경우에는 다소 어려울 수 있지만, 격차나 문제를 공개적으로 드러낸다는 사실은 프로그램이 효과가 있다는 강력한 지표가 됩니다.

15. 내년에 집중할 분야에 대해 이야기합니다.

보고서가 전체 규정 준수 프로그램의 스냅샷일 뿐이며 의무를 준수하고 개선하기 위해 지속적으로 투자하고 있음을 보여줄 수 있는 미래 지향적인 진술을 제공하세요. 미래를 내다보고 중점 분야에 대한 방향을 제시하는 것이 좋은 출발점입니다.