규정 준수 도구가 너무 많은데 어떤 도구가 적합한가요?
규정 준수 도구 - 마술인가 함정인가?
규정 준수 책임자 또는 HR 관리자는 규정 준수 프로그램의 틀을 설정하고, 이를 실행하고, 교육하고, 평가하고, 피드백을 받고, 피드백을 분석하여 경영진과 이사회에 데이터 기반 권장 사항과 실행 계획을 제시합니다. 문제를 파악하고, 문화를 개선하고, 위험을 줄이며, 회사가 적색에서 녹색으로 전환할 수 있도록 지원합니다.
수작업으로 스프레드시트를 뒤지고, 미친 듯이 문서를 뒤지고, 부서 책임자와 이야기하고, 결국 문제를 찾아서 해결하는 것으로 규정 준수 관리를 시작했을 수도 있습니다. 하지만 얼마 지나지 않아 전체 규정 준수 프로그램을 수동으로 관리하고 모니터링하는 것이 어렵다는 것을 알게 되었을 것입니다. 이때부터 시간을 절약하고 프로그램의 성과를 정확하게 평가할 수 있는 '규정 준수 도구'를 찾기 시작했을 것입니다.
하지만 규정 준수 도구가 정말 원하는 대로 작동할까요? 다양한 작업을 원활하게 처리하기 위해 수년 동안 구입한 소프트웨어가 제대로 작동하지 않을 수도 있습니다. 관리 업무가 줄어들고 추적이 쉬워져 큰 그림을 그릴 수 있기를 바랐지만, 실제로는 서로 다른 도구가 뒤엉켜 갇힌 정보 사일로를 만들어 문제를 해결하는 데 필요한 인사이트를 얻지 못할 수도 있습니다. 부담을 줄여주는 '캐리어 비둘기'를 원했지만, 대신 복잡한 엔진과 기어가 달린 부피가 큰 자동차를 구입했고, 이제는 포터 사용법을 배워야 하는 상황입니다.
이런 기분이 든다면 여러분만 그런 것은 아닙니다. 이러한 도구는 문제를 해결하기 위한 것이지만, 실제로는 더 많은 일을 만들어낼 수 있습니다.
가장 큰 함정
규정 준수 프로그램은 '만능'이 아니라는 것을 잘 알고 있습니다. 일반적인 목표가 공통적이고 프레임워크가 표준화되어 있더라도 조직마다 고유한 문제가 있고 규칙과 결정이 동일하지 않습니다. 시장 점유율이 가장 높은 도구라고 해서 그것이 여러분과 여러분의 회사에 최선이라는 의미는 아니며, 오히려 최악의 선택이 될 수도 있습니다. 그 이유를 설명해 드리겠습니다.
- '가장 큰 시장 점유율'을 가지고 있다는 것은 솔루션을 설계한 회사가 이미 고려해야 할 수많은 기존 고객을 보유하고 있다는 것을 의미합니다. 개발 대기열에 있는 수많은 요청이 새로운 요청보다 우선순위를 갖게 될 것입니다. 오래된 도구는 고객의 요청에 따라 구축되었기 때문에 도구가 아무리 사용자 지정 및 구성이 가능하다고 주장하더라도 사용자의 요구와 무관하거나 최적화되지 않은 기능을 제공하게 될 가능성이 높습니다.
- '오래되었지만 좋은 것'이라는 법칙은 기술 분야에는 적용되지 않습니다. 기술은 가장 빠르게 변화하는 산업으로, 새로운 코딩 언어가 등장하고 매주 새로운 기술과 사양이 등장합니다. 15년 전에 개발된 기술 제품이라면 시장에서 더 이상 권장하지 않는 구식 기술을 사용하고 있을 수도 있습니다. 프로그램이 개발된 지 오래될수록 스택을 변경하고 새로운 기술에 적응하기가 더 어려워지므로 '오래된 것'은 타협이 필요하고 한계가 있을 수 있습니다.
- 공급업체가 합병 또는 인수의 결과로 시장 점유율을 확보한 경우, 해당 솔루션이 원활하게 통합되지 않을 가능성이 높습니다. 서로 다른 도구를 하나로 통합하는 데는 엄청난 시간과 노력이 필요하고 마이그레이션에는 위험이 따르기 때문입니다. 따라서 제안서에는 하나의 솔루션을 제공하는 것처럼 보이지만 실제로는 각 도구가 동일한 브랜드의 개별 솔루션이 될 수 있습니다.
기술 도구의 황금률: 간단할수록 좋습니다.
규정 준수 정책과 프로그램을 배포하고, 교육하고, 소통하고, 피드백을 받고, 모든 것을 한곳에서 추적하고 문서화하고자 합니다.
이를 달성하기 위해 정말로 필요한 것이 무엇인지 생각해 봅시다.
언제 어디서나 편리한 시간에 잠재고객에게 다가갈 수 있는 양방향 커뮤니케이션 플랫폼
커뮤니케이션이 규정 준수 프로그램에서 가장 중요한 부분이라는 것은 분명한 사실입니다. 성공적인 커뮤니케이션을 위해서는 직원들이 가장 익숙한 디바이스를 통해 언제든지 직원들과 연결할 수 있어야 합니다. 이상적으로는 직원뿐만 아니라 대상도 확대할 수 있어야 합니다. 타사 벤더, 리셀러, 공급업체, 이사회 등 다른 이해관계자를 고려하면 프로그램의 범위를 더 넓힐 수 있습니다. 이 공간과 연결은 웹 포털이나 규정 준수 웹사이트와 달리 개별화되어야 하며, 대화형이고 안전해야 하며, 가능한 경우 익명성을 허용해야 합니다(익명을 유지할 수 있을 때 더 많은 사람들이 참여할 가능성이 높다는 것을 알고 있기 때문입니다).
릴리스부터 피드백까지 규정 준수 이니셔티브를 수행할 수 있는 양식 또는 설문조사 빌더
팬데믹 기간 동안 백신 접종 및 사무실 복귀 시 마스크 착용에 대한 필수 업데이트를 포함하여 수정된 재택 근무 정책을 발표해야 한다고 가정해 보겠습니다. 정책을 업데이트한 후에는 모든 직원에게 정책을 발송하여 읽고 서명하도록 해야 합니다. 또한 직원들에게 테스트나 설문조사를 보내 직원들의 인식을 확인하고 싶을 수도 있습니다. 그 후에는 새 정책과 규칙이 받아들여졌는지 여부를 파악하고 개선에 대한 피드백과 아이디어를 얻고자 합니다.
또는 업데이트된 선물 정책과 요청 양식을 포함하여 이해 상충 공개에 대한 알림을 모든 사람에게 발송하여 손쉽게 이용할 수 있도록 하고 싶을 수도 있습니다.
현재의 발언 문화와 태도를 분석하고 문화를 개선하기 위해 개선해야 할 사항을 계획하기 위해 매년 윤리 및 규정 준수 설문조사를 실시하는 것은 어떨까요?
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적합한 솔루션 파트너 선택
플랫폼에 익숙해지는 데는 시간과 비용이 들기 때문에 올바른 플랫폼을 선택하는 것이 중요합니다. 많은 기업이 이미 구축된 플랫폼을 기준으로 공급업체를 선택하는 경우가 많습니다. 이는 더 편리하고 현재 요구사항에 맞는 것처럼 보일 수 있지만, 미래 지향적이기보다는 과거에 기반한 결정을 내리는 것입니다. 미래를 위해 발전하는 기술 솔루션이 더 좋으며, 구식 기술이나 개념에 얽매이고 싶지 않을 것입니다.
하지만 미래는 정해지지 않았으므로 현재 솔루션에 적합한 공급업체를 선택할 때 고려해야 할 사항은 무엇일까요?
공급업체에 충분히 빠르게 움직이고 사용자의 의견을 고려할 수 있는 팀이 있나요?
민첩성은 이해관계자를 최소화해야만 달성할 수 있기 때문에 규모가 큰 회사라고 해서 반드시 더 강한 것은 아닙니다. 고객의 요구를 대변하고 문제를 에스컬레이션하고 후속 조치를 취할 수 있는 전담 고객 서비스 팀이 필요합니다.
공급업체의 주요 시장 규모가 귀사와 비슷한가요?
최종 목표는 같더라도 각 사용자의 상황에 따라 기술 솔루션은 매우 다르게 설계될 수 있습니다. 특정 사용 사례에 맞게 설계된 도구가 가장 효과적입니다. 100명의 팀원을 위한 도구가 아닌 한 팀 또는 소수의 팀을 위한 도구를 설계할 때는 매우 다른 접근 방식을 취해야 합니다. 대규모 조직에 최적화된 도구는 권한, 권한, 협업 등의 측면에서 더 많은 계층을 가지므로 개발 시간이 많이 걸리지만 중소규모 팀에게는 불필요한 경로와 구성이 추가될 수 있습니다. 구성 가능성이나 유연성에 대한 일반적인 약속이 모든 사용 사례를 포괄할 수는 없으므로 모든 도구가 특정 사용 사례를 염두에 두고 설계되었는지 확인하는 것이 중요합니다. 귀사의 시장 규모와 비슷한 시장 규모를 가진 벤더가 귀사에 필요한 규모를 고려할 가능성이 훨씬 더 높습니다.
공급업체가 데이터 마이닝 및 인공 지능을 포함한 새로운 기술에 전념하고 있나요?
사내 IT 팀에 잠재적인 공급업체의 기술을 확인하고 검토해 달라고 요청하세요. 공급업체가 최첨단 최신 기술을 사용하고 있는지 아니면 구식 스택을 사용하고 있는지 확인하면 공급업체의 노력과 기술 상태에 대한 증거를 확보할 수 있습니다.
접근 방식이 단편적인 일련의 솔루션을 제공합니까, 아니면 적응력이 뛰어나고 다양한 작업을 수행할 수 있는 하나의 간단한 도구를 제공합니까?
놀랍게도 단일 도구로 판매되는 많은 규정 준수 솔루션이 실제로는 각 항목에 대해 개별 앱을 제공합니다. 가장 강력하고 유용한 도구가 실제로는 가장 단순한 도구인 경우가 많습니다. 도구가 더 포괄적일수록 구성이 더 복잡해집니다. 전체 프로세스를 구성하는 데 몇 주, 몇 달, 심지어 몇 년을 소비하는 것보다 단 몇 분 만에 80%의 시간을 차지하는 작업을 자동화하고 나머지 20%는 계속 수동으로 처리하는 것이 더 실용적이고 효율적인 방법입니다.
간단한 대답: 도구는 이끄는 것이 아니라 돕는 것입니다.
실행 계획이 목적에 맞지 않고 언젠가는 무너질 것으로 예상되는 경우 경영진이나 이사회 구성원에게 규정 준수 프로그램을 구성하라고 조언하지 않을 것입니다. 그렇다면 왜 구체적인 요구 사항을 지원하지 않는 솔루션을 그저 효과가 있을 것이라는 희망적인 생각만으로 선택하겠습니까?
