L'envoi de questionnaires à chaque fournisseur n'est pas une mesure de diligence raisonnable efficace en matière d'ESG

There is a very positive movement in supplier selection and onboarding: conducting due diligence on the preferred supplier to ensure that the supplier meets certain criteria and expected obligations. In recent years, this ‘due diligence’ has been improved to assess additional areas of risk in the supplier, including some ESG-related risks like privacy, information security, human rights, sanctions, bribery and environmental risks. This new and improved form of ESG-driven due diligence is an excellent addition to most companies’ selection and onboarding processes. It will certainly help you identify weak suppliers in key risk areas and select suppliers that better match your risk profile. 

Ce processus de diligence raisonnable comprend une phase de recherche, au cours de laquelle l'entreprise qui sélectionne le fournisseur recueille des informations sur ce dernier. Le moyen le plus simple d'effectuer cette recherche est d'envoyer au fournisseur un questionnaire en ligne. La taille et la profondeur des questions couvertes par les questionnaires en ligne se sont accrues de manière exponentielle à mesure que de nouveaux domaines sont ajoutés à la liste de recherche à cocher. Le processus d'envoi des questionnaires, y compris la connaissance des questions à poser, l'interprétation des réponses et la décision d'aller de l'avant (et dans quelles conditions), fait l'objet d'un dialogue intense entre les professionnels de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la conformité.  

While it is easy to send a questionnaire to every supplier, some challenges must be considered before adding supplier questionnaires into your process around ESG supply chain due diligence. 

• Remplir les questionnaires peut prendre du temps et coûter cher aux fournisseurs. Ils peuvent devoir passer des heures, voire des jours, à rassembler les informations demandées et peuvent également devoir payer les services d'un tiers pour les aider à remplir le questionnaire. Cela peut représenter une charge importante pour les fournisseurs, en particulier les petites entreprises.
• Il peut être difficile pour les fournisseurs de répondre à toutes les questions d'un questionnaire de manière précise et honnête. Il se peut qu'ils ne disposent pas de toutes les informations demandées ou qu'ils soient réticents à fournir certaines informations par crainte qu'elles ne soient utilisées contre eux. Il peut en résulter des informations inexactes ou incomplètes, ce qui complique le choix des fournisseurs par les entreprises.
• Les grands fournisseurs peuvent disposer des ressources nécessaires pour remplir les questionnaires rapidement et avec précision, ce qui n'est pas le cas des petits fournisseurs. Cela peut donner aux grands fournisseurs un avantage injuste dans le processus de sélection des fournisseurs.
• La plupart des questions de ces questionnaires sont obligatoires, mais les sujets abordés sont rarement adaptés au risque du fournisseur. Le difficile travail d'évaluation des risques n'est pas effectué en amont pour rendre le questionnaire plus court et plus pertinent pour son destinataire. 
• La plupart des questions demandent de télécharger des données sous la forme de politiques et de procédures, mais celles-ci sont rarement examinées, prises en compte, évaluées, notées ou commentées. Elles semblent être là pour l'exhaustivité et la forme plutôt que pour le fond.
• De nombreux questionnaires posent des questions sur des informations qui sont publiquement disponibles sur le site web de l'entreprise destinataire ou dans des déclarations, ce qui fait perdre du temps à l'entreprise et au fournisseur.
• Le nombre d'entreprises qui envoient des questionnaires et de fournisseurs à qui l'on demande de remplir des questionnaires est désormais exponentiel et provoque des goulets d'étranglement inutiles dans le processus d'intégration.
• Les questionnaires font partie d'un processus de recherche visant à mener une diligence raisonnable, et peu de valeur est offerte en retour à l'entreprise en ce qui concerne ses réponses et la question de savoir si elle devrait prendre des mesures pour améliorer sa gestion des risques. Il s'agit trop souvent d'un processus à sens unique. 

En raison de ces facteurs, les questionnaires peuvent en fait décourager les fournisseurs de participer au processus de sélection des fournisseurs. Les entreprises ont alors du mal à trouver des fournisseurs qualifiés, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts et une baisse de la qualité des produits et des services. 

Les entreprises peuvent faire plusieurs choses pour rendre le processus de sélection des fournisseurs moins contraignant pour ces derniers. Il s'agit notamment de 

• limiter le nombre de questions du questionnaire - ne poser que les questions essentielles au processus de prise de décision
• rendre le questionnaire facile à comprendre et à remplir - utiliser un langage clair et concis et éviter le jargon
• fournir un retour d'information aux fournisseurs - fournir un retour d'information aux fournisseurs sur leurs réponses au questionnaire afin d'améliorer leurs performances lors des processus de sélection ultérieurs
• using smarter questionnaires that assess risk on the fly and use sophisticated branching questions to ensure only relevant questions are asked
• envisager un modèle de contrôle différent et n'utiliser les questionnaires qu'en cas de nécessité (par exemple, ils peuvent être exclus pour certains fournisseurs mondiaux ou pour des entreprises qui sont des détaillants ou de grands fournisseurs bien connus). 

En prenant ces mesures, les entreprises peuvent contribuer à rendre le processus de sélection des fournisseurs plus efficace et plus efficient, tant pour elles-mêmes que pour leurs fournisseurs. Le devoir de diligence en matière d'ESG est important et sera essentiel à l'avenir, car de nouvelles lois sont adoptées qui rendent le devoir de diligence obligatoire. Ce qui n'est pas obligatoire, c'est la manière dont la diligence raisonnable est effectuée. Bien que l'accent soit mis sur l'utilisation de questionnaires, ceux-ci doivent être utilisés avec prudence afin de s'assurer qu'ils ne submergent pas à la fois les fournisseurs et les personnes en interne qui les examinent.