Pourquoi la pré-assurance des rapports ESG est une décision judicieuse avant un examen externe ?

Les nouvelles exigences en matière de reporting, telles que CSRD, IFRS S1 et S2, GRI et TCFD, renforcent les attentes concernant la qualité et la fiabilité des informations ESG. L'assurance externe étant de plus en plus courante, on attend des entreprises qu'elles présentent des rapports bien préparés et bien documentés, fondés sur des données et des processus fiables.

L'une des façons de s'y préparer est de procéder à une pré-assurance des rapports ESG. La préassurance des rapports est une phase d'examen qui a lieu avant le début de l'assurance formelle. Elle permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels, de réduire les corrections de dernière minute et de renforcer la confiance dans la qualité de vos informations.

Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, cette préparation peut rendre le processus d'assurance plus fluide et plus efficace - et contribuer à éviter les échecs en matière de conformité ou les risques pour la réputation.

Pourquoi la préassurance est un choix judicieux

Les prestataires de services d'assurance évaluent les rapports ESG en fonction de critères définis, en mettant souvent l'accent sur l'exactitude, l'exhaustivité et la solidité des systèmes sous-jacents. Les entreprises qui n'évaluent pas leurs processus de reporting à l'avance peuvent être confrontées à des lacunes inattendues, à des données incohérentes ou à un mauvais alignement sur les attentes de l'assurance. La préassurance permet d'aborder ces questions à un stade précoce et contribue à un processus d'examen plus fluide et plus efficace.

Types d'activités de préassurance

La préparation à la certification externe comporte plusieurs étapes, chacune d'entre elles étant destinée à garantir que votre rapport ESG est bien structuré, basé sur des données fiables et aligné sur les attentes habituelles des fournisseurs de certification.

Analyse des lacunes

Une analyse des lacunes permet d'identifier les domaines à améliorer avant le début du processus d'assurance formelle. Alors qu'un rapport peut sembler complet, cet examen met souvent en évidence des données manquantes, des méthodes de collecte incohérentes ou des contrôles insuffisants. En identifiant ces problèmes à un stade précoce, les entreprises peuvent les résoudre avant que les prestataires de services d'assurance n'interviennent, ce qui réduit le risque de retards ou de complications. Une analyse des lacunes a généralement un champ d'application plus restreint et se concentre sur l'identification des lacunes, et non sur le contrôle de la conformité totale.

Pré-audits

Un pré-audit est une évaluation plus large qui simule certains aspects du processus de certification. Il s'agit d'un examen détaillé des pratiques de reporting, des structures de gouvernance et des documents d'appui, afin de vérifier s'ils répondent aux attentes des certificateurs. Les pré-audits sont souvent utilisés pour vérifier dans quelle mesure une organisation est prête pour la certification. Un pré-audit va plus loin qu'une analyse des lacunes en évaluant également si les mesures existantes sont susceptibles de résister à un examen externe.

Formation

La préparation à l'assurance n'est pas qu'une question de données - elle implique aussi des personnes. La formation permet aux comités d'audit, aux membres du conseil d'administration et aux équipes chargées du reporting d'acquérir les connaissances nécessaires pour jouer leur rôle. Il s'agit notamment de comprendre leurs responsabilités, de préparer la documentation et de répondre aux questions relatives à l'assurance. En l'absence de rôles clairs et d'une préparation adéquate, les entreprises peuvent avoir du mal à répondre aux attentes en matière de gouvernance et de contrôle au cours du processus de certification.

Ces activités permettent aux entreprises d'éviter les surprises de dernière minute et donnent aux prestataires de services d'assurance un ensemble plus clair et plus structuré d'informations à examiner.

Les avantages de la préassurance

Les entreprises qui investissent dans la préassurance bénéficient de plusieurs avantages, rendant le processus d'assurance plus efficace et réduisant le risque de complications.

Moins de retards

Le fait de traiter les problèmes à un stade précoce permet d'éviter les perturbations au cours du processus d'assurance. Si les lacunes sont identifiées trop tard, les organisations peuvent avoir du mal à apporter les corrections nécessaires, ce qui entraîne une prolongation des délais et des problèmes de conformité potentiels.

Meilleure conformité

La préassurance aide les entreprises à repérer rapidement les lacunes et à aligner leurs rapports sur les critères d'assurance pertinents. Cela réduit le risque de ne pas fournir les informations requises et permet d'éviter les problèmes lors de l'examen externe.

Une gouvernance plus forte

La préparation des équipes internes améliore le contrôle et la responsabilité. La préassurance garantit que les principaux décideurs, y compris le comité d'audit et les membres du conseil d'administration, sont activement impliqués dans l'examen des informations relatives au développement durable. Cette implication renforce la gouvernance interne et facilite la gestion des exigences d'assurance.

Plus de confiance pour les parties prenantes

Des rapports fiables renforcent la confiance des investisseurs, des régulateurs et d'autres publics clés. Lorsque les entreprises démontrent que leurs rapports ont fait l'objet d'un examen approfondi et ont été préparés en vue d'une certification, elles indiquent clairement que leurs données ESG sont exactes et crédibles. Cela peut améliorer les relations avec les parties prenantes et contribuer à renforcer leur réputation.

Que se passe-t-il lorsque les entreprises omettent la préassurance ?

L'omission de la pré-assurance peut entraîner divers problèmes, dont beaucoup peuvent retarder ou compliquer le processus d'assurance.

Les cabinets d'assurance peuvent trouver des lacunes qui retardent l'approbation

Lorsque les entreprises soumettent leurs rapports de développement durable sans avoir procédé à un examen approprié, les prestataires de services d'assurance peuvent identifier des données manquantes, des incohérences ou d'autres problèmes qui doivent être corrigés. La résolution de ces problèmes au cours de la phase d'assurance peut prendre du temps et coûter cher, et il est souvent trop tard pour résoudre les problèmes à temps pour respecter les délais de présentation des rapports.

Les équipes chargées de l'établissement des rapports peuvent avoir du mal à répondre efficacement aux exigences en matière d'assurance

En l'absence de préassurance, les organisations sont souvent débordées lorsque les prestataires de services d'assurance demandent des informations supplémentaires ou des éclaircissements. Cela peut ralentir le processus et créer une pression inutile sur les équipes chargées de l'établissement des rapports.

Les comités d'audit peuvent ne pas être suffisamment préparés à leur rôle de surveillance

Une préparation insuffisante signifie que les principales parties prenantes peuvent ne pas comprendre pleinement leurs responsabilités dans le processus d'assurance. Cela peut conduire à une mauvaise prise de décision, à des lacunes en matière de gouvernance et à un manque général de préparation.

Les régulateurs ou les parties prenantes peuvent mettre en doute la crédibilité des informations sur le développement durable.

Si les rapports d'une entreprise manquent de transparence ou semblent incohérents, ils peuvent susciter des inquiétudes quant à l'exactitude des données. Cela peut conduire à une surveillance accrue, à une atteinte à la réputation, voire à une intervention réglementaire.

Ces risques soulignent pourquoi une préparation précoce n'est pas seulement bénéfique, mais nécessaire.

Conclusion

Alors que l'assurance externe des rapports ESG devient de plus en plus courante, le véritable travail commence bien avant l'audit. Le renforcement des systèmes internes, l'amélioration de la gouvernance et la détection précoce des lacunes dans les rapports permettent d'éviter les corrections de dernière minute et les retards coûteux. Qu'il s'agisse d'effectuer une analyse des lacunes, d'organiser un pré-audit ou d'investir dans la formation, la préparation donne le ton à un processus d'assurance plus fluide et plus confiant.

Contactez Speeki pour savoir comment nous pouvons vous aider à vous préparer à la certification des rapports ESG (tant que nous ne sommes pas le fournisseur de la certification).