Construire une forteresse contre l'exploitation : tirer parti de la norme ISO 37301 pour les programmes de conformité à la législation canadienne sur le travail forcé et le travail des enfants

L'entrée en vigueur de la Loi visant à lutter contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement (la Loi) au Canada, le 1er janvier 2024, marque un tournant dans l'engagement du pays en faveur d'un approvisionnement éthique et de l'éradication des pratiques d'exploitation à l'intérieur de ses frontières et dans ses chaînes d'approvisionnement mondiales. La Loi exige qu'une part importante des entreprises canadiennes exerçant des activités à l'international établissent et maintiennent des programmes de conformité rigoureux afin de s'acquitter de leurs obligations en matière de déclaration et d'atténuer efficacement les risques de travail forcé et de travail des enfants dans leurs chaînes d'approvisionnement. Pour s'y retrouver dans ce nouveau contexte juridique, les entreprises peuvent s'appuyer sur le cadre rigoureux de la norme ISO 37301:2011, Systèmes de management de la conformité – Exigences et lignes directrices, pour élaborer un programme de conformité complet et efficace.

L'urgence de la conformité

La loi ratisse large, englobant les entreprises qui atteignent des seuils spécifiques de taille et de chiffre d'affaires. Ces « entités déclarantes » sont tenues de soumettre des rapports annuels détaillant leurs efforts pour identifier et traiter les risques de travail forcé et de travail des enfants au sein de leurs chaînes d'approvisionnement. Le non-respect des exigences de déclaration prévues par la loi peut entraîner des sanctions administratives et une atteinte à la réputation.

Au-delà de l'impératif juridique, des considérations éthiques obligent les entreprises à adopter une position proactive contre le travail forcé et le travail des enfants. Les consommateurs et les investisseurs exigent de plus en plus de transparence et de responsabilité de la part des entreprises avec lesquelles ils interagissent. Un programme de conformité bien conçu, fondé sur les principes de la norme ISO 37301, témoigne de l'engagement d'une entreprise en faveur d'un approvisionnement éthique et d'une gestion responsable de sa chaîne d'approvisionnement.

Pourquoi la norme ISO 37301 ?

Bien que la Loi ne prescrive pas de cadre précis pour l'élaboration d'un programme de conformité, elle souligne l'importance d'une approche systématique et axée sur les risques. C'est là qu'intervient la norme ISO 37301. Cette norme reconnue internationalement fournit un cadre complet pour l'établissement, la mise en œuvre, le maintien et l'amélioration continue d'un système de gestion de la conformité (SGC). En adoptant la norme ISO 37301 comme principe directeur, les entreprises canadiennes peuvent élaborer des programmes de conformité robustes qui répondent efficacement aux exigences de la Loi et atténuent les risques de travail forcé et de travail des enfants dans leurs chaînes d'approvisionnement.

Les avantages d'un CMS basé sur la norme ISO 37301

Voici comment l’alignement d’un programme de conformité avec le cadre ISO 37301 peut donner plus de pouvoir aux entreprises canadiennes en vertu de la Loi :

• Approche structurée : La norme ISO 37301 décrit un processus clair et précis pour la mise en place d'un système de gestion de contenu (SGC). Elle guide les entreprises à chaque étape, de l'identification des obligations de conformité pertinentes à la mise en œuvre des contrôles, en passant par le suivi des performances et la prise de mesures correctives. Cette approche structurée garantit un programme de conformité global et efficace.
• Approche axée sur les risques : La norme souligne l'importance d'adapter le programme de conformité aux risques spécifiques auxquels l'organisation est confrontée. Les entreprises peuvent s'appuyer sur les évaluations des risques réalisées en vertu de la Loi pour identifier les domaines nécessitant une attention accrue en matière de conformité. Cette approche axée sur les risques garantit que les ressources sont orientées vers les domaines les plus critiques.
• Amélioration continue : L'un des principes fondamentaux de la norme ISO 37301 est le concept d'amélioration continue. La norme encourage les entreprises à revoir et à mettre à jour régulièrement leurs programmes de conformité à mesure que le contexte juridique évolue, que de nouveaux risques apparaissent et que leurs activités évoluent. Cela garantit la pertinence et l'efficacité du programme de conformité au fil du temps.

Élaborer un programme de conformité avec la norme ISO 37301

Examinons de plus près les éléments clés d’un programme de conformité basé sur la norme ISO 37301 dans le contexte de la Loi :

• Politique de conformité : Le programme doit s'appuyer sur une politique de conformité claire et complète, qui décrit l'engagement de l'organisation à se conformer à la Loi et aux autres lois et réglementations pertinentes relatives au travail forcé et au travail des enfants. Cette politique doit également définir les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes de l'organisation en matière de conformité.
• Évaluation et identification des risques : S’appuyant sur l’évaluation des risques réalisée en vertu de la Loi, le programme de conformité devrait identifier plus précisément les obligations de conformité découlant de la Loi et des autres réglementations pertinentes. Cette évaluation complète des risques permet l’élaboration de contrôles de conformité ciblés. L’utilisation de la norme ISO 31000 sur la gestion des risques pourrait servir de guide pour l’évaluation des risques.
• Contrôles de conformité : En fonction des risques et obligations identifiés, le programme doit mettre en place une série de mesures de contrôle pour atténuer ces risques. Ces contrôles peuvent inclure la mise en œuvre d’un code de conduite des fournisseurs interdisant le travail forcé et le travail des enfants, la réalisation d’audits des fournisseurs pour évaluer leur conformité au code et l’élaboration de procédures de signalement des soupçons de travail forcé ou de travail des enfants au sein de la chaîne d’approvisionnement.
• Information et communication : Une communication efficace est essentielle à la réussite d’un programme de conformité. Ce programme doit établir des canaux de communication clairs pour sensibiliser les employés aux exigences de la Loi, aux procédures de signalement des cas présumés de travail forcé ou de travail des enfants, ainsi qu’à leurs rôles et responsabilités individuels au sein du programme de conformité.
• Suivi et évaluation : Le programme doit inclure des mécanismes de suivi de l’efficacité des contrôles mis en œuvre. Cela peut impliquer la réalisation d’audits périodiques, l’examen des rapports d’audit des fournisseurs et l’analyse des signalements internes de suspicion de travail forcé ou de travail des enfants.

Les entreprises canadiennes qui sont liées par la législation devraient envisager d’utiliser un programme complet comme la norme ISO 37301 pour les aider à se conformer.