Rendre mobiles les informations relatives à la conformité

Tout responsable de la conformité sait que les instances dirigeantes, la direction et les employés sont souvent tenus de faire des déclarations à plusieurs reprises au cours de l'année. Bien que ces déclarations portent sur divers sujets, leur objectif commun est d'obtenir de quelqu'un la confirmation que quelque chose s'est produit (ou ne s'est pas produit).

Les divulgations sont essentielles pour les responsables de la conformité et autres personnes chargées de justifier les assurances qu'ils fournissent à leurs supérieurs. Considérez chaque divulgation comme un élément de preuve justifiant une déclaration plus importante qui doit être faite à une fonction supérieure.

Pour la plupart des entreprises, les types d'informations les plus couramment divulgués sont les suivants :

• divulgations relativesaux conflits d'intérêts, lorsqu'une personne est invitée à déclarer si elle se trouve dans une situation de conflit d'intérêts réel ou potentiel (par exemple, un membre de sa famille est fournisseur de l'entreprise)
• les informations relativesaux ventes, lorsque les commerciaux déclarent n'avoir enfreint aucune politique commerciale – celles-ci peuvent concerner des promesses faites en dehors des contrats, des lettres d'accompagnement, des promesses de produits gratuits, des prix spéciaux sur des produits futurs ou des questions susceptibles de poser des problèmes de comptabilisation des revenus (si, par exemple, certains contrats autorisent le retour des produits invendus)
• les déclarations financièresdes cadres supérieurs attestant que, à leur connaissance, la société a divulgué toutes les informations pertinentes dans ses comptes et que ceux-ci sont exacts, ou les déclarations concernant les charges à payer ou les provisions et l'exactitude des évaluations
• divulgation d'informations privilégiéespar les employés concernant tout investissement dans des sociétés avec lesquelles leur employeur est associé ou avec lesquelles il fait affaire, principalement afin d'empêcher l'utilisation abusive de toute information que l'employé aurait pu obtenir dans le cadre de ses fonctions et de s'assurer qu'il n'utilise pas ces informations pour tirer profit de ses investissements.
• divulgations concernantles produits, associées à des éléments tels que la confidentialité des nouvelles versions ou la connaissance des défauts ou des problèmes rencontrés par les clients.

Les informations ci-dessus sont demandées pour diverses raisons.

Le défi de la gestion des divulgations

De nombreuses entreprises tentent de gérer les divulgations à l'aide d'un outil d'enquête obsolète. Elles peuvent même recourir à des formulaires papier ou à des sondages par e-mail. Ces solutions ne sont pas idéales pour collecter des informations, ni pour les stocker, les suivre et les communiquer. De nombreux outils d'enquête sont également peu pratiques lorsqu'ils sont utilisés sur le navigateur d'un téléphone portable, et beaucoup ne permettent pas les enquêtes « passives », qui peuvent rester inutilisées pendant un an environ avant d'être utilisées. Il est souvent difficile d'assurer le suivi auprès des répondants.

Comment Speeki peut-il vous aider ?

Speeki est une plateforme axée sur les applications qui permet aux responsables de la conformité de gérer leurs besoins en matière de conformité. La plateforme Speeki et l'application Speeki permettent de créer et de déployer des questionnaires de divulgation. Elles peuvent traiter tout type de demandes, des simples questions à réponse unique aux questionnaires complexes à questions multiples et réponses multiples. Les administrateurs de la plateforme Speeki peuvent créer et publier autant de questionnaires de divulgation qu'ils le souhaitent.

Les divulgations peuvent être « actives » ou « passives ». Les demandes de divulgation passive doivent être effectuées tous les trimestres ou tous les ans, que les répondants aient ou non un problème à divulguer. Les divulgations actives sont toujours disponibles pour l'utilisateur lorsqu'il a un problème actif à divulguer. Les deux modèles sont disponibles via la plateforme Speeki.

Pour effectuer des divulgations, les utilisateurs n'ont qu'à se connecter à l'application Speeki, téléchargeable gratuitement, cliquer sur la divulgation qu'ils doivent remplir et appuyer sur « Soumettre ». Grâce aux merveilles de la technologie moderne, le rapport rempli est envoyé au système de gestion des dossiers de Speeki, où l'administrateur peut examiner la réponse et prendre les mesures nécessaires.

Si vous avez besoin d'aide pour créer, lancer ou diffuser des questionnaires de divulgation, n'hésitez pas à nous contacter. La plateforme Speeki est une excellente solution pourla publication et la gestion des divulgations, et l'équipe Speeki est prête à vous aider.

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