Il existe trop d'outils de conformité, alors lequel vous convient le mieux ?
L'outil de conformité : tour de magie ou piège ?
En tant que responsable de la conformité ou directeur des ressources humaines, vous définissez le cadre du programme de conformité, vous le déployez, vous dispensez des formations à ce sujet, vous l'évaluez, vous recueillez des commentaires à son sujet, vous analysez ces commentaires et vous formulez des recommandations et des plans d'action fondés sur des données à l'intention de l'équipe de direction et du conseil d'administration. Vous identifiez les problèmes, vous améliorez la culture, vous réduisez les risques et vous aidez votre entreprise à faire passer les risques du rouge au vert.
Vous avez peut-être commencé votre gestion de la conformité en examinant minutieusement des feuilles de calcul, en recherchant frénétiquement des documents, en discutant avec les responsables de service et, finalement, en identifiant et en corrigeant les problèmes. Mais vous vous êtes rapidement rendu compte qu'il était difficile de gérer et de surveiller manuellement l'ensemble de votre programme de conformité. C'est alors que vous avez commencé à rechercher des « outils de conformité » pour gagner du temps et vous aider à évaluer avec précision les performances de votre programme.
Mais l'outil de conformité répond-il vraiment à vos attentes ? Les logiciels que vous avez achetés au fil des ans pour faciliter toute une série de tâches ne sont peut-être pas compatibles entre eux. Tout ce que vous vouliez, c'était réduire les tâches administratives et faciliter le suivi afin d'avoir une vue d'ensemble. En réalité, vous vous retrouvez avec un enchevêtrement d'outils disparates qui créent des silos d'informations cloisonnées, vous empêchant d'obtenir les informations nécessaires pour résoudre les problèmes. Vous vouliez simplement un « pigeon voyageur » qui allège votre charge de travail, mais vous avez acheté une voiture encombrante avec un moteur et une boîte de vitesses complexes, et vous devez maintenant apprendre à utiliser le porteur.
Si vous ressentez cela, vous n'êtes pas le seul. Bien que ces outils soient destinés à résoudre des problèmes, ils peuvent en réalité finir par créer davantage de travail.
Les pièges des grands noms
Nous savons que les programmes de conformité ne sont pas universels. Même si l'objectif général est commun et le cadre standardisé, chaque organisation a ses propres problèmes et les règles et décisions ne sont pas les mêmes. Ce n'est pas parce qu'un outil détient la plus grande part de marché qu'il sera le meilleur pour vous et votre entreprise. Au contraire, il pourrait même s'agir de la pire option pour vous. Laissez-moi vous expliquer pourquoi.
- Avoir la « plus grande part de marché » signifie que l'entreprise qui a conçu la solution a déjà une multitude de clients existants dont elle doit tenir compte. Les nombreuses demandes en attente de développement auront la priorité sur votre nouvelle demande. Il est fort probable que les anciens outils aient été tellement développés en fonction des demandes des clients que vous vous retrouverez avec des fonctionnalités qui ne sont pas pertinentes ou qui ne sont pas optimisées pour vos besoins, même si l'outil prétend être personnalisable et configurable.
- La règle « vieux mais bon » ne s'applique pas à la technologie. La technologie est le secteur qui évolue le plus rapidement, avec l'apparition de nouveaux langages de programmation à l'heure où nous parlons, et de nouvelles compétences et spécifications chaque semaine. Si un produit technologique a été développé il y a 15 ans, il est possible qu'il utilise une technologie obsolète que le marché ne recommande plus. Plus un programme a été développé, plus il est difficile de changer la pile et de s'adapter aux nouvelles technologies. Les « anciens » peuvent donc nécessiter des compromis et présenter des limites.
- Si le fournisseur a revendiqué sa part de marché à la suite d'une fusion ou d'une acquisition, il est peu probable que ses solutions s'intègrent de manière transparente. En effet, la fusion de différents outils en un seul nécessite énormément de temps et d'efforts, et la migration comporte des risques. Ainsi, même si leur proposition peut donner l'impression qu'ils offrent une solution unique, en réalité, chaque outil sera une solution individuelle sous la même marque.
La règle d'or pour les outils technologiques : plus c'est simple, mieux c'est.
Vous souhaitez déployer votre politique et votre programme de conformité, former, communiquer, recueillir des commentaires, puis suivre et documenter tout cela en un seul endroit.
Réfléchissons à ce dont vous avez réellement besoin pour y parvenir.
Une plateforme de communication bidirectionnelle qui atteint vos audiences partout, au moment qui leur convient le mieux.
Il est évident que la communication est l'élément le plus important de votre programme de conformité. Pour une communication efficace, vous devez être en mesure de communiquer à tout moment avec vos employés via l'appareil qu'ils préfèrent. Idéalement, vous devriez également pouvoir élargir votre audience au-delà de vos employés. Si vous prenez en compte d'autres parties prenantes, notamment les fournisseurs tiers, les revendeurs, les fournisseurs et votre conseil d'administration, vous pouvez élargir la portée de votre programme. L'espace et la connexion doivent être personnalisés (contrairement à un portail web ou un site web dédié à la conformité), interactifs et sécurisés, et doivent permettre l'anonymat dans la mesure du possible (car nous savons qu'un pourcentage plus élevé de personnes sont plus susceptibles de s'engager si elles peuvent rester anonymes).
Un générateur de formulaires ou d'enquêtes capable de mener à bien vos initiatives de conformité, de la publication à la collecte des commentaires.
Supposons que vous deviez publier une politique révisée sur le télétravail pendant la pandémie, comprenant des mises à jour obligatoires sur la vaccination et le port du masque lors du retour au bureau. Après avoir mis à jour la politique, vous devez l'envoyer à tous les employés afin qu'ils la lisent et la signent. Vous souhaitez également vérifier leur niveau de sensibilisation en leur envoyant un test ou un sondage. Ensuite, vous souhaitez savoir si la nouvelle politique et les nouvelles règles sont acceptées et obtenir des commentaires et des idées d'amélioration.
Ou vous souhaitez envoyer un rappel à tous concernant la divulgation des conflits d'intérêts, y compris une politique actualisée en matière de cadeaux et le formulaire de demande afin qu'ils soient à portée de main.
Que faire si vous souhaitez envoyer une enquête annuelle sur l'éthique et la conformité afin d'analyser la culture et les attitudes actuelles en matière de prise de parole et de planifier les améliorations à apporter pour renforcer cette culture ?
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Choisir le partenaire de solutions qui vous convient
S'habituer à une plateforme demande du temps et de l'argent, il est donc important de choisir la bonne. De nombreuses entreprises choisissent souvent un fournisseur en fonction de ce qui a déjà été développé. Cela peut sembler plus pratique et mieux adapté à vos besoins actuels, mais vous prendriez une décision basée sur le passé plutôt que sur l'avenir. Les solutions technologiques qui se développent pour l'avenir sont meilleures, et vous ne voulez pas rester coincé avec des technologies ou des concepts dépassés.
Mais l'avenir n'est pas encore écrit, alors que devez-vous prendre en considération pour choisir le bon fournisseur pour votre solution actuelle ?
Le fournisseur dispose-t-il d'une équipe capable d'agir rapidement et de prendre en compte vos commentaires ?
Une grande entreprise n'est pas nécessairement plus forte dans ce domaine, car seule une réduction du nombre de parties prenantes permet d'atteindre une agilité optimale. Vous avez besoin d'une équipe dédiée au service client, capable de défendre vos intérêts, de faire remonter vos demandes et d'assurer leur suivi.
La taille du marché principal du fournisseur est-elle similaire à celle de votre entreprise ?
Même si l'objectif final est le même, les solutions technologiques peuvent être conçues de manière très différente en fonction de la situation de chaque utilisateur. Un outil fonctionnera mieux s'il est conçu pour votre cas d'utilisation spécifique. Une approche très différente doit être adoptée pour concevoir un outil destiné à une ou quelques équipes plutôt qu'à 100 membres d'équipe. Les outils optimisés pour les grandes organisations comportent davantage de niveaux en termes d'autorisations, de pouvoirs, de collaborations, etc., ce qui prend beaucoup de temps de développement, mais impose aux petites et moyennes équipes des chemins et des configurations supplémentaires inutiles. Un engagement général en matière de configurabilité ou de flexibilité ne peut pas couvrir tous les cas d'utilisation. Il est donc important que tout outil soit conçu en tenant compte de votre cas d'utilisation spécifique. Un fournisseur dont la taille du marché est similaire à celle de votre entreprise sera beaucoup plus susceptible de réfléchir à l'échelle dont vous avez besoin.
Le fournisseur s'engage-t-il à utiliser les nouvelles technologies, notamment l'exploration de données et l'intelligence artificielle ?
Demandez à votre équipe informatique interne de vérifier et d'examiner la technologie de tout fournisseur potentiel. Déterminer si le fournisseur utilise des technologies modernes de pointe ou des piles obsolètes peut vous donner une idée de son engagement et de l'état de sa technologie.
Cette approche propose-t-elle une série de solutions fragmentées ou un outil simple, adaptable et capable d'effectuer diverses tâches ?
Étonnamment, de nombreuses solutions de conformité commercialisées comme un outil unique proposent en réalité des applications individuelles pour chaque élément. Souvent, l'outil le plus puissant et le plus utile sera en fait le plus simple. Plus l'outil est complet, plus il sera complexe à configurer. Une méthode plus pratique et plus efficace consiste à automatiser une tâche qui prend 80 % du temps en quelques minutes seulement, et à continuer à effectuer manuellement les 20 % restants, plutôt que de passer des semaines, des mois, voire des années à essayer de configurer l'ensemble du processus.
La réponse est simple : un outil sert à aider, pas à diriger.
Vous ne conseilleriez pas à votre équipe de direction ou aux membres de votre conseil d'administration de mettre en place un programme de conformité si le plan d'action n'était pas adapté à l'objectif visé et si vous prévoyiez qu'il échouerait à un moment donné. Alors pourquoi choisiriez-vous une solution qui ne répond pas à vos besoins spécifiques, en espérant simplement qu'elle fonctionnera ?