Afin de garantir la conformité de Speeki aux exigences de la certification ISO, nous avons mis en place certaines règles spécifiques qui s'appliquent uniquement à Speeki Europe et à nos projets de certification ISO.

Impartialité

En tant qu'organisme de certification accrédité, Speeki Europe s'engage à fournir des certifications d'excellence en matière de lutte contre la corruption et de conformité (ainsi que toute autre certification pour laquelle il sera accrédité à l'avenir).

Pour atteindre cet objectif, Speeki Europe accorde la plus grande importance aux quatre principes suivants :

• Expertise en matière de lutte contre la corruption et de conformité générale

• Professionnalisme dans les pratiques d'audit

• Impartialité dans la certification

• Transparence dans la méthodologie et les processus

La direction de Speeki s'engage à prévenir toute forme de conflit d'intérêts susceptible d'affecter l'impartialité de ses décisions. Speeki veille à ce que ses employés et ses auditeurs ne cèdent à aucune pression commerciale, financière ou autre, quelle qu'en soit la nature, visant à influencer les décisions de certification. De même, les autres sociétés non certifiantes et les employés du groupe n'exerceront aucune pression commerciale, financière ou autre visant à influencer les décisions de certification.

Afin degarantir la mise en œuvre complète des quatre principes dans nos activités quotidiennes, Speeki a mis en place un système de gestion décrivant nos processus de certification conformément aux normes ISO/IEC 17021-1:2015, ISO/IEC 17021-9:2016, 17021-13:2021 et autres exigences normatives applicables.

Suspension, retrait, réduction de la portée, rétablissement d'un certificat

Lorsqu'elle est suspendue ou retirée, la certification est invalide jusqu'à ce qu'une décision soit prise pour la rétablir. Toutes les décisions relatives à la suspension, au retrait, à la réduction de la portée ou au rétablissement d'un certificat sont :

• Adopté par le comité de certification

• Communiqué au client, c'est-à-dire au fonctionnaire qui a signé le contrat de certification.

• Droit de faire appel

• Le statut du certificat pour un client donné sera communiqué à toute partie prenante qui en fera la demande.

Un certificat sera suspendu si :

• Le système de gestion du client ne répond toujours pas aux exigences de certification, notamment en matière d'efficacité du système de gestion.

• Le certificat ou la marque ou le logo de certification de Speeki est utilisé de manière inappropriée et cela n'a pas été résolu par le client dans un délai raisonnable après notification par Speeki.

• Le client certifié ne parvient pas à corriger une non-conformité majeure dans les délais impartis, ou à fournir un plan d'action pertinent pour corriger une non-conformité mineure dans les délais impartis.

• Le client certifié refuse d'accepter les audits de surveillance ou les audits de recertification à la fréquence requise. Cela inclut les cas où le client refuse d'accepter un premier audit de surveillance après la certification initiale dans les 12 mois suivant la décision de certification initiale.

• Le client certifié n'a pas payé les frais d'audit.

• Le client certifié a volontairement demandé une suspension.

Un certificat sera retiré si :

• Il a été découvert que des faits importants ont été délibérément dissimulés à l'équipe d'audit.

• Si les faits qui ont incité le comité de certification à suspendre le certificat n'ont pas été corrigés dans un délai de trois mois

• Le client certifié demande volontairement un retrait.

• La portée de la certification sera réduite.

• Si le client demande une réduction de la portée

Une fois qu'un certificat a été retiré, il ne peut être rétabli, et le client doit entamer un nouveau processus de certification commençant par un audit initial.

Restauration d'un certificat.

Le certificat, ou son champ d'application, sera rétabli par décision du comité de certification et, si nécessaire, après un audit sur site, lorsque le client aura pris les mesures nécessaires pour remédier aux causes qui ont conduit à la suspension du certificat ou à la modification de son champ d'application.

En cas de recertification, le responsable de la certification informera par écrit les clients certifiés des conséquences d'un certificat expiré. Le rétablissement du certificat après la date d'expiration ne sera possible que dans un délai de six mois et si les activités de recertification ont commencé avant l'expiration du certificat. La date d'entrée en vigueur du certificat sera la date de la décision de recertification ou une date ultérieure, et la date d'expiration sera basée sur le cycle de certification précédent.

Le champ d'application de la certification sera modifié :

- si le client demande une réduction de la portée.

- si le client signale un changement de périmètre ou demande une extension du périmètre.

Dans les deux cas, la demande sera examinée et fera l'objet d'un audit ad hoc (pour l'extension du champ d'application) et d'une décision du comité de certification visant à modifier les documents de certification.

Procédure SWRSC.

Le responsable de la certification lance une enquête SWRSC lorsqu'il apprend, par ses propres recherches ou par tout autre moyen pouvant justifier la suspension, le retrait ou la modification de la portée d'un certificat.

Une fois que le responsable de la certification a évalué les preuves et la gravité des faits, il fait rapport par écrit au comité de certification. Il informe le client par écrit du lancement de la procédure et lui demande de fournir toute information supplémentaire susceptible d'être utile au comité de certification.

La situation et les réponses du client sont examinées par le comité de certification dans un délai de 7 jours ouvrables, pendant lequel le comité peut demander des informations supplémentaires.

La décision du comité de certification est communiquée au client par le responsable de la certification.

Pendant la période de suspension, le certificat est temporairement invalide et le client ne doit pas promouvoir ni faire la publicité de sa certification. À moins que la suspension ne soit levée et que la validité du certificat ne soit rétablie, aucune recertification ni aucun transfert ne sera effectué.

En cas de situations persistantes dans le cadre de cette procédure, par exemple une suspension non résolue ou un retrait de certificat, Speeki Europe se réserve le droit de résilier le contrat de certification.

Alertes et plaintes.

Speeki Europe utilise le programme de dénonciation Speeki Hear All Voices. Pour en savoirplus, rendez-vous sur .

Appels.

Les recours auprès de Speeki Europe permettent à un client de Speeki Europe de contester une décision qui le concerne - et uniquement lui - relative à une constatation d'audit, à la classification d'une non-conformité par l'équipe d'audit ou à une décision liée à la certification prise par le comité de certification (octroi, refus, suspension, etc.).
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Un client certifié peut contester une décision de Speeki et introduire un recours. La décision rendue en appel est définitive.

Toute personne participant à la procédure de traitement des recours est distincte de celles qui effectuent les audits et prennent les décisions de certification. La soumission, l'examen et les décisions relatives aux recours ne doivent donner lieu à aucune mesure discriminatoire à l'encontre du requérant.

La décision à communiquer à l'appelant doit être prise, approuvée et examinée par des personnes qui n'ont pas été impliquées auparavant dans l'objet de l'appel. Les documents doivent être enregistrés dans le dossier « Speeki R12 Appeals Reporting » (Rapports d'appel Speeki R12). Toutes les mesures prises au cours d'un appel doivent être classées de manière appropriée.

Personne ne peut contester une décision de certification de Speeki Europe s'il ne représente pas le client dans le cadre d'un processus de certification.

• Tout recours doit être adressé par écrit à un directeur non exécutif de Speeki, qui examinera si le recours est recevable, c'est-à-dire s'il est formé par un client contestant une décision qui le concerne exclusivement. Le client est la personne qui a signé le contrat avec Speeki Europe.

• Si l'appel est recevable, le directeur non exécutif informe le client qu'une procédure d'appel sera engagée dans un délai maximal de quatre semaines. La procédure d'appel sera menée dans les meilleurs délais. Le délai imparti pour la correction des non-conformités continue de courir pendant la procédure d'appel, et la décision du comité de certification reste en vigueur jusqu'à ce que la décision d'appel ait été rendue.

• Le directeur non exécutif Speeki nomme un auditeur principal qui n'a aucun lien avec ledit client pour évaluer le recours.  

• L'auditeur principal désigné détermine la manière dont l'affaire sera examinée.
  Les enquêtes comprennent :
  o un entretien avec l'appelant par téléphone, en personne ou via WebEx, en fonction du fuseau horaire et/ou de la disponibilité.
  o un entretien avec le comité de certification, le cas échéant
  o un entretien avec l'équipe d'auditeurs
  o une enquête approfondie sur la documentation

• Avant l'enquête, l'auditeur principal reçoit du responsable de la certification une fiche de mission et un accord de confidentialité pour l'enquête détaillant leur mission et précisant que tous les coûts, y compris leur rémunération, seront pris en charge par Speeki Europe.

• Le directeur non exécutif chargé des communications fournira à l'appelant des rapports d'étape en plus du résultat de l'appel.

• La décision finale est prise par le directeur non exécutif Speeki ou par un membre du comité de certification s'ils n'ont pas été impliqués dans la procédure d'appel en question. Si une révision par le comité de certification a déjà eu lieu, la décision finale sera prise par le directeur non exécutif Speeki. Dans les deux cas, la décision finale sera prise en consultation avec l'auditeur principal désigné.

Information publique.

Speeki Europe fournira, sur demande, des informations sur les zones géographiques dans lesquelles elle opère, le statut d'une certification donnée et le nom, le document normatif associé, le champ d'application et la situation géographique d'un organisme certifié spécifique.

Règles relatives à l'utilisation des marques et logos.

L'objectif des règles relatives à l'utilisation des marques et logos est de garantir que le logo Speeki, la marque de certification Speeki et toute marque d'accréditation d'organisme d'accréditation soient utilisés de manière appropriée, sans induire en erreur ni créer de confusion. Les règles Speeki relatives à l'utilisation de la marque de certification ISO 37001 sont conformes à la norme ISO 17021 applicable aux organismes de certification accrédités.

En tant qu'annexe au contrat de certification Speeki Europe conclu avec une organisation, il fait partie intégrante dudit contrat.

À ce titre, il est contraignant pour toute organisation certifiée par Speeki Europe.

Règles Speeki relatives à l'utilisation du logo de certification ISO 37001 annexé à un contrat de certification.

Ces réglementations s'appliquent aux marques commerciales de la certification ISO 37001 des systèmes de gestion anti-corruption par Speeki Europe dans les figures 1 et 2 ci-dessous. Ces règles reflètent les obligations de la norme ISO 17021 applicables aux organismes de certification accrédités.

Les marques commerciales

Speeki Europe possède deux marques déposées. La marque de certification ISO 37001 de Speeki Europe, ci-après dénommée « marque déposée » (figure 1), et le logo Speeki Europe (figure 2).

La marque de certification (figure 1) est fournie par Speeki Europe à l'organisation une fois que celle-ci a été certifiée. Pendant la période de validité du certificat, le logo du certificat peut être utilisé par l'organisation conformément aux règles suivantes.

L'utilisation du logo Speeki (figure 2) n'est généralement pas autorisée et est soumise à une autorisation écrite. L'organisation doit soumettre une demande écrite expliquant pourquoi et dans quel contexte il sera utilisé. Speeki examinera la demande et indiquera par écrit les règles et conditions d'utilisation ainsi que la durée de validité de l'autorisation.

Les figures 3.1 et 3.2 sont destinées aux organisations certifiées ISO 37001 sous l'accréditation du COFRAC (COFRAC : Comité Français d'Accréditation, organisme français d'accréditation (accréditation COFRAC n° 4-0609. Liste des sites et du champ d'application disponible sur www.cofrac.fr). La figure 4 est destinée aux entreprises certifiées ISO 37001 dans le cadre du processus d'accréditation ANAB.

Définitions dans le cadre du présent règlement.

• Le terme « organisme d'accréditation » désigne l'organisation chargée d'accréditer l'entité qui procédera à la certification des systèmes de gestion anti-corruption de tiers.

• Le « label d'accréditation » désigne le label que l'organisme d'accréditation attribue à l'organisme de certification et qui peut être utilisé par le client dont le système de gestion anti-corruption a été certifié, sauf si l'organisme d'accréditation s'oppose à cette utilisation.

• Le terme « certificat » désigne le certificat de conformité qui comprend les dates de l'évaluation réalisée par Speeki Europe et détaille la portée de l'audit de certification du système de gestion anti-corruption du client.

• Le terme « client » désigne l'organisation à laquelle le certificat est attribué.

• Le « code des meilleures pratiques » désigne un document qui détaille les conditions dans lesquelles la marque de certification Speeki Europe peut être attribuée, renouvelée, suspendue ou retirée.

• Les « supports de communication » désignent les supports promotionnels du client, notamment les prospectus, affiches, publicités, sites Web, brochures, supports publicitaires externes tels que panneaux d'affichage et affiches, papeterie telle que contrats de vente, papier à en-tête, cartes de visite, factures.

• L'« utilisation abusive » de la marque de certification désigne toute utilisation qui enfreint le présent règlement. Cela inclut toute imitation ou contrefaçon de la marque de certification.

• Le terme « référence » désigne les spécifications que le système de gestion doit respecter, ainsi que les moyens de surveillance et de contrôle du système de gestion anti-corruption afin de garantir le respect de ces spécifications.

• Le terme « utilisation » désigne le droit légitime, autorisé, limité, non exclusif et révocable d'utiliser la marque de certification.

Utilisation de la marque de certification.

En signant le contrat de certification avec Speeki Europe, le Client accepte :

• Utiliser la marque de certification exclusivement conformément aux dispositions du présent règlement et du document de certification lui-même.

• Utiliser la marque de certification uniquement dans le cadre d'activités liées au système de gestion anti-corruption du client.

• Utiliser la marque de certification sur tous les supports de communication de manière à éviter toute confusion entre la certification et les autres activités du client.

• Ne pas utiliser la marque de certification sur ses produits ou emballages afin d'éviter toute confusion quant à la certification du produit.

• Ne pas utiliser la marque d'accréditation lorsqu'il n'y a aucun lien avec la certification ISO 37001 de Speeki.

• Qu'elle peut utiliser la marque de certification sur ses articles de papeterie, y compris les documents commerciaux ou les contrats, le papier à en-tête, les cartes de visite, le matériel promotionnel, y compris les affiches, les publicités, les vidéos promotionnelles, les sites Internet, les brochures ou les publicités externes, y compris les enseignes et les panneaux d'affichage.

• Elle peut utiliser le label d'accréditation sur ses documents administratifs tels que les contrats de vente, le papier à en-tête, les cartes de visite, les factures, ou sur du matériel promotionnel tel que les affiches et les panneaux d'affichage, les publicités télévisées, les vidéos, les sites Internet, les brochures, sur la signalisation interne et externe, à condition que le label d'accréditation soit accompagné de la marque de certification qui indique le type de système de gestion certifié et l'organisme d'accréditation qui confère la capacité de certifier et la publicité qui en découle.

• Ne pas utiliser la marque de certification ou la marque d'accréditation sur les rapports d'essais en laboratoire, d'étalonnage ou d'inspection.

• Ne pas utiliser la marque de certification ou la marque d'accréditation d'une manière qui pourrait entraîner une perte de confiance du public envers l'organisme de certification ou ses processus.

• Qu'il peut utiliser la marque de certification sur son site web à condition que la marque ou le logo de certification contienne un lien vers l'URL Speeki : http://www.speeki.com/.

• Ne pas, pendant la période de validité du certificat ou au-delà, déposer ou tenter de déposer la marque de certification ou toute imitation de celle-ci, se déclarer propriétaire ou avoir un droit valable sur la marque de certification ou contester les droits de l'organisme de certification, ses successeurs, d'autoriser l'utilisation de la marque de certification.

• Cesser immédiatement d'utiliser la marque de certification après la suspension, la réduction de la portée, le retrait, l'annulation ou l'expiration du certificat, ou de faire référence à celle-ci ou à la marque d'accréditation, et s'abstenir d'utiliser toute copie ou imitation de l'une ou l'autre. En cas d'expiration imminente du certificat (s'il n'a pas encore été renouvelé), le responsable de la certification contactera l'organisme certifié pour lui rappeler les règles.

• L'utilisation de la marque de certification ne dégage pas le client de ses obligations légales dans le cadre de l'exécution de ses services, de la fabrication, de l'expédition, de la vente ou de la distribution de ses produits.

Se conformer à toute réglementation spécifique de l'organisme d'accréditation compétent relative à l'utilisation de son label d'accréditation :

Les règles de l'ANAB sont disponibles à l'adresse suivante : https://anab.qualtraxcloud.com/ShowDocument.aspx?ID=12436
Les règles du COFRAC sont disponibles à l'adresse suivante : https://tools.cofrac.fr/documentation/gen-ref-11

Contrôles client.

L'organisme de certification peut, pendant toute la durée de validité du certificat, effectuer ou faire effectuer par un tiers les contrôles jugés nécessaires sur les marques et logos, selon les méthodes et la fréquence décrites dans le référentiel. Ces contrôles permettront de s'assurer que le référentiel est correctement appliqué dans le système de gestion et que cette application sera maintenue et conforme à la présente réglementation et au code de bonnes pratiques.

Sanctions et recours.

En cas d'utilisation abusive de la marque de certification ou de la marque d'accréditation, l'organisme de certification peut immédiatement suspendre ou retirer la certification ainsi que les droits d'utilisation de la marque de certification, conformément aux procédures de sanction disponibles auprès de l'organisme de certification sur demande. Le client peut faire appel de la décision de l'organisme de certification conformément aux procédures d'appel disponibles auprès de l'organisme de certification sur demande.

Renonciation.

Le client peut renoncer ou suspendre l'utilisation de la marque de certification pendant une période déterminée. Le client en informera l'organisme de certification par écrit et adaptera son matériel de communication en conséquence. Sur cette base, l'organisme de certification informera le client des conditions générales d'une suspension temporaire ou définitive de la marque de certification.

Conditions financières.

Les conditions financières autorisant l'utilisation de la marque de certification sont détaillées dans le contrat signé entre le client et l'organisme de certification.

Confidentialité.

Sauf accord contraire avec l'organisme de certification, le client doit veiller à ce que tous les documents reçus de l'organisme de certification restent confidentiels, à l'exception du certificat et du présent règlement.

Modifications apportées aux règles.

L'organisme de certification se réserve le droit de modifier ses règles à tout moment. Toute modification sera immédiatement communiquée au client, qui sera tenu de mettre en œuvre les changements.

Les logos et leurs règles graphiques.

Les marques de certification figurant dans les figures 1, 3.1, 3.2 et 4 sont des exemples de ce que l'organisme de certification fournira au client au moment opportun, en fonction de la certification ISO 37001 accordée.

• Sur les documents en couleur ou en noir et blanc, la marque de certification peut également être placée sur un fond sombre, à condition qu'elle reste visible.

• Pour une utilisation sur Internet, le client recevra un logo de la part de Speeki.

• La marque de certification peut être agrandie ou réduite tant que le texte reste lisible.

• Lorsqu'elle accompagne la marque de certification, la marque d'accréditation doit être d'une taille égale ou inférieure à celle de la marque de certification.

Figure 1 : Certification ISO 37001 par Speeki

Figure 2 : Logo Speeki

Figure 3.1 : Certification Speeki ISO 37001 sous l'accréditation COFRAC (français)

Figure 3.2 : Certification Speeki ISO 37001 sous accréditation COFRAC (anglais)

Figure 4 : Certification Speeki ISO 37001 sous accréditation ANAB