Assurance ESG : conseil d'administration, gouvernance d'entreprise et dénonciation

Si l'assurance ESG s'est principalement concentrée sur les facteurs environnementaux et sociaux, tels que la réduction des émissions de carbone et l'augmentation de la diversité, la gouvernance pourrait être le domaine sur lequel les entreprises devraient se concentrer à long terme, car elle englobe les politiques, les procédures et les systèmes mis en place pour orienter les actions d'une organisation. La gouvernance est essentiellement le fondement du programme ESG. En établissant solidement cette base, l'organisation a plus de chances de réussir à promouvoir d'autres domaines importants dans le cadre environnemental et social.

Dans cette optique, nous décrirons comment une organisation peut se préparer à faire évaluer ces domaines par le biais d'un service d'assurance ESG.

Conseil d'administration et gouvernance d'entreprise

Comme nous le savons tous, le conseil d'administration contribue à définir le ton et la stratégie de mise en œuvre de la gouvernance d'entreprise. Au fil des ans, les conseils d'administration ont gagné en visibilité, des personnalités telles qu'Elon Musk et Sam Altman étant devenues des figures publiques très en vue, attirant l'attention sur la manière dont les conseils d'administration gèrent les entreprises qu'ils supervisent. En outre, les clients et les investisseurs s'intéressent de plus en plus à la composition et à la sélection des conseils d'administration. L'époque où les conseils d'administration étaient composés de cadres obscurs prenant des décisions en coulisses est révolue depuis longtemps. Bon nombre des préoccupations ESG que les gens ont à l'égard des entreprises, telles que la diversité, l'équité salariale, la transparence et l'intégrité, sont désormais également évaluées au niveau du conseil d'administration.

Compte tenu de ces réalités, comment les entreprises peuvent-elles vérifier les rapports existants sur leurs conseils d'administration et leur stratégie de gouvernance d'entreprise ? La plupart des entreprises rendent déjà compte de ces domaines à risque dans leurs rapports annuels ou leurs rapports de gestion. Aux États-Unis, les entreprises cotées en bourse utilisent des formulaires tels que le 10-K pour rendre compte de facteurs tels que la composition du conseil d'administration, la rémunération des dirigeants, la diversité et la planification globale en matière d'ESG. En Europe, les entreprises rendent compte conformément aux codes de gouvernance nationaux, tels que les codes de gouvernance d'entreprise du Royaume-Uni ou de l'Allemagne.

Pour se préparer à l'assurance ESG, les entreprises devront suivre ces quatre étapes, qui reflètent les principes énoncés dans notre méthodologie Speeki Engage :

• relier les normes applicables en matière de reporting ESG à chaque domaine de risque pertinent pour leur programme ESG
• identifier et désigner les parties prenantes chargées de gérer les critères ESG et le reporting pour chaque domaine de risque
• identifier les systèmes, plateformes et fichiers contenant des données pertinentes pour chaque domaine de risque
• travailler avec les chaînes de valeur pour collecter, élaborer et publier des rapports.

Pour se préparer à l'assurance ESG relative aux conseils d'administration et à la gouvernance d'entreprise, les entreprises doivent se référer au code de gouvernance d'entreprise applicable à leur société comme cadre de reporting. Les entreprises qui ne disposent pas d'un code de gouvernance applicable peuvent adopter une approche fondée sur des principes pour vérifier leurs rapports. La plupart des codes de gouvernance d'entreprise abordent les principes suivants :

• composition du conseil
• indépendance du conseil d'administration
• responsabilité
• contribution des parties prenantes
• transparence des risques commerciaux, juridiques et ESG.

Tous les rapports sur la gouvernance d'entreprise et la gouvernance d'entreprise doivent inclure des informations sur ces domaines. Les entreprises doivent également décrire les systèmes et les équipes mis en place pour recueillir et communiquer ces informations, car les services d'assurance ESG vérifieront également ces processus.

Pour illustrer ces points, nous allons examiner des exemples concrets. Un fabricant américain d'articles ménagers, dont nous avons examiné le rapport annuel pour cet article, indique dans son formulaire 10-K que :

• 33 % des sièges au conseil d'administration sont occupés par des femmes.
• 17 % des sièges au conseil d'administration sont occupés par des administrateurs issus de minorités.
• Un responsable de la diversité a été nommé afin de garantir que la diversité soit prise au sérieux et mise en œuvre au sein de la direction et parmi les employés.
• Le PDG, le directeur des ressources humaines et leurs équipes sont les principaux responsables de la mise en œuvre de la gouvernance et de la supervision dans l'ensemble de l'organisation.
• La société tient à jour plusieurs documents de conformité afin de garantir la responsabilité, solliciter l'avis des parties prenantes et assurer la transparence de sa position en matière d'ESG, tels que son code d'éthique, sa politique de prévention du harcèlement sur le lieu de travail, sa formation sur les préjugés inconscients et sa plateforme de signalement en matière d'intégrité.
• La société est confrontée à de multiples risques stratégiques, notamment des risques liés aux tiers/à la lutte contre la corruption, des risques liés à la cybersécurité, des menaces provenant de produits technologiques concurrents et des risques persistants liés aux interruptions induites par la COVID-19.

Le rapport annuel d'un constructeur automobile européen présente des ensembles de données et des descriptions similaires, conformément au code allemand de gouvernance d'entreprise, notamment :

• respecter les exigences minimales afin d'inclure un certain pourcentage de femmes parmi les membres du conseil d'administration
• description du système de rémunération, y compris la rémunération de chaque administrateur clé
• description des compétences et de l'expérience de chaque administrateur
• description de la stratégie et des produits de l'entreprise et de la manière dont les préoccupations ESG influencent la croissance de l'entreprise
• un aperçu des politiques de conformité et ESG qui régissent les activités de l'entreprise.

La plupart des entreprises sont probablement bien placées pour vérifier leurs rapports annuels ou de gestion actuels grâce à un service d'assurance ESG ou pour mettre en place une assurance au moment de la publication des rapports financiers.

Programme de dénonciation et signalement

La dénonciation et le signalement constituent un autre domaine clé en matière de risques liés à la gouvernance. Toutes les normes ISO relatives à la conformité (ISO 37001, ISO 37301 et ISO 37008) considèrent le signalement comme un élément essentiel. Le programme de signalement d'une entreprise montre aux parties prenantes que l'organisation prend la conformité au sérieux et accorde de l'importance aux préoccupations soulevées par les employés, les parties prenantes et le public. La plupart des entreprises ont mis en place un programme de signalement, géré en interne ou externalisé à un prestataire externe.

Cependant, la plupart des entreprises n'ont pas encore fait appel à un prestataire de services d'assurance ESG pour vérifier les indicateurs et les performances de leur programme de dénonciation. La question clé qui se pose est la suivante : comment les services d'assurance ESG examineraient-ils les rapports élaborés par une organisation sur son programme de dénonciation ?

La section 9.1 de la norme ISO 37031, une norme internationale sur laquelle les entreprises peuvent s'appuyer pour élaborer tout programme de conformité clé, définit la manière dont les performances peuvent être évaluées. Essentiellement, cette section demande aux entreprises d'identifier les critères et les méthodes permettant de mesurer les performances et la fréquence des rapports, y compris les systèmes permettant de confirmer l'exactitude des rapports, et demande à d'autres fonctions, telles que l'audit interne et la direction générale, de soutenir les efforts d'examen.

En matière de programmes de dénonciation, la plupart des organisations souhaiteront rendre compte des critères suivants :

• sensibilisation des employés au programme de dénonciation
• connaissance des procédures de signalement
• pourcentage de questions « légitimes » axées sur la conformité par rapport aux questions relatives aux ressources humaines ou à d'autres sujets
• temps de réponse aux journalistes
• régularité des mises à jour transmises aux journalistes
• temps de résolution
• Visibilité de la direction sur les indicateurs et les problèmes
• cas par zone géographique
• mesures d'anonymat
• répartition des canaux de signalement (e-mail, téléphone, application).

Une fois les critères établis, les organisations doivent s'assurer qu'elles ont identifié les parties prenantes, les systèmes et les processus nécessaires à la collecte de ces données à des fins de reporting, car les cabinets d'audit ESG les vérifieront.

Dernières réflexions

Les entreprises se préparent à faire vérifier plusieurs domaines de risque ESG par le biais de services d'assurance. Afin de garantir une base solide pour le programme ESG, nous recommandons aux entreprises d'inclure certains domaines de gouvernance dans le champ d'application de leurs efforts d'assurance, car la gouvernance constitue le fondement de l'ESG.

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