Lanceur d'alerte : repensez votre ligne d'assistance dédiée à la conformité
Les entreprises qui disposent de lignes d'assistance téléphonique pour les dénonciations ou la conformité doivent envisager leurs systèmes différemment. Chez Speeki, nous aimons également voir les choses sous un angle légèrement différent. Cela implique notamment d'adopter une perspective ESG.
Bien que la définition de l'ESG soit en constante évolution, elle comprend trois grandes catégories : les risques environnementaux, les risques sociaux et les risques liés à la gouvernance. Ces trois catégories se subdivisent en plusieurs domaines plus restreints.
Le modèle de risque ESG de Speeki décrit ce que nous considérons comme étant ces domaines de risque mineurs :
La plupart des plaintes ou des signalements effectués via un système d'alerte peuvent d'une manière ou d'une autre être rattachés à l'un de ces domaines de risque.
Pourquoi relier les rapports aux zones à risque ?
La plupart des entreprises classent les signalements reçus par catégories. Ces catégories peuvent être liées au type de risque (comme ci-dessus), au lieu où le signalement a été effectué ou encore au groupe interne chargé de l'examiner. La catégorisation des problèmes facilite leur suivi et permet d'en tirer des informations utiles.
La plupart des entreprises utilisent également ces catégories lorsqu'elles rendent compte des problèmes signalés à la direction ou au comité d'audit, en présentant des graphiques qui ventilent les signalements reçus par région ou par domaine de risque. Cela donne une indication de l'origine de certains problèmes et du type de problèmes qui sont signalés par le système. Ces informations sont parfois utilisées par les équipes chargées de la conformité ou des enquêtes comme un indicateur approximatif d'une tendance émergente.
Speeki considère ces tendances ou indicateurs comme des « signaux » et encourage les entreprises à intensifier leur analyse de ces signaux et à utiliser réellement ces données pour analyser la santé et le développement de leurs domaines à risque. Cela peut faire partie du cadre ESG propre à chaque entreprise.
Un signal est une information qui transmet une forme d'information. Un rapport établi via Speeki Messaging (ce que nous appelons notre système de conformité ou de « dénonciation » ESG) est plus qu'un simple rapport sur un événement ; c'est un signal qui, combiné à d'autres signaux, peut permettre d'identifier une tendance, un indicateur avancé ou peut-être une dérive d'un problème particulier par rapport à la norme. C'est cet élément qui, selon Speeki, est largement sous-exploité dans la plupart des programmes de conformité et ESG. Bien qu'il soit intéressant de classer un rapport dans une catégorie de risque sur un tableau de bord, il est plus utile de le considérer avec d'autres signaux afin d'essayer de dégager une tendance ou un indicateur de quelque chose de beaucoup plus important.
Nos cinq meilleures pratiques pour utiliser votre système de reporting comme indicateur
1. Catégoriser
Il est essentiel de classer les rapports dans l'une des catégories de risques que vous avez définies dans votre cadre. Le modèle de risque ESG de Speeki propose un ensemble de 19 domaines clés dans lesquels les rapports peuvent être classés. Cette classification reliera les questions entre plusieurs signaux et vous permettra d'avoir une vision plus globale du modèle.
2. Soyez cohérent
Si vous souhaitez classer les rapports, il est très important d'utiliser le même modèle de catégorisation dans toute l'entreprise et de veiller à ce que toutes vos balises soient cohérentes. Sans cela, il sera très difficile de rassembler les informations et de relier les signaux de manière significative. C'est pourquoi nous avons adopté le modèle de risque ESG de Speeki : il s'agissait pour nous d'une « prise de position » sur la signification de l'ESG et sur la manière dont il peut nous être utile.
3. Relier d'autres signaux
Une fois que vous disposez d'un cadre commun pour cartographier les informations, il est important de commencer à enrichir la quantité d'informations. La plateforme Speeki examine plusieurs signaux : l'un est le système de signalement, mais d'autres peuvent être des conversations, des déclarations, des divulgations, des examens de programmes, des analyses des lacunes, des rapports d'enquête, des entretiens de départ et des enquêtes. Tous ces signaux, et bien d'autres encore, peuvent être utilisés conjointement pour tirer des conclusions, dégager des tendances et des dérives à partir de la position « de base » identifiée.
4. Voyez plus loin que l'enquête
Lorsqu'un problème est signalé, il y a souvent une vague d'activité pour enquêter et aller au fond de l'accusation ou du signalement. C'est tout à fait normal et cela doit être une priorité. Cependant, lorsque vous traitez les problèmes spécifiques soulevés par le signalement, il est essentiel que vous vous concentriez également sur la collecte d'autres signaux qui peuvent être utilisés dans une évaluation plus large de la cause profonde du problème et de son lien avec votre programme de gestion des risques. Il n'est pas toujours possible d'établir immédiatement la cause profonde d'un problème particulier, mais vous pouvez utiliser les données provenant d'autres signaux et de domaines de risque connexes pour mener une évaluation des causes profondes. Ce sont ces données supplémentaires qui vous permettent de commencer à discerner des tendances et, en fin de compte, de prendre une décision éclairée non seulement sur la cause profonde, mais aussi sur la meilleure ligne de conduite à adopter pour éviter que le problème ne se reproduise.
5. Utiliser l'expertise et la technologie pour identifier et prévoir les problèmes futurs
Ce serait formidable si une technologie telle que la plateforme Speeki pouvait simplement absorber toutes les données provenant des signaux et prédire miraculeusement et avec précision le prochain problème. C'est certainement la direction que prend Speeki, mais il est déraisonnable de supposer qu'un tel système sera pleinement opérationnel dans les prochaines années au moins. L'impossibilité de disposer d'un modèle de prédiction parfait est davantage liée à la quantité de données nécessaires pour prédire les problèmes avec précision qu'à un problème technologique (la plupart des technologies permettant d'effectuer ces prédictions existent déjà). En attendant, il s'agit d'obtenir les bonnes données en activant de nombreux signaux dans plusieurs domaines de risque et en classant ces données avec précision selon votre modèle de risque (dans notre cas, le modèle de risque ESG de Speeki). Une fois que les signaux produisent des informations, vous pouvez commencer à combler le manque de données temporelles grâce à l'expérience humaine, en tirant parti des connaissances et des compétences d'experts en matière de risque et d'ESG pour examiner les données et commencer à tirer des conclusions.
Votre ligne d'alerte ou d'assistance téléphonique dédiée à la conformité est bien plus qu'un simple mécanisme permettant à quelqu'un de déposer une plainte ou de faire un signalement ; elle vous offre un aperçu de la santé en constante évolution de votre entreprise.
La capacité à collecter des données à partir de signaux provenant de domaines de risque clés est essentielle pour prévoir et gérer les risques ESG dans l'ensemble de votre entreprise.
En s'appuyant sur la plateforme Speeki pour mettre en place des pratiques ESG solides, vous pouvez transformer un signalement discret en un indicateur d'une tendance à la hausse des risques, ce qui vous permet de prévoir et de gérer ces risques dans l'intérêt de votre entreprise et de ses parties prenantes.