15 idées pour rédiger des déclarations de conformité claires pour votre site web

Partout dans le monde, les gouvernements réglementent les activités commerciales. Certaines réglementations sont bien documentées et très claires : elles imposent une obligation précise et leur respect est soit vérifié, soit non vérifié. Dans ces situations réglementaires plus simples, les gouvernements mettent en place un organisme de réglementation chargé de contrôler le respect des exigences et, du moins en théorie, de réglementer la conformité. Dans d'autres cas, il n'existe aucun organisme de réglementation, à l'exception du recours standard : le service des poursuites judiciaires du gouvernement, qui peut ou non réglementer ces questions en fonction de ses propres priorités, de sa charge de travail et de ses capacités. Nous observons cette deuxième catégorie de législation dans des pays comme le Royaume-Uni et l'Australie, où les poursuites judiciaires primaires sont confiées au service des poursuites judiciaires, même s'il existe un « organisme de réglementation » qui supervise une partie de la législation. Cela signifie parfois que les manquements à la conformité ne font pas l'objet de poursuites judiciaires.

Il est de plus en plus courant que les gouvernements tentent de réglementer certains domaines à l'aide de « réglementations souples », où les lois s'apparentent davantage à des politiques assorties d'obligations de déclaration de conformité. Le gouvernement ne réglemente pas réellement la loi et ne poursuit pas activement les cas de non-conformité. Il rédige plutôt la loi de manière à ce que « tout le monde puisse facilement déclarer sa conformité », puis laisse aux médias et à la communauté le soin d'identifier les entreprises non conformes. Nous avons observé cette tendance dans des domaines tels que les lois sur la durabilité et la traite des êtres humains, qui imposent aux entreprises de publier des rapports annuels expliquant leur conformité aux lois en vigueur.

Malheureusement, les initiatives de conformité basées sur des « rapports publiés sur votre site Web » peuvent ne pas réellement faire avancer les choses de manière significative vers une véritable conformité. Les rapports de conformité publiés sur les sites Web sont souvent ambitieux : ils sont soigneusement rédigés pour montrer que « la conformité est en cours » et très prudents quant aux prévisions concernant la date à laquelle la conformité totale pourrait être atteinte. Certains ne sont qu'un paragraphe qui fait le strict minimum pour « cocher la case » de la conformité.

Il arrive parfois qu'un journaliste avisé identifie une faiblesse dans un rapport et lance une histoire qui débouche sur une forme de « procès médiatique ». Les entreprises doivent donc s'assurer que chaque rapport est clair, compris par les médias et la communauté (c'est-à-dire le public principal) et qu'il en dit assez sans en dire trop.

Pour tous ceux qui souhaitent rédiger une telle déclaration, voici les 15 points les plus importants à prendre en considération.

1. Anglais simple

En tant qu'avocats, nous avons tendance à compliquer les choses. Les meilleurs rapports sont rédigés par des profanes pour des profanes. Faites appel à votreéquipe marketingpour rédiger le rapport dans un langage compréhensible par tous. Même si un organisme de réglementation peut le lire, le public principal sera les médias, les clients et les clients potentiels, ainsi que la communauté.

3. Expliquez l'activité en termes simples afin de donner un contexte aux gens.

Dans de nombreux cas, la loi spécifique que vous devez respecter ne s'applique probablement pas directement à votre entreprise. C'est l'occasion pour vous d'expliquer clairement votre activité : établissez un lien avec les dispositions de la loi et montrez qu'il n'y a « pas grand-chose à voir ici ». Bien sûr, le rapport doit refléter fidèlement l'activité et les pratiques de l'entreprise, mais essayez de le rédiger dans les termes les plus simples possibles.

4. Intégrez la conformité dans vos valeurs et vos énoncés de mission.

Si vous cherchez à vous conformer à une obligation ou à une réglementation particulière, intégrez cette conformité à vos valeurs, à votre mission et à vos objectifs ESG. Parlez de votre approche globale en matière d'éthique, d'intégrité et de normes, puis abordez ce sujet dans ce contexte. Vous voulez faire passer le message que cela fait partie de votre programme global visant à être une entreprise d'une grande intégrité, avec un ensemble solide de valeurs ESG. Le message ne doit pas être « nous donnons le moins d'informations possible pour répondre à cette exigence et cela nous agace de devoir écrire autant ».

5. Ne vous contentez pas de résumer votre politique.

De nombreuses entreprises pensent que le simple fait d'indiquer qu'elles ont mis en place une politique sur la question devrait suffire à satisfaire aux exigences de la plupart des lois. C'est comme afficher une politique sur la traite des êtres humains et dire « Nous avons une politique, tout va bien, il n'y a rien à voir ici ! », alors que nous savons tous que pour se conformer à une question telle que la traite des êtres humains ou l'esclavage moderne, il faut mettre en place un programme de conformité complet, de préférence conforme à un cadre de conformité reconnu tel que la norme ISO 37003.

6. Parlez de l'équipe

Les rapports réussis comprennent des détails sur l'équipe qui élabore le programme ou l'initiative, y compris les parties prenantes externes. Cela montre que les problèmes sont réels, qu'ils sont gérés activement par des personnes réelles et qu'il existe un « propriétaire » pour ces initiatives.

7. Expliquez les obligations prévues par la loi en termes simples.

Tout le monde ne connaît pas les obligations prévues par la loi. En fait, certains peuvent s'attendre à ce que les lois aient une portée beaucoup plus large qu'elles ne l'ont en réalité. Certains de vos intervenants pourraient avoir besoin d'une leçon sur ce que prévoit la loi afin de mieux comprendre votre rapport.

8. Concentrez-vous sur l'évaluation des risques et expliquez en quoi ce problème affecte votre entreprise.

Il est important de montrer que vous avez procédé à une évaluation rigoureuse des risques pour chaque problème et de la manière dont celle-ci s'applique à votre entreprise. Par exemple, une banque qui ne traite qu'avec certains fournisseurs importants et très limités aura un risque assez faible de traite des êtres humains dans sa chaîne d'approvisionnement. Indiquez clairement les domaines à faible risque afin que les lecteurs comprennent pourquoi vous ne consacrerez pas beaucoup de temps à ces domaines à risque. De même, il est important d'indiquer quels sont les risques élevés et d'expliquer clairement ce que vous faites dans ces domaines. Votre évaluation des risques est votre défense lorsque quelqu'un (et il y aura quelqu'un) vous reprochera de ne pas avoir traité un risque. Il sera important de montrer comment vous avez procédé à l'évaluation des risques, ce que vous avez considéré comme des risques et comment vous les avez classés. Il est également important de montrer que l'évaluation des risques est effectuée au moins une fois par an et que les questions sont réexaminées si la situation change.

10. Discutez des mesures que vous avez prises.

Les gens veulent voir des progrès. Ils veulent voir qu'il ne s'agit pas d'un simple exercice administratif, mais qu'il y a une réelle volonté de respecter les exigences réglementaires. N'hésitez pas à donner des exemples de mesures que vous avez prises à la suite d'une évaluation des risques. Veillez à décrire les mesures concrètes que vous prenez, plutôt que de vous contenter d'une réponse vague telle que « nous ferons preuve de diligence raisonnable envers nos fournisseurs » ou « nous inclurons des clauses dans nos contrats avec les fournisseurs ».

11. Partager les calendriers et un message « De bon à excellent »

Comme la plupart des choses, la conformité est une initiative progressive. Soyez honnête à ce sujet et montrez les domaines dans lesquels vous pensez que les choses vont bien, ainsi que ceux dans lesquels vous avez obtenu d'excellents résultats. Le concept « de bon à excellent » est un chemin bien connu et compris par la plupart des gens. Vous ne dites pas que les choses vont mal, mais vous admettez qu'il y a matière à amélioration. Il y a une ligne fine entre admettre ses échecs et tirer parti des améliorations.

12. Prouver les observations à l'aide des résultats d'audit

Les rapports les plus convaincants suivent clairement un cadre de conformité qui exige la surveillance et le test des contrôles mis en place. Les gens veulent voir que ce que vous dites faire fonctionne réellement. Dire que vous avez des clauses contractuelles avec vos fournisseurs concernant la traite des êtres humains, c'est très bien, mais donnez des chiffres, par exemple : « Un examen régulier de nos contrats a montré qu'en juin 2021, 86 % des contrats contenaient ces clauses, et nous prévoyons d'atteindre 95 % d'ici la fin de l'année 2021. » Cela montre que vous suivez, vérifiez et validez les mesures que vous dites prendre. Un autre exemple pourrait concerner les audits : « Cette année, nous avons audité huit de nos principaux fournisseurs, examiné leurs systèmes et leurs programmes de conformité et rencontré leurs dirigeants. La majorité de ces audits ont été couronnés de succès et ont suscité un vif intérêt. Les mesures correctives ont été documentées et intégrées dans un calendrier de suivi. »

13. Inclure des graphiques illustrant les variations d'une année sur l'autre dans les domaines clés.

Les rapports annuels sont excellents, mais ils sont encore meilleurs s'ils montrent les différences entre les années. Les indicateurs clés se sont-ils améliorés ? Les graphiques présentant les indicateurs clés qui montrent les variations d'une année sur l'autre seront faciles à comprendre et apporteront une grande valeur ajoutée au lecteur.

14. Intégrer des détails sur les rapports de conformité

Incluez les rapports relatifsaux signalementsetauxenquêtes, en indiquant les résultats si possible. Bien que cela puisse s'avérer difficile si les enquêtes sont en cours, le fait que vous soyez disposé à montrer les lacunes ou les problèmes est un indicateur fort de l'efficacité de votre programme.

15. Discutez des domaines d'intérêt pour l'année à venir.

Faites des déclarations prospectives pour montrer que le rapport n'est qu'un aperçu d'un programme de conformité global et que vous investissez continuellement pour respecter et améliorer la conformité aux obligations. Regarder vers l'avenir et donner des orientations sur les domaines prioritaires est un excellent point de départ.

Contactez-nous