Comment mettre en place des structures de gouvernance efficaces pour garantir la conformité des rapports sur le développement durable
Une gouvernance efficace constitue le fondement d'un reporting durable réussi selon les nouvelles normes IFRS de Singapour en matière de divulgation d'informations sur le développement durable. Les entreprises doivent mettre en place des structures de gouvernance solides qui garantissent la supervision, la responsabilité et l'intégration des considérations de développement durable dans la stratégie commerciale et les processus décisionnels.
Supervision et responsabilité au niveau du conseil d'administration
La norme IFRS S2 exige la divulgation détaillée des informations relatives à la surveillance par le conseil d'administration des risques et opportunités liés au climat. Les entreprises doivent définir clairement les responsabilités du conseil d'administration en matière de gouvernance durable, notamment les structures spécifiques des comités, l'expertise des administrateurs et les processus décisionnels. Cela implique souvent la création de comités dédiés à la durabilité ou l'intégration de la surveillance de la durabilité dans les comités d'audit ou de gestion des risques existants.
La composition du conseil d'administration doit inclure des administrateurs possédant une expertise pertinente en matière de développement durable ou une expérience dans les questions liées au climat. Les entreprises doivent proposer des programmes de formation aux administrateurs afin de renforcer leurs connaissances en matière de développement durable et de garantir une prise de décision éclairée. Pour assurer une surveillance efficace, il est essentiel que le conseil d'administration rende régulièrement compte des performances en matière de développement durable, de l'évaluation des risques et des initiatives stratégiques.
Les entreprises doivent également mettre en place des structures de responsabilité claires, notamment des indicateurs clés de performance en matière de développement durable liés à la rémunération des dirigeants. Cela incite directement les dirigeants à donner la priorité aux résultats en matière de développement durable et démontre leur engagement à répondre aux attentes des parties prenantes.
Structures et responsabilités de gestion
Au-delà du conseil d'administration, les entreprises ont besoin de structures de gestion claires pour mettre en œuvre leurs stratégies de développement durable et gérer au quotidien les risques et opportunités liés à ce domaine. Cela implique généralement la nomination d'un directeur du développement durable ou d'un poste équivalent, directement rattaché à la direction générale et doté d'une autorité claire pour la prise de décisions en matière de développement durable.
Les comités interfonctionnels chargés du développement durable doivent inclure des représentants des services financiers, opérationnels, de gestion des risques, des ressources humaines et d'autres fonctions pertinentes. Ces comités veillent à ce que les considérations liées au développement durable soient intégrées dans toutes les activités commerciales et à ce que les stratégies en matière de développement durable soient alignées sur les objectifs commerciaux généraux.
Une définition claire des rôles et des responsabilités est essentielle pour une mise en œuvre efficace. Cela implique notamment de désigner des champions du développement durable au sein des unités opérationnelles, d'établir des relations hiérarchiques et de créer des mécanismes de responsabilisation pour les performances en matière de développement durable dans l'ensemble de l'organisation.
Intégration avec les systèmes de gestion des risques
La gouvernance en matière de développement durable doit être intégrée aux systèmes existants de gestion des risques d'entreprise afin de garantir que les risques liés au climat et autres risques liés au développement durable soient identifiés, évalués et gérés au même titre que les risques commerciaux traditionnels. Cela nécessite de mettre à jour les registres des risques, les méthodologies d'évaluation et les processus de reporting afin d'y inclure les facteurs liés au développement durable.
L'intégration de la gestion des risques doit inclure des capacités d'analyse de scénarios permettant d'évaluer les impacts potentiels du changement climatique et d'autres risques liés au développement durable sur les activités commerciales et les performances financières. Les entreprises doivent établir des déclarations d'appétit pour le risque en matière de développement durable et mettre en place des systèmes de surveillance et de reporting afin de suivre l'exposition au risque et l'efficacité des mesures d'atténuation.
Les rapports réguliers sur les risques destinés au conseil d'administration et à la direction générale doivent inclure des mises à jour sur les risques liés au développement durable, l'identification des risques émergents et l'évaluation des stratégies d'atténuation des risques. Cela permet de garantir que les risques liés au développement durable reçoivent l'attention appropriée dans les processus de planification stratégique et de prise de décision.
Gouvernance des données et gestion de la qualité
Pour garantir la fiabilité des rapports sur le développement durable, il est nécessaire de mettre en place des structures solides de gouvernance des données afin d'assurer la qualité, la cohérence et l'intégrité des données. Les entreprises doivent établir clairement la propriété des données, les procédures de collecte et les processus d'assurance qualité pour les indicateurs et les informations relatifs au développement durable.
La gouvernance des données doit inclure des politiques relatives à la collecte, à la validation, au stockage et à la communication des données dans toutes les unités commerciales et tous les sites géographiques. Des procédures claires en matière d'agrégation, de consolidation et de révision des données sont essentielles pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations communiquées en matière de développement durable.
Les contrôles internes relatifs aux rapports sur le développement durable doivent refléter la rigueur appliquée aux rapports financiers, notamment en matière de documentation des processus, de séparation des tâches et de procédures de révision régulières. Cela permet aux entreprises de se préparer aux futures exigences en matière d'assurance externe et renforce la confiance des parties prenantes dans les informations communiquées.
Gouvernance de l'engagement des parties prenantes
Une gouvernance efficace en matière de développement durable nécessite des processus structurés d'engagement des parties prenantes afin de comprendre leurs attentes, d'identifier les enjeux importants en matière de développement durable et d'éclairer l'élaboration des stratégies. Les entreprises doivent établir une cartographie des parties prenantes, des calendriers d'engagement et des mécanismes de retour d'information qui éclairent la prise de décision en matière de développement durable.
L'engagement des parties prenantes doit inclure les investisseurs, les clients, les employés, les fournisseurs, les régulateurs et les représentants communautaires concernés par les activités de l'entreprise. Des activités régulières d'engagement, des enquêtes et la collecte de commentaires aident les entreprises à comprendre l'évolution des attentes des parties prenantes et à identifier les nouveaux enjeux en matière de développement durable.
Il est important de documenter les activités et les résultats liés à l'engagement des parties prenantes afin de démontrer la réactivité face à leurs préoccupations et d'éclairer les évaluations de matérialité pour les rapports sur le développement durable. Cela permet de créer une base factuelle pour l'élaboration de stratégies de développement durable et la prise de décisions en matière de divulgation.
Définition des objectifs et gestion des performances
Les structures de gouvernance doivent inclure des processus permettant de définir, de suivre et de rendre compte des objectifs et des engagements en matière de développement durable. Cela nécessite la mise en place de méthodologies de définition des objectifs, de processus d'approbation et de mécanismes réguliers d'évaluation des performances.
La définition des objectifs doit s'appuyer sur des données scientifiques et des cadres internationaux tels que les lignes directrices de l'initiative Science Based Targets. Les objectifs doivent être spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et assortis d'échéances précises, avec une responsabilité claire quant à leur réalisation, attribuée à des rôles et à des unités opérationnelles spécifiques.
Des systèmes réguliers de suivi et de rapport des performances doivent permettre de suivre les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs, d'identifier les écarts de performance et d'orienter la planification des mesures correctives. Cela comprend la mise en place d'indicateurs de performance clés, la création de tableaux de bord et l'organisation de réunions régulières pour évaluer les progrès et relever les défis.
Assurance et vérification externes
Bien que cela ne soit pas immédiatement nécessaire, les entreprises devraient préparer des structures de gouvernance pour répondre aux futures exigences en matière d'assurance externe concernant la divulgation d'informations sur la durabilité. Cela comprend l'établissement de normes de documentation, de procédures d'examen et de mécanismes de coordination avec les prestataires d'assurance externe.
Les structures de gouvernance devraient inclure des politiques pour la sélection et la gestion des relations avec les prestataires d'assurance externes, notamment des exigences en matière d'indépendance, la définition du champ d'application et le contrôle de la qualité. Les entreprises devraient également mettre en place des capacités d'audit interne pour les rapports sur le développement durable afin de compléter l'assurance externe et d'assurer une assurance qualité continue.
Technologie et intégration de systèmes
Une gouvernance moderne en matière de développement durable nécessite des systèmes technologiques adaptés pour la collecte, l'analyse et la communication des données. Les entreprises doivent investir dans des logiciels de gestion environnementale, des capacités d'analyse des données et des systèmes de reporting qui permettent une communication efficace et précise sur le développement durable.
L'intégration du système aux systèmes existants de planification des ressources d'entreprise et de reporting financier contribue à garantir la cohérence et à réduire les erreurs de traitement manuel des données. Les solutions basées sur le cloud peuvent offrir une évolutivité et une accessibilité pour les opérations multi-sites tout en préservant la sécurité et l'intégrité des données.
La formation et le renforcement des capacités des utilisateurs du système dans toute l'organisation garantissent une utilisation efficace des investissements technologiques et favorisent la cohérence des pratiques en matière de collecte de données et de reporting. La mise à jour et la maintenance régulières du système sont essentielles pour rester en phase avec l'évolution des exigences en matière de reporting et des meilleures pratiques.