Envoyer des questionnaires à tous les fournisseurs n'est pas une diligence raisonnable efficace en matière d'ESG.
Il existe une tendance très positive dans la sélection et l'intégration des fournisseurs : la réalisation d'une diligence raisonnable sur le fournisseur privilégié afin de s'assurer qu'il répond à certains critères et obligations attendus. Ces dernières années, cette « diligence raisonnable » a été améliorée afin d'évaluer d'autres domaines de risque chez le fournisseur, notamment certains risques liés à l'ESG tels que la confidentialité, la sécurité des informations, les droits de l'homme, les sanctions, la corruption et les risques environnementaux. Cette nouvelle forme améliorée de diligence raisonnable axée sur l'ESG est un excellent complément aux processus de sélection et d'intégration de la plupart des entreprises. Elle vous aidera certainement à identifier les fournisseurs faibles dans les domaines à risque clés et à sélectionner ceux qui correspondent le mieux à votre profil de risque.
Une partie de ce processus de diligence raisonnable consiste en une phase de recherche, au cours de laquelle l'entreprise qui sélectionne le fournisseur recueille des informations sur ce dernier. Le moyen le plus simple d'effectuer cette recherche est d'envoyer un questionnaire en ligne au fournisseur. La taille et la profondeur des questions couvertes par les questionnaires en ligne ont augmenté de manière exponentielle à mesure que de nouveaux domaines ont été ajoutés à la liste des éléments à vérifier. Le processus d'envoi des questionnaires, qui comprend la formulation des questions, l'interprétation des réponses et la décision de poursuivre ou non (et dans quelles conditions), fait l'objet de nombreux débats entre les professionnels de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la conformité.
S'il est facile d'envoyer un questionnaire à chaque fournisseur, certains défis doivent être pris en compte avant d'ajouter des questionnaires fournisseurs à votre processus de diligence raisonnable ESG dans la chaîne d'approvisionnement.
- Remplir des questionnaires peut prendre beaucoup de temps et coûter cher aux fournisseurs. Ils peuvent devoir passer des heures, voire des jours, à rassembler les informations demandées, et peuvent également devoir payer les services d'un tiers pour les aider à remplir le questionnaire. Cela peut représenter une charge importante pour les fournisseurs, en particulier les petites entreprises.
- Il peut être difficile pour les fournisseurs de répondre avec précision et honnêteté à toutes les questions d'un questionnaire. Ils peuvent ne pas disposer de toutes les informations demandées ou hésiter à fournir certaines informations par crainte qu'elles ne soient utilisées à leur détriment. Cela peut conduire à des informations inexactes ou incomplètes, ce qui rend difficile pour les entreprises de choisir les fournisseurs auxquels elles souhaitent faire appel.
- Les grands fournisseurs peuvent disposer des ressources nécessaires pour remplir les questionnaires rapidement et avec précision, ce qui n'est pas forcément le cas des petits fournisseurs. Cela peut conférer aux grands fournisseurs un avantage déloyal dans le processus de sélection des fournisseurs.
- La plupart des questions contenues dans ces questionnaires sont obligatoires, mais les thèmes abordés sont rarement adaptés au risque présenté par le fournisseur. Le travail fastidieux que représente l'évaluation des risques n'est pas effectué en amont afin de raccourcir le questionnaire et de le rendre plus pertinent pour son destinataire.
- La plupart des questions demandent que les données soient téléchargées sous forme de politiques et de procédures, mais celles-ci sont rarement examinées, prises en considération, évaluées, notées ou commentées. Elles semblent être là pour des raisons d'exhaustivité et de forme plutôt que de fond.
- De nombreux questionnaires posent des questions sur des informations qui sont accessibles au public sur le site Web de l'entreprise destinataire ou dans des documents déposés, ce qui fait perdre du temps à la fois à l'entreprise et au fournisseur.
- Le nombre considérable d'entreprises qui envoient des questionnaires et de fournisseurs à qui l'on demande de remplir des questionnaires est désormais exponentiel et entraîne des goulots d'étranglement inutiles dans le processus d'intégration.
- Les questionnaires font partie d'un processus de recherche visant à effectuer une vérification préalable, et les réponses fournies n'apportent que peu de valeur à l'entreprise en termes d'informations sur les mesures à prendre pour améliorer sa gestion des risques. Il s'agit trop souvent d'un processus à sens unique.
En raison de ces facteurs, les questionnaires peuvent en réalité dissuader les fournisseurs de participer au processus de sélection. Cela peut compliquer la tâche des entreprises qui cherchent à trouver des fournisseurs qualifiés, ce qui peut entraîner une augmentation des coûts et une baisse de la qualité des produits et services.
Les entreprises peuvent prendre plusieurs mesures pour alléger le processus de sélection des fournisseurs. Parmi celles-ci, on peut citer :
- limiter le nombre de questions dans le questionnaire – ne poser que les questions essentielles au processus décisionnel
- rendre le questionnaire facile à comprendre et à remplir – utiliser un langage clair et concis et éviter le jargon
- fournir un retour d'information aux fournisseurs – donner un retour d'information aux fournisseurs sur leurs réponses au questionnaire afin d'améliorer leurs performances lors des futurs processus de sélection
- utiliser des questionnaires plus intelligents qui évaluent les risques à la volée et utilisent des questions ramifiées sophistiquées pour garantir que seules les questions pertinentes sont posées
- envisager un autre modèle de sélection et n'utiliser les questionnaires qu'en cas de nécessité (par exemple, ils peuvent être exclus pour certains fournisseurs mondiaux ou certaines entreprises qui sont des détaillants ou de grands fournisseurs bien connus).
En prenant ces mesures, les entreprises peuvent contribuer à rendre le processus de sélection des fournisseurs plus efficace et efficient, tant pour elles-mêmes que pour leurs fournisseurs. La diligence raisonnable en matière d'ESG est importante et sera essentielle à l'avenir, à mesure que de nouvelles lois rendant cette diligence obligatoire seront adoptées. Ce qui n'est pas obligatoire, c'est la manière dont cette diligence est effectuée. Si l'utilisation de questionnaires est largement privilégiée, ceux-ci doivent être utilisés avec prudence afin de ne pas submerger les fournisseurs et les personnes en interne qui les examinent.