Exigences en matière de formation et stratégies de mise en œuvre pour se conformer aux lois canadiennes sur l'esclavage moderne
La loi canadienne sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement établit des exigences de formation complètes comme élément fondamental de programmes de conformité efficaces. La législation exige des entités qu'elles décrivent dans leurs rapports annuels la formation dispensée à leurs employés sur le travail forcé et le travail des enfants, reconnaissant que le renforcement des capacités humaines est essentiel pour identifier les risques, mettre en œuvre des mesures de diligence raisonnable et garantir l'efficacité des efforts de prévention et de réparation.
La formation prévue par la loi doit être adaptée aux rôles et responsabilités des différents employés au sein de l'organisation. Cette approche de la formation fondée sur les risques garantit une allocation efficace des ressources et permet aux employés de recevoir des informations pertinentes et exploitables qui leur permettent de contribuer aux efforts de conformité de l'organisation. Les cadres supérieurs ont besoin d'une formation à la supervision stratégique, tandis que le personnel chargé des achats a besoin de conseils détaillés sur l'évaluation des fournisseurs et la gestion des contrats, et les employés opérationnels peuvent avoir besoin d'une formation de sensibilisation pour reconnaître les indicateurs du travail forcé et du travail des enfants.
La loi exige des entités qu'elles rendent compte non seulement des formations dispensées, mais aussi de leur efficacité dans la réalisation des objectifs de l'organisation en matière de prévention et de lutte contre le travail forcé et le travail des enfants. Cette exigence d'efficacité va au-delà des simples indicateurs de conformité tels que les taux d'achèvement des formations et met l'accent sur la question de savoir si les formations améliorent réellement la capacité de l'organisation à identifier et à traiter les risques. Les entités doivent donc mettre en place des systèmes permettant de mesurer l'efficacité des formations et d'améliorer en permanence leurs programmes de formation sur la base de ces évaluations.
Les programmes de formation efficaces commencent par une évaluation complète des besoins qui identifie les connaissances, les aptitudes et les compétences spécifiques requises pour différents rôles au sein de l'organisation. Pour les cadres supérieurs et les membres du conseil d'administration, la formation doit se concentrer sur les responsabilités en matière de gouvernance, les obligations légales et la gestion stratégique des risques. Ce public doit comprendre les arguments commerciaux en faveur de la lutte contre les risques liés au travail forcé et au travail des enfants, y compris les répercussions financières, opérationnelles et réputationnelles potentielles sur l'organisation.
Les professionnels des achats et de la chaîne d'approvisionnement doivent suivre une formation technique approfondie sur la manière d'évaluer les fournisseurs, d'analyser les pratiques de travail et de mettre en œuvre les dispositions contractuelles relatives à la prévention du travail forcé et du travail des enfants. Cette formation doit inclure des compétences pratiques telles que la conduite d'entretiens avec les fournisseurs, l'examen de documents et l'identification des signaux d'alerte pouvant indiquer des violations des droits du travail. Ces professionnels doivent également suivre une formation sur les procédures de remédiation et sur la manière de collaborer avec les fournisseurs pour résoudre les problèmes identifiés.
Le personnel des ressources humaines doit suivre une formation sur les pratiques internes en matière de travail, les droits des employés et les procédures à suivre pour traiter les problèmes potentiels au sein même de l'organisation. Cela implique notamment de comprendre les populations de travailleurs vulnérables, de reconnaître les signes de travail forcé et de mettre en œuvre des pratiques de recrutement et d'emploi appropriées. Les professionnels des ressources humaines jouent également un rôle clé dans la mise en œuvre des programmes de formation et veillent à ce que tous les employés reçoivent une formation de sensibilisation appropriée.
Les responsables opérationnels et les superviseurs doivent être formés à reconnaître les indicateurs du travail forcé et du travail des enfants dans leurs activités quotidiennes, notamment les signes d'exploitation des travailleurs, les conditions de travail inadéquates et les pratiques d'emploi inappropriées. Cette formation doit être pratique et axée sur l'action, et fournir des conseils clairs sur la marche à suivre lorsque des problèmes potentiels sont identifiés et sur la manière de signaler les préoccupations par les voies appropriées.
Tous les employés doivent recevoir une formation de base sur les politiques de l'organisation en matière de travail forcé et de travail des enfants, leur rôle dans la prévention de ces pratiques et les mécanismes de signalement disponibles. Cette formation doit être accessible, adaptée à la culture et régulièrement mise à jour afin de refléter les changements apportés aux politiques, aux procédures et aux exigences réglementaires.
Le contenu de la formation doit être élaboré sur la base des recherches actuelles et des meilleures pratiques en matière de lutte contre le travail forcé et le travail des enfants. Cela implique de comprendre les causes profondes de ces pratiques, les secteurs et les régions où elles sont les plus répandues et les indicateurs qui peuvent suggérer leur présence. La formation doit également couvrir les politiques et procédures spécifiques de l'organisation, y compris les codes de conduite, les exigences applicables aux fournisseurs et les mécanismes de réclamation.
Les méthodes de formation doivent être variées et adaptées aux différents publics et styles d'apprentissage. Elles peuvent inclure des ateliers en présentiel, des modules en ligne, des webinaires, des études de cas et des exercices de simulation. Les méthodes de formation interactives qui impliquent les participants et leur offrent des occasions de s'exercer et de donner leur avis sont généralement plus efficaces que les présentations passives. La formation doit également être régulièrement mise à jour afin de refléter les nouveaux risques, les changements réglementaires et les enseignements tirés de l'expérience de l'organisation.
Pour mesurer l'efficacité d'une formation, il faut définir des objectifs d'apprentissage clairs et mettre en place des méthodes d'évaluation permettant de déterminer si ces objectifs ont été atteints. Cela peut inclure des évaluations avant et après la formation, des exercices pratiques et un suivi continu des performances. Les organisations doivent également recueillir les commentaires des participants à la formation afin d'identifier les domaines à améliorer et de s'assurer que la formation reste pertinente et intéressante.
Une formation de mise à jour régulière est essentielle pour maintenir la sensibilisation et tenir les employés informés des changements en matière de risques, de politiques et de procédures. La fréquence de la formation de mise à jour doit être basée sur le niveau de risque associé aux différents rôles et le taux de changement dans l'environnement opérationnel de l'organisation. Les postes à haut risque peuvent nécessiter des mises à jour annuelles, voire plus fréquentes, tandis que les postes à faible risque peuvent nécessiter des formations de mise à jour moins fréquentes.
La documentation des activités de formation est essentielle pour satisfaire aux exigences de déclaration prévues par la loi et démontrer la conformité aux obligations réglementaires. Les organisations doivent conserver des registres sur le contenu des formations, la participation, les résultats des évaluations et les mesures d'efficacité. Cette documentation doit être régulièrement examinée afin d'identifier les tendances et les possibilités d'amélioration des programmes de formation.
L'intégration de la formation à d'autres activités de conformité permet de garantir que les acquis sont renforcés et mis en pratique. Cela peut inclure l'intégration des considérations relatives au travail forcé et au travail des enfants dans les évaluations de performance, le lien entre la formation et les opportunités de développement de carrière, et la mise en place d'une communication continue qui renforce les messages de la formation. Une communication régulière de la part des cadres supérieurs sur l'importance de ces questions contribue également à maintenir l'attention et l'engagement au sein de l'organisation.