Utiliser des enquêtes dynamiques pour communiquer efficacement sur la conformité
L'un des grands défis auxquels sont confrontées toutes les équipes chargées de la conformité ou des ressources humaines consiste à mobiliser les employés et les parties prenantes. Nous savons que des employés heureux et motivés contribuent au succès de l'entreprise. Comment pouvons-nous donc mobiliser les employés afin de promouvoir une culture éthique et de conformité ?
Plusieurs éléments importants sont nécessaires pour créer une culture, mais le plus important est la communication. Qu'elle soit formelle ou informelle, la communication est essentielle pour construire ou changer la culture d'une organisation.
De nombreuses entreprises adoptent une approche erronée pour instaurer une culture de conformité : la conformité commence parles personnes, pas par la paperasse. Par exemple, une entreprise pharmaceutique dont la majorité des dirigeants avaient été condamnés pour corruption et pots-de-vin a tenté de regagner la confiance du marché en mettant en place des initiatives de conformité. Le nouveau PDG a consulté un grand cabinet d'avocats afin d'élaborer un cadre de conformité composé principalement de politiques sur papier, pensant que cela prouverait l'engagement de l'entreprise en faveur de l'intégrité et de la lutte contre la corruption. Malheureusement, comme des signaux d'alerte avaient été déclenchés dans le passé, il était beaucoup plus difficile de s'en débarrasser. Le simple fait que les règles aient changé ne signifiait pas nécessairement que la culture avait changé, d'autant plus que l'affaire de corruption impliquait l'équipe de direction. Ce que le PDG avait oublié, c'est que la conformité ne s'obtient pas sur le papier, mais dans la culture.
Alors, quelle est la meilleure façon de changer ou de créer une culture ?
Changer une culture qui est ancrée dans une organisation depuis de nombreuses années demande beaucoup de travail. Si des politiques claires et efficaces, ainsi que des systèmes qui les soutiennent, sont essentiels, c'est la communication bidirectionnelle entre l'entreprise et les employés qui sera le véritable moteur du changement.
Une étape cruciale dans la création d'une culture consiste à évaluer (et à réévaluer constamment) la culture actuelle et les niveaux d'engagement au sein de l'organisation. Il existe une multitude de méthodologies et d'indicateurs pour mesurer et suivre ces éléments. Mais le véritable objectif n'est pas de mesurer ou de suivre, mais de déterminer ce que vous devez changer pour orienter les gens dans la bonne direction. Vous avez donc besoin d'un outil qui vous aide à y parvenir.
Cinq conseils pour utiliser les outils d'enquête afin de créer une culture et rendre vos initiatives de conformité plus efficaces
1. Rendez vos initiatives et vos politiques plus pertinentes pour votre public.
Les employés (et en réalité tous les publics) sont plus engagés lorsque les sujets les concernent. Par exemple, si une nouvelle politique récompensant les employés ayant cinq ans d'ancienneté était mise en place, le niveau d'engagement des employés qui allaient bientôt bénéficier de cet avantage serait naturellement plus élevé que celui des nouveaux arrivants. Cela dit, si votre initiative vise à créer et à développer une culture anti-corruption et que vous avez publié une nouvelle politique en matière de cadeaux, de voyages et de divertissements, vous devez non seulement communiquer le contenu de cette politique (limites budgétaires, choses à faire et à ne pas faire, etc.), mais aussi inclure des scénarios concrets qui sont pertinents pour les rôles et responsabilités de chaque employé au sein de l'organisation. Sans exemples pratiques, les politiques n'auront aucun effet sur les changements de culture et de comportement.
Si votre outil d'enquête ou de communication est suffisamment sophistiqué, le filtrage du contenu par employé peut facilement être intégré en interne.
2. Test de validation et d'engagement accru
Il est bien connu que les apprenants retiennent plus longtemps et mieux ce qu'ils ont appris s'ils sont immédiatement interrogés à ce sujet. Les quiz et les éléments ludiques ne sont pas seulement utiles pour favoriser l'engagement et la mémorisation, ils permettent également de vérifier de manière mesurable l'efficacité avec laquelle un message a été communiqué et compris.Des outils d'enquête de bonne qualitévous permettent de créer facilement des quiz et des éléments ludiques, et de fixer des délais pour les réaliser.
3. Recueillir des commentaires anonymes pour favoriser l'amélioration
Offrir aux répondants la possibilité de rester anonymes est un excellent moyen d'obtenir des commentaires francs et honnêtes. Si vous n'utilisez pas une plateforme d'enquête qui permet aux répondants de rester totalement anonymes, vous devrez consacrer beaucoup de temps à instaurer la confiance dans la plateforme.
4. Élargir l'audience des employés aux tiers, aux clients et aux investisseurs
Si vous êtes responsable des ressources humaines ou chargé de la conformité et que vous devez promouvoir un changement de culture en encourageant les gens à s'exprimer, vous devez vous montrer plus proactif et toucher davantage de communautés, non seulement les employés, mais aussi les tiers, les clients, les investisseurs, les freelances, les fournisseurs, etc.
Utilisez un outil d'enquête qui vous permet d'élargir vos canaux de communication afin de couvrir l'ensemble de votre écosystème sans frais supplémentaires. Vous pouvez ensuite vérifier si la culture que vous êtes en train de construire inspire confiance à l'extérieur.
5. Analyser, surveiller et améliorer
Enfin, vous devez analyser fréquemment les réponses, en tenant compte à la fois de la situation dans son ensemble et des détails.
Idéalement, votre outil d'enquête comprendra un tableau de bord qui vous permettra de voir les réponses en temps réel et d'apporter des modifications de manière plus proactive.