Programme de dénonciation : votre rôle en tant que membre du conseil d'administration

Si vous êtes membre du conseil d'administration d'une entreprise qui dispose d'un programme de dénonciation, vous avez un rôle à jouer et il est important que vous compreniez vos obligations.

Si vous n'êtes pas membre du conseil d'administration, mais que vous êtes responsable d'un programme, cet article peut tout de même vous être utile en tant que guide de formation pour aider les directeurs à comprendre leur rôle.

Jusqu'à présent, peu d'éléments aidaient réellement les administrateurs à connaître leurs obligations spécifiques en matière de programme de dénonciation au sein de l'entreprise. Les administrateurs se fiaient généralement à leur intuition pour superviser le programme et définissaient leurs propres priorités afin de donner des orientations stratégiques à la direction pour le financement du programme. La bonne nouvelle, c'est que nous disposons déjà de lignes directrices spécifiques sur la manière dont un administrateur doit soutenir le programme de dénonciation.

Utilisation des directives ISO relatives à la dénonciation

Fin 2021, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a officiellement adopté la norme internationale ISO 37002 – Systèmes de gestion des signalements – Lignes directrices (Lignes directrices ISO sur les signalements). Les Lignes directrices ISO sur les signalements sont désormais disponibles et vous pouvez vous en procurer une copie sur lesite web de l'ISOde votre pays moyennant une modique somme.

Les lignes directrices ISO sur la dénonciation sont le premier guide complet destiné aux entreprises qui exploitent des systèmes de gestion des dénonciations. Elles fournissent des conseils aux organisations pour créer des systèmes de gestion des dénonciations fondés sur les principes de confiance, d'impartialité et de protection. Ces lignes directrices sont adaptables et leur utilisation variera en fonction de la taille, de la nature, de la complexité et de la juridiction des activités de l'organisation.

Le respect des lignes directrices ISO relatives à la dénonciation peut aider une organisation à améliorer sa politique et ses procédures existantes en matière de dénonciation, ou à se conformer à la législation applicable en la matière.

Que disent les lignes directrices ISO sur la dénonciation concernant le rôle des administrateurs dans le programme de dénonciation ?

Les lignes directrices ISO comportent deux sections importantes qui traitent du rôle du leadership et de la gestion. Elles stipulent que l'organe directeur (c'est-à-dire le conseil d'administration ou le plus haut niveau de l'organisation qui est de nature stratégique et qui supervise la gestion globale des risques) doit faire ce qui suit :

Les dix questions essentielles qu'un membre du conseil d'administration doit poser au sujet du programme de dénonciation

En tant que membre du conseil d'administration, voici les questions que vous pourriez poser à votre direction ou aux responsables du programme afin d'en savoir plus sur le programme de dénonciation et de répondre aux exigences des directives ISO en matière de dénonciation.

1. Avez-vous défini des objectifs pour un système efficace de gestion des signalements ? Quels sont ces objectifs ? Y a-t-il des responsables clairement désignés et des délais précis pour atteindre ces objectifs ? Comment savoir si les objectifs ont été atteints ? Quels sont les critères de réussite ?
2. Comment surveillez-vous les objectifs ? Demandez-vous à l'équipe de rendre régulièrement compte au conseil d'administration (ou à un comité) de la réalisation des objectifs ? L'accent est-il mis sur la mesure de ces objectifs ? Existe-t-il une image claire qui montre chaque objectif et dans quelle mesure il est sur le point d'être atteint ?
3. Le conseil d'administration a-t-il officiellement approuvé la politique de dénonciation de l'organisation ? Cette approbation est-elle consignée (par exemple dans le procès-verbal de la réunion) ? La date d'approbation et les noms des administrateurs ayant donné leur accord sont-ils indiqués sur le document d'approbation ?
4. En tant que conseil d'administration, avons-nous efficacement communiqué notre approbation du programme à la direction et à l'ensemble de l'entreprise ? Les messages concernant son existence, son importance et son utilisation sont-ils clairs pour tout le monde ? Cette communication a-t-elle été suivie et conservée avec la documentation relative au programme ? À quand remonte la dernière fois où vous avez communiqué l'approbation du conseil d'administration ? Les communications sont-elles suffisamment régulières ?
5. Comment avez-vous démontré votre engagement en adoptant la politique et le système de gestion des signalements ? En avez-vous parlé lors de forums du personnel ou d'assemblées générales ? Avez-vous pu discuter de l'existence de cette politique avec les principaux actionnaires et les rassurer sur son existence et votre soutien à celle-ci ? Avez-vous vérifié par vous-même si le système fonctionne réellement ?
6. Comment avez-vous été informé du programme ? Recevez-vous des mises à jour régulières sur le contenu et le fonctionnement du système de gestion des signalements de l'organisation ? Ces mises à jour sont-elles programmées à des intervalles appropriés et les informations fournies sont-elles suffisantes ? Estimez-vous que les informations sont complètes et que les exigences des lignes directrices ISO en matière de signalement sont respectées ?
7. Pensez-vous que les ressources disponibles sont suffisantes et adaptées pour garantir le bon fonctionnement du système de gestion des signalements ? Avez-vous écouté les commentaires de l'équipe concernant ses besoins en ressources ? Vous êtes-vous assuré que les budgets nécessaires sont alloués et protégés contre toute réduction des effectifs ou des programmes qui pourrait empêcher l'entreprise de respecter ses engagements ?
8. Avez-vous vérifié que les personnes chargées de gérer le programme possèdent les compétences requises ? Ont-elles suivi une formation sur les directives ISO relatives à la dénonciation et sur le fonctionnement des programmes de dénonciation ? Comprennent-elles leurs obligations en matière de confidentialité, de respect de la vie privée et d'indépendance ? Sont-elles hautement qualifiées, compétentes et agissent-elles de manière équitable aux yeux de tout lanceur d'alerte ?
9. Avez-vous exercé une surveillance adéquate de la mise en œuvre, de l'intégrité et de l'amélioration du système de gestion des signalements de l'organisation ?
10. Voyez-vous des preuves que le programme est en cours d'amélioration ? Avez-vous examiné des plaintes ? Avez-vous fait appel à une personne indépendante pour examiner le programme et fournir une analyse des lacunes par rapport aux lignes directrices ISO en matière de dénonciation ?

Si votre direction générale peut répondre positivement à toutes ces questions, il est probable que le conseil d'administration ait exercé ses fonctions conformément aux lignes directrices ISO en matière de dénonciation et que l'organisation dispose d'un programme de dénonciation complet et efficace.

Si vous êtes responsable d'un programme, pouvez-vous affirmer sans hésitation que votre conseil d'administration répond à toutes les exigences ? S'il apparaît clairement qu'il reste encore du travail à accomplir, la priorité serait que le conseil d'administration approuve l'octroi de ressources adéquates. Il n'y a rien de mieux que d'avoir le soutien du conseil d'administration en matière de ressources. Si la direction réduit le budget à un niveau qui ne vous permet pas de gérer efficacement le système de signalement, jouez la carte du « conseil d'administration et de la direction ». Cela suffit à justifier le respect des directives ISO en matière de signalement.

Comment en savoir plus

Les lignes directrices ISO relatives à la dénonciation peuvent être achetées dans les boutiques ISO de chaque pays. Consultez lesite Web de l'ISOpour plus de détails.

Si vous souhaitez créer votre programme à partir de zéro ou obtenir des conseils sur les directives ISO relatives à la dénonciation, veuillez nous contacterici.

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