撰寫清晰網站合規聲明之十五項要點
全球各國政府皆對企業實施監管。部分法規條文詳盡明確——其規定的義務清晰可辨，合規狀態非合乎即不合乎。在這些較為單純的監管情境中，政府會設置監管機構監督要求履行，至少在理論上應能確保合規。而在其他情況下，除標準備用機制——政府檢察機關外並無專責監管者，而檢方是否監管此類事務，取決於其工作重點、工作量及執行能力。 我們在英國和澳大利亞等國可見此類立法模式：即使存在監督特定法規的「監管機構」，主要起訴職能仍歸屬檢察機關。這意味著法規違規行為未必會成為起訴對象。
越來越常見的現象是，政府試圖透過「軟性監管」來規範特定領域，這類法規更接近政策性質，僅要求企業提交合規報告。政府既不實際執行法規，也不主動追究違規行為，而是將法律條文設計成「人人都能輕鬆申報合規」，再將違規企業的揭露工作交由媒體與社會大眾完成。 此現象可見於永續發展與人口販運法規等領域，相關法律要求企業發布年度報告，說明其對既定法規的遵循狀況。
遺憾的是，基於「網站報告」的合規倡議，未必能實質推動企業邁向真正的合規。網站合規報告往往充滿理想色彩——精心撰寫以彰顯「合規工作持續推進」，卻對何時能達成全面合規極為謹慎。有些報告僅以一段文字敷衍了事，僅僅是為了「打勾」完成合規程序。
偶爾，精明的記者可能會發現報告中的漏洞，進而掀起一場「媒體審判」式的報導風波。因此企業必須確保每份報告內容清晰明確，既能讓媒體理解，也能讓社會大眾（即主要受眾）理解，同時在傳達充分資訊的同時避免過度透露。
對於任何想起草這類聲明的人，以下是十五項首要考量事項。
1. 淺白英語
身為律師，我們往往會把事情搞得更複雜。最優秀的報告是由非專業人士為非專業人士撰寫的。請讓您的行銷團隊以人人都能理解的語言撰寫報告。雖然監管機構可能會閱讀這份報告，但主要受眾將是媒體、客戶、潛在客戶以及社會大眾。
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3. 用簡單的語言解釋業務，讓人們理解背景脈絡
在許多情況下，您需要報告的特定法規可能並未直接適用於您的業務。此刻正是您清晰闡述業務的良機：將業務與法規規範的活動建立連結，並表明「此處並無特殊之處」。報告固然需準確反映企業實況與營運內容，但請盡量以最簡潔的措辭撰寫。
4. 將合規性融入企業價值觀與使命宣言
若您旨在遵守特定義務或法規，請將此合規性融入企業價值觀、使命及ESG目標之中。 闡述貴公司對道德、誠信與標準的整體方針，再將此議題納入其中進行討論。您需要傳達的核心訊息是：這正是貴公司成為具備高度誠信與堅實ESG價值觀企業的整體計畫環節。切勿讓訊息流露出「我們僅提供最低限度資訊以滿足要求，且被迫撰寫如此多內容令我們深感困擾」的態度。
5. 切勿僅僅總結您的政策
許多企業認為，只要列出其針對該議題的政策聲明，便足以滿足多數法律要求。這好比制定反人口販運政策後宣稱「我們有政策了，一切正常，沒什麼好看的！」——然而眾所周知，要真正符合反人口販運或現代奴役等議題的規範，必須建立全面的合規計畫，最好遵循ISO 37003等公認的合規框架。
6. 談談團隊
成功的報告應包含負責籌備計畫或倡議的團隊詳情，包括外部利益相關者。這顯示問題真實存在，正由實際人員積極處理，且這些倡議擁有明確的「負責人」。
7. 以淺白語言解釋法律的義務
並非所有人都清楚法律的義務。事實上，人們對法律的期待可能遠超其實際範圍。某些利益相關者或許需要了解法律涵蓋的內容，才能為您的報告提供更全面的視角。
8. 著重於風險評估，並說明該問題如何影響貴公司
重要的是要證明您已針對每個問題進行了扎實的風險評估，並說明其如何適用於貴公司。例如，僅與特定大型且極有限供應商往來的銀行，其供應鏈中的人口販運風險便相當低。請明確標示哪些領域屬於低風險，讓讀者理解為何您不會在這些風險區域投入大量時間。 同樣地，必須明確標示高風險領域並闡明應對措施。當有人（而這必然會發生）指責貴公司未妥善處理風險時，風險評估報告將成為您的防禦依據。關鍵在於展示風險評估的執行方式、風險考量要素及排序邏輯。同時需證明風險評估至少每年進行一次，並在情勢變動時重新審視相關議題。
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10. 討論您已採取的步驟
人們渴望看到進展。他們希望確認這並非流於形式的「打勾式」作業，而是真正推動符合監管合規要求的實質進展。 請勇於舉例說明您在風險評估後採取的具體行動。務必詳述您正在執行的實質步驟，而非僅提供「我們將對供應商進行盡職調查」或「我們將在供應商合約中加入條款」這類籠統的回應。
11. 分享時間軸與「從優秀到卓越」的訊息
如同多數事物，合規是項漸進的行動。對此保持誠實，既要展現你認為表現良好的領域，也要呈現那些已臻卓越的成果。「從優秀到卓越」的概念是條人跡罕至的道路，多數人都能理解。你並非在說事情很糟，而是承認仍有進步空間——承認失敗與把握改進機會之間，僅有細微之差。
12. 透過稽核結果驗證觀察結果
最令人印象深刻的報告顯然遵循一套合規框架，要求對現有管控措施進行監測與測試。人們希望看到貴公司宣稱的措施確實有效。 聲稱與供應商簽訂了反人口販運條款固然很好，但請提供具體數據，例如：「定期合約審查顯示，截至2021年6月，86%的合約已納入相關條款，我們計劃在2021年底前將比例提升至95%。」這能證明貴公司確實追蹤、核查並驗證所宣稱的執行步驟。 另一範例可聚焦稽核作業：「今年我們對八家關鍵供應商進行稽核，檢視其系統與合規計畫，並與高階主管會晤。多數稽核成效卓著且互動積極，改善事項已完整記錄並排入後續追蹤時程表。」
13. 包含顯示關鍵領域年同比變化的圖表
年度報告固然重要，但若能呈現年度間的差異變化，其價值將更顯卓越。關鍵指標是否有所提升？透過顯示年同比變化的關鍵指標圖表，不僅能讓讀者輕鬆理解，更能為其帶來極高的參考價值。
14. 納入合規報告的相關細節
包含吹哨者報告及相關調查的文件，若可行應呈現調查結果。儘管調查進行中時可能較為困難，但貴單位願意揭露缺失或問題的態度，正是計畫運作有效的有力佐證。
15. 談談來年的重點關注領域
提出前瞻性聲明，以表明本報告僅是整個合規計畫的瞬間快照，且貴方持續投入資源以達成並提升各項義務的合規水準。展望未來並為重點領域提供方向指引，將是絕佳的開端。