Compliance-Offenlegungen mobil machen
Jeder Compliance-Beauftragte weiß, dass Aufsichtsgremien, Geschäftsleitung und Mitarbeiter oft verpflichtet sind, mehrmals im Jahr Offenlegungen vorzunehmen. Die Offenlegungen betreffen zwar verschiedene Themen, aber das gemeinsame Ziel besteht darin, von jemandem die Zusicherung zu erhalten, dass etwas geschehen ist (oder nicht geschehen ist).
Offenlegungen sind für Compliance-Beauftragte und andere Personen unerlässlich, um die Zusicherungen zu untermauern, die sie weiter oben in der Hierarchie machen. Betrachten Sie jede Offenlegung als einen Teil der Beweisunterlagen, die eine umfassendere Darstellung rechtfertigen, die gegenüber einer höheren Funktion abgegeben werden muss.
Für die meisten Unternehmen sind die häufigsten Arten von Offenlegungen:
- Offenlegung vonInteressenkonflikten, wenn jemand aufgefordert wird, anzugeben, ob tatsächliche oder potenzielle Interessenkonflikte bestehen (z. B. wenn ein Familienmitglied als Lieferant für das Unternehmen tätig ist)
- Offenlegungen im Zusammenhang mitVerkäufen, wenn Vertriebsmitarbeiter erklären, dass sie keine Verkaufsrichtlinien verletzt haben – diese können Zusagen außerhalb von Verträgen, Nebenabreden, Versprechen von kostenlosen Produkten, Sonderpreisen für zukünftige Produkte oder Probleme umfassen, die zu Herausforderungen bei der Umsatzrealisierung führen können (wenn es beispielsweise Vereinbarungen gibt, die die Rückgabe unverkaufter Produkte ermöglichen).
- Finanzangabenvon Führungskräften, dass das Unternehmen nach bestem Wissen und Gewissen alle relevanten Sachverhalte in seinen Abschlüssen offengelegt hat und dass die Abschlüsse korrekt sind, oder Angaben zu Rückstellungen oder Rücklagen und zur Richtigkeit der Bewertungen
- Offenlegung von Insidergeschäftendurch Mitarbeiter über Investitionen in Unternehmen, mit denen ihr Arbeitgeber in Verbindung steht oder Geschäfte tätigt, in erster Linie um den Missbrauch von Informationen zu verhindern, die der Mitarbeiter möglicherweise aufgrund seiner Position erhalten hat, und um sicherzustellen, dass er diese Informationen nicht nutzt, um aus seinen Investitionen Profit zu schlagen.
- Offenlegungen zuProdukten, die mit Aspekten wie der Vertraulichkeit neuer Veröffentlichungen oder der Kenntnis von Mängeln oder Problemen, die bei Kunden aufgetreten sind, in Zusammenhang stehen.
Die oben genannten Offenlegungen werden aus verschiedenen Gründen verlangt.
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Die Herausforderung beim Umgang mit Offenlegungen
Viele Unternehmen versuchen, Offenlegungen mit einem veralteten Umfrage-Tool zu verwalten. Sie greifen dabei möglicherweise sogar auf Papierformulare oder E-Mail-Umfragen zurück. Dies sind keine guten Lösungen für die Erfassung von Informationen und auch nicht für die Speicherung, Nachverfolgung und Berichterstattung dieser Informationen. Viele Umfrage-Tools sind zudem umständlich zu bedienen, wenn man sie über den Browser eines Mobiltelefons nutzt, und viele erlauben keine „passiven” Umfragen, bei denen die Umfrage möglicherweise ein Jahr oder länger liegen bleibt, bevor sie verwendet werden muss. Die Nachverfolgung der Befragten ist oft mit Herausforderungen verbunden.
Wie kann Speeki helfen?
Speeki ist eine App-basierte Plattform für Compliance-Beauftragte zur Verwaltung ihrer Compliance-Anforderungen. Die Speeki-Plattform und die Speeki-App ermöglichen die Erstellung und Bereitstellung von Fragebögen zur Offenlegung. Sie können alles von einfachen Anfragen mit einer Frage bis hin zu komplexen Fragebögen mit mehreren Fragen und mehreren Antwortmöglichkeiten verarbeiten. Administratoren der Speeki-Plattform können beliebig viele Fragebögen zur Offenlegung erstellen und veröffentlichen.
Offenlegungen können „aktiv“ oder „passiv“ sein. Passive Offenlegungsanfragen müssen vierteljährlich oder jährlich erfolgen, unabhängig davon, ob die Befragten etwas offenzulegen haben. Aktive Offenlegungen stehen dem Benutzer immer dann zur Verfügung, wenn er etwas Offenzulegen hat. Beide Modelle sind über die Speeki-Plattform verfügbar.
Um Angaben zu machen, melden sich Nutzer einfach bei der kostenlosen und herunterladbaren Speeki-App an, klicken auf die gewünschte Angabe und drücken auf „Senden“. Dank moderner Technologie wird der ausgefüllte Bericht an das Fallmanagementsystem von Speeki gesendet, wo der Administrator die Antwort überprüfen und gegebenenfalls erforderliche Maßnahmen ergreifen kann.
Wenn Sie Hilfe beim Erstellen, Versenden oder Verbreiten von Offenlegungsfragebögen benötigen, lassen Sie es uns wissen. Die Speeki-Plattform ist eine großartige Lösung fürdie Veröffentlichung und Verwaltung von Offenlegungen, und das Speeki-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.