La puissance d'un système de gestion : s'appuyer sur les fondements politiques
Un système de gestion s'appuie sur les fondements politiques et met en place une structure complète permettant d'atteindre les résultats souhaités. Il ne s'agit pas simplement d'un document, mais d'un cadre dynamique qui garantit une mise en œuvre cohérente, une amélioration continue et une gestion efficace des risques.
Voici comment un système de gestion va au-delà d'une simple politique :
- Établir un cadre clair :un système de gestion définit une approche structurée avec des rôles et des responsabilités clairs pour les différents services et individus. Cette clarté favorise la responsabilisation et garantit que chacun comprend son rôle dans la réalisation des objectifs de la politique.
- Processus et procédures :un système de gestion traduit le « quoi » de la politique en « comment » concrets en établissant des processus et des procédures. Ces instructions détaillées guident les employés à travers les étapes nécessaires pour se conformer à la politique et atteindre les résultats souhaités.
- Allocation des ressources :Le système de gestion alloue les ressources nécessaires, notamment en termes de personnel, de budget et de technologie, afin de soutenir la mise en œuvre réussie et le maintien continu de la politique.
- Communication et formation :Des programmes de communication et de formation efficaces garantissent que les employés comprennent la politique, les procédures pertinentes et leurs responsabilités individuelles au sein du système de gestion.
- Suivi, évaluation et amélioration :Le système intègre des mécanismes permettant de contrôler le respect de la politique et d'en mesurer l'efficacité. Des examens et des audits réguliers permettent d'identifier les domaines à améliorer, ce qui conduit à un perfectionnement continu du système de gestion.
- Gestion des risques :un système de gestion robuste tient compte des risques potentiels liés à la mise en œuvre des politiques et définit des stratégies d'atténuation. Cela garantit que le système reste adaptable et efficace face à des défis imprévus.
Exemples : De la politique à des systèmes de gestion performants
Prenons deux exemples pour illustrer la différence :
- Politique de confidentialité des données :cette politique décrit l'engagement d'une organisation à protéger les données des utilisateurs. Cependant, un système de gestion de la confidentialité des données va au-delà. Il établit des procédures pour la collecte, le stockage et le contrôle d'accès aux données. Il alloue des ressources pour la formation à la sécurité des données et alloue un budget pour les logiciels de sécurité nécessaires. Le système comprend des processus permettant d'identifier et d'atténuer les violations de données, ainsi que des audits réguliers pour garantir le respect des réglementations en matière de confidentialité des données.
- Système de gestion anti-corruption :une politique anti-corruption peut énoncer l'engagement de l'organisation à ne jamais verser de pots-de-vin pour remporter des contrats. Mais un système de gestion anti-corruption tel que la norme ISO 37001 fournit un cadre structuré. Il décrit les processus d'évaluation des risques, d'adhésion des dirigeants, de sensibilisation, de communication, de formation, de définition des objectifs, des buts, des actions, de diligence raisonnable, d'évaluation des transactions, d'approbation des cadeaux et des divertissements. Le système intègre des procédures opérationnelles ainsi que des processus de gestion des non-conformités et d'amélioration continue. Il alloue des ressources à la formation à la qualité et met en place des mécanismes de suivi et d'évaluation de l'efficacité des contrôles internes.
Les avantages d'une approche systémique de gestion
Investir dans un système de gestion robuste offre de nombreux avantages par rapport au simple recours à des politiques :
- Amélioration de l'efficacité et de l'efficience :des processus et des procédures clairs rationalisent les opérations et garantissent une mise en œuvre cohérente de la politique.
- Gestion améliorée des risques :en identifiant et en atténuant de manière proactive les risques liés à la mise en œuvre des politiques, le système garantit une meilleure gestion des problèmes potentiels.
- Amélioration continue :un suivi et une évaluation réguliers permettent d'affiner en permanence le système afin d'optimiser ses performances et de l'adapter à l'évolution des besoins.
- Conformité démontrée :un système de gestion bien défini fournit des preuves vérifiables de l'engagement d'une entreprise à traiter des questions spécifiques, facilitant ainsi la conformité aux réglementations ou aux normes industrielles.
- Engagement accru des employés :des instructions claires et des ressources dédiées permettent aux employés de mettre en œuvre efficacement les directives politiques et de contribuer à l'amélioration continue.
- Certifications :des organismes de certification agréés tels que Speeki Europe peuvent certifier votre entreprise selon le système de gestion et délivrer des certificats de conformité.
Conclusion : bâtir une culture d'excellence durable
Une politique est une première étape cruciale, mais ce n'est qu'un début. Pour créer un jardin florissant de changements positifs, les organisations doivent mettre en place un système de gestion.