La fraude se manifeste rarement de manière évidente. La norme ISO 37003 vous fournit le cadre nécessaire pour la détecter.

La mise en place d'un système de lutte contre la fraude conforme à la norme ISO 37003 commence par l'identification des points vulnérables de votre organisation face à la fraude. La première étape consiste à réaliser une évaluation des risques de fraude : identifier les risques de fraude internes et externes dans l'ensemble des activités, des juridictions et des relations avec les partenaires commerciaux, puis évaluer la manière dont ces risques sont actuellement maîtrisés.

Cette évaluation met souvent en évidence des contrôles conçus pour détecter les erreurs plutôt que la dissimulation délibérée, une séparation des fonctions insuffisante, une capacité de détection limitée et l'absence de responsabilité clairement définie en matière de risque de fraude.

La norme ISO 37003 fournit un cadre structuré permettant de regrouper ces éléments : évaluation des risques de fraude, mise en œuvre de contrôles préventifs et de détection, mise en place de mécanismes de signalement et définition de procédures claires d'intervention et de remédiation.

Les organisations adoptent la norme ISO 37003 pour des raisons évidentes : réduire les pertes liées à la fraude, renforcer les contrôles dans les domaines à haut risque, rassurer les conseils d'administration et les investisseurs, et démontrer aux autorités de régulation et aux partenaires qu'elles gèrent de manière proactive les risques de fraude.

La durée dépend de la taille de l'organisation, de la complexité des opérations et du niveau de maturité des contrôles existants. Les avantages vont au-delà de l'évaluation elle-même : réduction des pertes, détection plus précoce et renforcement de la confiance des conseils d'administration, des investisseurs et des autorités de régulation.

Une lutte efficace contre la fraude ne se limite pas à des politiques écrites : elle nécessite des personnes capables d’identifier les risques de fraude et de mettre en œuvre des contrôles permettant de la dissuader et de la détecter. Les collaborateurs des services financiers, des achats, de l’audit interne, des opérations et de la direction doivent disposer de compétences pratiques pour évaluer les risques de fraude, concevoir des contrôles, repérer les signaux d’alerte et réagir de manière appropriée. Les formations génériques à la conformité permettent rarement de développer ces compétences.

Speeki propose des programmes de formation ciblés sur la norme ISO 37003, conçus pour développer de véritables compétences en matière de gestion des risques de fraude. Chaque élément de la norme est abordé à travers des scénarios concrets, des exemples spécifiques à chaque secteur et des exercices pratiques.

Les participants acquièrent une expérience pratique dans les domaines suivants :

• réaliser des évaluations des risques de fraude pour l'ensemble des activités et des partenaires
• concevoir des contrôles préventifs tels que la séparation des fonctions et les limites d'autorisation
• mettre en place des contrôles de détection et un suivi des signaux d'alerte
• mettre en place des mécanismes de signalement des cas de fraude présumés
• planification des mesures d'intervention, d'enquête et de remise en état
• instaurer une culture d'intégrité qui dissuade la fraude

Les programmes approfondis comprennent des modules consacrés au risque de fraude impliquant des tiers, à l'articulation avec les enquêtes et à la préparation des audits de contrôle de la fraude.

Cette formation permet à vos collaborateurs de mettre en œuvre de manière autonome des contrôles anti-fraude et de réagir de manière cohérente aux signaux d'alerte, ce qui réduit ainsi la dépendance à long terme vis-à-vis de consultants externes. La formation est dispensée sur site ou à distance et adaptée à votre secteur d'activité et à votre profil de risque.

La norme ISO 37003 repose sur une approche de la fraude fondée sur les risques, qui consiste à concentrer les contrôles là où la fraude est la plus probable et la plus préjudiciable. L'intensité des contrôles mis en place doit refléter le risque réel de fraude associé à chaque activité, et non traiter tous les processus de la même manière.

Une société de services financiers et un fabricant sont confrontés à des priorités très différentes en matière de fraude – fraude liée aux transactions et à l'identité d'une part, fraude liée aux achats et aux stocks d'autre part –, mais tous deux peuvent mettre en place des contrôles efficaces en traitant de manière appropriée leurs propres risques de fraude majeurs.

Pour hiérarchiser les contrôles, il est nécessaire de procéder à une évaluation systématique des éléments suivants :

• la probabilité et l'impact potentiel de chaque stratagème frauduleux
• la vulnérabilité des processus face à la dissimulation et à la collusion
• exposition via des tiers et des partenaires commerciaux
• l'efficacité des contrôles préventifs et de détection existants

Les domaines à haut risque exigent une séparation rigoureuse, des contrôles d'autorisation stricts, une surveillance active et un suivi de la direction. Les domaines à faible risque nécessitent des contrôles proportionnés qui garantissent l'intégrité sans imposer de charge inutile.

Cette approche axée sur les risques doit s'appliquer à l'ensemble du système : les contrôles doivent se concentrer sur les domaines où le risque de fraude est le plus élevé, la surveillance doit cibler les processus les plus vulnérables et l'examen par la direction doit se concentrer sur les risques de fraude significatifs. Une réévaluation régulière permet de garantir l'efficacité du système à mesure que les opérations, les stratagèmes et les partenaires évoluent.

Pour démontrer l'efficacité d'un système de contrôle de la fraude, il importe moins de n'avoir jamais été confronté à des cas de fraude que de s'être préparé de manière rigoureuse afin de remédier aux faiblesses du système avant toute évaluation indépendante.

Les organisations investissent souvent dans des politiques pour finalement se heurter à des problèmes qui auraient pu être évités : des évaluations des risques de fraude incomplètes ou obsolètes, des contrôles qui existent sur le papier mais qui ne sont pas appliqués, des capacités de détection insuffisantes et des mécanismes de signalement que personne n'utilise.

Les services d’évaluation préalable proposés par Speeki sont conçus pour éliminer ces risques avant la réalisation d’une évaluation indépendante. Notre analyse des écarts évalue votre système de lutte contre la fraude à l’aune des recommandations de la norme ISO 37003, en identifiant les évaluations des risques incomplètes, les contrôles insuffisants, les défaillances en matière de détection et les lacunes susceptibles de nuire à la confiance.

Nous procédons ensuite à une simulation complète de l'évaluation, qui reproduit fidèlement le processus officiel : examen des évaluations des risques de fraude, test des contrôles et analyse des capacités de détection et de réaction, exactement comme le feraient les évaluateurs. Cela permet de mettre en évidence non seulement les lacunes dans la documentation, mais aussi les faiblesses pratiques : des contrôles contournés, des signaux d'alerte ignorés et des cas de fraude présumés qui ne sont pas signalés à la hiérarchie.

Des recommandations claires et concrètes en matière de mesures correctives permettent d'apporter des améliorations ciblées avant même l'évaluation officielle. Les clients qui recourent à l'accompagnement de Speeki en amont de l'évaluation font généralement preuve de contrôles rigoureux, tout en renforçant leurs capacités de gestion des risques de fraude, ce qui continue à leur apporter de la valeur par la suite.

Les dernières semaines précédant une évaluation ISO 37003 exigent une organisation rigoureuse des éléments justificatifs. L’ensemble de la documentation relative à la lutte contre la fraude doit être mise à la disposition de l’évaluateur : évaluation des risques de fraude, descriptions des contrôles, matrices de séparation des fonctions, registres de surveillance et de détection, mécanismes de signalement, procédures d’intervention et d’enquête, registres de formation, ainsi que les preuves des révisions et des améliorations apportées. Les lacunes ou les contrôles non appliqués sapent la confiance.

Une matrice de référence claire, établissant un lien entre chaque élément de la norme ISO 37003 et les contrôles et éléments probants correspondants, aide les évaluateurs à s'y retrouver efficacement dans le système.

Les entretiens d'évaluation doivent être organisés avec des participants sélectionnés en fonction de leurs responsabilités réelles – généralement des responsables des finances, des achats, de l'audit interne, de la lutte contre la fraude ou de la gestion des risques, ainsi que des cadres supérieurs chargés de la supervision.

Tous les participants doivent bien comprendre ce que les évaluateurs vont examiner. Attendez-vous à des questions détaillées sur la manière dont le risque de fraude est évalué, sur le fonctionnement concret des contrôles préventifs et détectifs, sur la manière dont les soupçons de fraude sont signalés et sur la manière dont l’organisation y répond. Les évaluateurs apprécient la transparence et voient d’un mauvais œil les contrôles qui n’existent que sur le papier. Il est plus efficace de reconnaître les lacunes et d’expliquer les mesures correctives mises en place que de surestimer l’efficacité des contrôles.

L'effort d'évaluation augmente avec la taille de l'organisation, le volume des transactions ainsi que la complexité des opérations et des relations avec les tiers.

L'évaluation selon la norme ISO 37003 suit un processus structuré comprenant les étapes de planification, d'examen et d'évaluation. L'évaluateur définit tout d'abord le périmètre de l'évaluation, puis examine l'évaluation des risques de fraude et le cadre de contrôle afin de vérifier leur conformité avec la norme, avant d'évaluer le fonctionnement concret des contrôles.

Un premier examen permet d'identifier les lacunes en matière d'évaluation des risques, de contrôles ou de détection qui doivent être comblées avant que l'évaluateur puisse mener à bien son évaluation. Les organisations remédient ensuite à ces lacunes et confirment que les contrôles appropriés sont en place.

La phase d'évaluation consiste à examiner le système en détail : elle comprend des entretiens avec les responsables des contrôles, des tests visant à vérifier le fonctionnement des contrôles préventifs et de détection, ainsi que la confirmation que les cas de fraude présumés sont signalés, transmis aux instances supérieures et traités. L'évaluateur examine si les contrôles sont réellement efficaces ou s'ils ne sont que purement formels.

À l'issue de l'évaluation, l'évaluateur rend un avis sur la conformité du système à la norme ISO 37003. Les organisations procèdent généralement à des évaluations périodiques afin de préserver leur crédibilité. La durée globale du processus dépend de la taille de l'organisation, de la complexité des transactions et du niveau de maturité des contrôles en place.

Afin de préserver l'intégrité de l'évaluation, l'accompagnement à la mise en œuvre et l'évaluation indépendante doivent rester distincts. Speeki soutient votre système de lutte contre la fraude grâce à des formations dispensées par des experts et à des solutions technologiques, renforçant ainsi vos capacités sans compromettre l'indépendance des évaluateurs.

Speeki propose des programmes de formation ciblés sur la norme ISO 37003, qui permettent d'acquérir les compétences nécessaires pour interpréter cette norme et mettre en place des contrôles anti-fraude efficaces. Ces formations visent à développer les compétences dans les domaines de la finance, des achats, de l'audit interne et du management, afin que les organisations puissent gérer en interne le risque de fraude sans dépendre à long terme de consultants.

Au-delà de la formation, les organisations ont besoin de systèmes permettant de rendre la lutte contre la fraude reproductible, traçable et vérifiable à grande échelle. La plateforme Speeki Engage® numérise les processus de lutte contre la fraude qui sont généralement gérés manuellement. La plateforme :

• organise les évaluations des risques de fraude pour l'ensemble des activités et des partenaires
• établit un lien entre les risques et les contrôles préventifs et détectifs
• surveille les performances et les indicateurs d'alerte
• gère le signalement des cas de fraude présumée et la prise en charge de ces dossiers
• documente les enquêtes, les mesures correctives et les enseignements tirés
• enregistre les compétences et les formations et tient à jour des pistes d'audit
• fournit des tableaux de bord permettant de visualiser les risques de fraude et l'état des contrôles

Les alertes automatisées réduisent le risque que des contrôles ne soient pas surveillés, que des signaux d'alerte soient ignorés ou que des soupçons ne soient pas signalés à la hiérarchie, ce qui peut entraîner des pertes. La formation, qui renforce les capacités internes, et la technologie, qui permet une surveillance active des contrôles, constituent ensemble une base solide pour la mise en œuvre de la norme ISO 37003 et l'instauration d'une culture d'intégrité.

L'évaluation selon la norme ISO 37003 repose sur des méthodologies structurées, ce qui permet de comparer les tarifs proposés par les différents prestataires. Les principaux facteurs de coût sont les tarifs journaliers des évaluateurs – qui varient selon le prestataire, l'expertise et la région – ainsi que l'effort total requis, qui dépend de la taille de l'organisation et de la complexité opérationnelle.

L'effort d'évaluation dépend du nombre d'employés, du nombre et de la localisation des sites, du volume des transactions, de la complexité des opérations et de l'exposition via des tiers. Une petite organisation disposant d'un seul site nécessite moins d'efforts ; une grande organisation multi-sites, avec des transactions complexes et de nombreux partenaires, en nécessite davantage.

Outre les frais d'évaluation, les organisations devraient prévoir dans leur budget des investissements connexes tels que :

• Formation à la norme ISO 37003 destinée aux équipes chargées des finances, des achats et de l'audit
• renforcer les contrôles préventifs et de détection là où ils sont insuffisants
• des plateformes technologiques telles que Speeki Engage® pour remplacer les systèmes de suivi manuels ou basés sur des tableurs

Les coûts récurrents comprennent les réévaluations périodiques nécessaires au maintien de la crédibilité. De nombreuses organisations estiment que les pertes évitées en matière de fraude et la détection précoce l'emportent largement sur l'investissement. Demander des devis détaillés dès le début permet d'estimer avec précision l'ampleur des travaux et d'établir un budget réaliste.