運用動態調查有效傳達合規要求
任何合規或人力資源團隊面臨的一大挑戰，在於如何有效激勵員工與利害關係人。我們深知，擁有快樂且積極投入的員工能為企業帶來更大成功，那麼該如何激勵員工以推動道德與合規文化？
建立文化需要幾個重要元素，但最關鍵的是溝通。無論正式或非正式，溝通都是在任何組織中建立或改變文化的核心要素。
許多企業在建立合規文化時採取了錯誤方法——合規始於人，而非文件。例如某製藥公司，其管理團隊多數成員曾因貪腐和賄賂被定罪，該公司試圖透過推動合規計劃重獲市場信任。新任執行長聘請大型律師事務所建立合規框架，內容多為紙面政策，以為此舉能證明公司對廉潔與反腐的承諾。 然而，由於過往已埋下警示旗幟，要消除這些疑慮實屬不易。規則的改變未必能帶來文化的轉變，尤其當貪腐案件牽涉高階管理團隊時更是如此。這位執行長忽略了關鍵：合規的實踐不在於文件，而在於文化。
那麼，改變或建立文化的最佳方式是什麼？
要改變組織中根深蒂固多年的文化，需要付出大量努力。雖然清晰有效的政策及配套支援體系至關重要，但企業與員工之間的雙向溝通，才是推動變革的真正動力。
建立企業文化的關鍵步驟，在於評估（並持續重新評估）組織現有的文化氛圍與員工參與度，而衡量追蹤這些指標的方法與量化標準不勝枚舉。但真正的目標並非在於量測或追蹤，而是找出需要改變的關鍵要素，以引導團隊朝正確方向前進——因此你需要一套能協助達成此目標的工具。
運用調查工具建立企業文化並提升合規計畫成效的五項要訣
1. 使您的倡議與政策更貼近受眾需求
員工（以及所有受眾）在議題與自身相關時會更投入。舉例而言，若發布一項獎勵五年資歷員工的新政策，即將受惠的員工參與度自然會高於新進人員。 話雖如此，若貴單位正致力建立反貪腐文化，且剛發布新的禮品、差旅與招待政策，則不僅需闡明政策內容（預算限制、行為準則等），更應納入與每位員工職責相關的實務情境。缺乏具體案例的政策，將難以促成文化與行為的轉變。
若您的調查或通訊工具具備足夠的複雜性，便能輕鬆在內部建置針對每位員工的內容過濾機制。
2. 測試以驗證效果並提升參與度
眾所周知，學習者若能在學習後立即接受測驗，對所學內容的記憶將更持久且深刻。測驗與遊戲化元素不僅有助於提升參與度與記憶持久性，更能提供可量化的驗證，確認訊息傳達與理解的有效程度。優質的調查工具能讓您輕鬆建立測驗與遊戲化元素，並設定完成時限。
3. 收集匿名意見以推動改進
讓受訪者保持匿名是獲取坦率誠實反饋的絕佳方式。若您使用的調查平台無法確保受訪者完全匿名，就必須耗費大量時間來建立平台的可信度。
4. 將受眾範圍從員工擴大至第三方、客戶及投資者
若身為人力資源經理或合規主管，需要透過鼓勵員工發聲來推動文化變革，您必須採取更積極的態度，並觸及更廣泛的群體——不僅限於員工，更應涵蓋第三方、客戶、投資者、自由工作者、供應商等多元群體。
選用一款無需額外費用即可擴展溝通管道、涵蓋整個生態系統的調查工具。如此便能驗證外界是否認同您正在建立的文化。
5. 分析、監控與改進
最後但同樣重要的是，您需要頻繁分析回應內容，既要關注全局，也要留意細節。
理想情況下，您的調查工具應包含一個儀表板，讓您能夠即時查看回應，並更主動地進行調整。