Zu viele Compliance-Tools – welches ist das richtige für Sie?
Das Compliance-Tool – Zaubertrick oder Falle?
Als Compliance-Beauftragter oder Personalmanager legen Sie den Rahmen des Compliance-Programms fest, führen es ein, schulen Ihre Mitarbeiter darin, bewerten es, holen Feedback dazu ein, analysieren dieses Feedback und geben dem Managementteam und dem Vorstand datengestützte Empfehlungen und Aktionspläne. Sie identifizieren Probleme, verbessern die Unternehmenskultur, reduzieren Risiken und helfen Ihrem Unternehmen, die Risiken von rot auf grün zu verschieben.
Möglicherweise haben Sie Ihr Compliance-Management damit begonnen, dass Sie manuell Tabellenkalkulationen durchforstet, verzweifelt nach Dokumenten gesucht, mit Abteilungsleitern gesprochen und schließlich Probleme gefunden – und behoben – haben. Aber schon bald stellte sich heraus, dass es schwierig war, Ihr gesamtes Compliance-Programm manuell zu verwalten und zu überwachen. Da begannen Sie, nach „Compliance-Tools” zu suchen, um Zeit zu sparen und die Leistung Ihres Programms genau zu bewerten.
Aber erfüllt das Compliance-Tool wirklich Ihre Anforderungen? Die Software, die Sie im Laufe der Jahre zur Erleichterung einer Reihe von Aufgaben erworben haben, ist möglicherweise nicht gut miteinander kompatibel. Sie wollten lediglich den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Nachverfolgung vereinfachen, um einen besseren Überblick zu erhalten. Tatsächlich haben Sie nun jedoch ein Gewirr unterschiedlicher Tools, die Informationssilos schaffen und Ihnen den Blick auf die für die Lösung von Problemen erforderlichen Erkenntnisse versperren. Sie wollten lediglich eine „Brieftaube”, die Ihnen Arbeit abnimmt, aber stattdessen haben Sie ein sperriges Auto mit komplizierten Motoren und Getrieben gekauft – und nun müssen Sie lernen, wie man den Gepäckträger benutzt.
Wenn Sie so denken, sind Sie nicht der Einzige. Obwohl die Tools eigentlich dazu dienen, Probleme zu lösen, können sie letztendlich zu mehr Arbeit führen.
Die Fallstricke großer Namen
Wir wissen, dass Compliance-Programme keine Einheitslösung sind. Auch wenn das allgemeine Ziel dasselbe ist und der Rahmen standardisiert ist, hat jede Organisation ihre eigenen Probleme, und die Regeln und Entscheidungen sind nicht identisch. Nur weil ein Tool den größten Marktanteil hat, bedeutet das nicht, dass es für Sie und Ihr Unternehmen das Beste ist – im Gegenteil, es könnte sogar die schlechteste Option für Sie sein. Lassen Sie mich erklären, warum.
- Der „größte Marktanteil“ bedeutet, dass das Unternehmen, das die Lösung entwickelt hat, bereits unzählige bestehende Kunden hat, die es berücksichtigen muss. Die zahlreichen Anfragen in ihrer Entwicklungswarteschlange haben Vorrang vor Ihrer neuen Anfrage. Es ist sehr wahrscheinlich, dass ältere Tools so mit Kundenanfragen ausgestattet wurden, dass Sie am Ende Funktionen erhalten, die für Ihre Bedürfnisse irrelevant oder nicht optimiert sind, unabhängig davon, wie anpassbar und konfigurierbar das Tool angeblich ist.
- Die Regel „alt, aber gut“ gilt nicht für die Technologiebranche. Die Technologiebranche ist die sich am schnellsten entwickelnde Branche, in der ständig neue Programmiersprachen entstehen und jede Woche neue Fähigkeiten und Spezifikationen hinzukommen. Wenn ein Technologieprodukt vor 15 Jahren entwickelt wurde, verwendet es möglicherweise veraltete Technologien, die vom Markt nicht mehr empfohlen werden. Je weiter ein Programm entwickelt wurde, desto schwieriger ist es, den Stack zu ändern und an neue Technologien anzupassen, sodass „Oldies“ Kompromisse erfordern und Einschränkungen mit sich bringen können.
- Wenn der Anbieter seinen Marktanteil durch eine Fusion oder Übernahme erobert hat, ist es unwahrscheinlich, dass seine Lösungen nahtlos integriert werden können – die Zusammenführung verschiedener Tools zu einem einzigen erfordert enormen Zeit- und Arbeitsaufwand, und die Migration ist mit Risiken verbunden. Auch wenn sein Angebot den Anschein erweckt, als würde er eine einzige Lösung anbieten, handelt es sich in Wirklichkeit um einzelne Tools unter derselben Marke.
Die goldene Regel für Technologie-Tools: Je einfacher, desto besser.
Sie möchten Ihre Compliance-Richtlinien und -Programme einführen, Schulungen durchführen, kommunizieren, Feedback einholen und anschließend alles an einem Ort nachverfolgen und dokumentieren.
Lassen Sie uns darüber nachdenken, was Sie wirklich brauchen, um dies zu erreichen.
Eine bidirektionale Kommunikationsplattform, die Ihre Zielgruppen überall und zu einem für sie günstigen Zeitpunkt erreicht.
Es liegt auf der Hand, dass Kommunikation der wichtigste Bestandteil Ihres Compliance-Programms ist. Für eine erfolgreiche Kommunikation müssen Sie in der Lage sein, jederzeit über das Gerät, mit dem Ihre Mitarbeiter am besten vertraut sind, mit ihnen in Kontakt zu treten. Im Idealfall können Sie Ihr Publikum auch über die Mitarbeiter hinaus erweitern. Wenn Sie andere Interessengruppen wie Drittanbieter, Wiederverkäufer, Lieferanten und Ihren Vorstand einbeziehen, können Sie einen größeren Bereich Ihres Programms abdecken. Der Raum und die Verbindung müssen individuell gestaltet sein (nicht wie ein Webportal oder eine Compliance-Website), interaktiv und sicher sein und nach Möglichkeit Anonymität ermöglichen (da wir wissen, dass ein höherer Prozentsatz der Menschen eher bereit ist, sich zu engagieren, wenn sie anonym bleiben können).
Ein Formular- oder Umfrage-Generator, der Ihre Compliance-Initiativen von der Veröffentlichung bis zum Feedback durchführen kann.
Angenommen, Sie müssen während der Pandemie eine überarbeitete Richtlinie zum Homeoffice veröffentlichen, einschließlich vorgeschriebener Aktualisierungen zu Impfungen und zum Tragen von Masken bei der Rückkehr ins Büro. Nachdem Sie die Richtlinie aktualisiert haben, müssen Sie sie an alle Mitarbeiter versenden, damit diese sie durchlesen und unterschreiben können. Außerdem möchten Sie deren Kenntnisstand überprüfen, indem Sie ihnen einen Test oder eine Umfrage zusenden. Anschließend möchten Sie wissen, ob die neue Richtlinie und die neuen Regeln akzeptiert werden, und Feedback und Verbesserungsvorschläge einholen.
Oder Sie möchten alle daran erinnern, Interessenkonflikte offenzulegen, einschließlich einer aktualisierten Richtlinie für Geschenke und des Antragsformulars, damit diese jederzeit griffbereit sind.
Was ist, wenn Sie eine jährliche Umfrage zu Ethik und Compliance durchführen möchten, um die aktuelle Kultur der offenen Kommunikation und die Einstellungen zu analysieren und zu planen, was verbessert werden sollte, um die Kultur zu verbessern?
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Die Wahl des richtigen Lösungspartners für Sie
Die Einarbeitung in eine Plattform kostet Zeit und Geld, daher ist es wichtig, die richtige auszuwählen. Viele Unternehmen wählen einen Anbieter oft aufgrund dessen, was bereits entwickelt wurde. Das mag bequemer erscheinen und Ihren aktuellen Anforderungen entsprechen, aber Sie würden eine Entscheidung auf der Grundlage der Vergangenheit treffen, anstatt vorausschauend zu handeln. Technologische Lösungen, die für die Zukunft entwickelt werden, sind besser, und Sie möchten nicht an veraltete Technologien oder Konzepte gebunden sein.
Aber die Zukunft ist noch nicht entschieden. Was müssen Sie also bei der Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre aktuelle Lösung beachten?
Verfügt der Anbieter über ein Team, das schnell genug handeln und Ihre Anregungen berücksichtigen kann?
Ein größeres Unternehmen ist hier nicht unbedingt stärker, da Agilität nur durch eine Minimierung der Stakeholder erreicht werden kann. Sie wünschen sich ein engagiertes Kundenserviceteam, das sich für Ihre Bedürfnisse einsetzt, Probleme eskaliert und für Sie nachverfolgt.
Ist die Größe des Hauptmarktes des Anbieters mit der Ihres Unternehmens vergleichbar?
Auch wenn das Endziel dasselbe ist, können Technologielösungen je nach den Umständen der einzelnen Benutzer sehr unterschiedlich gestaltet sein. Ein Tool funktioniert am besten, wenn es für Ihren spezifischen Anwendungsfall entwickelt wurde. Die Entwicklung eines Tools für ein oder mehrere Teams unterscheidet sich erheblich von der Entwicklung eines Tools für 100 Teammitglieder. Tools, die für größere Unternehmen optimiert wurden, verfügen über mehr Ebenen in Bezug auf Berechtigungen, Befugnisse und Zusammenarbeit usw., was einen Großteil der Entwicklungszeit in Anspruch nimmt, aber kleinen oder mittleren Teams zusätzliche unnötige Wege und Konfigurationen beschert. Eine allgemeine Verpflichtung zur Konfigurierbarkeit oder Flexibilität kann nicht alle Anwendungsfälle abdecken, daher ist es wichtig, dass jedes Tool unter Berücksichtigung Ihres spezifischen Anwendungsfalls entwickelt wurde. Ein Anbieter mit einer ähnlichen Marktgröße wie Ihr Unternehmen wird mit größerer Wahrscheinlichkeit in der von Ihnen benötigten Größenordnung denken.
Engagiert sich der Anbieter für neue Technologien, darunter Data Mining und künstliche Intelligenz?
Bitten Sie Ihr internes IT-Team, die Technologie potenzieller Anbieter zu überprüfen und zu bewerten. Wenn Sie feststellen, ob der Anbieter modernste Technologien oder veraltete Stacks verwendet, erhalten Sie einen Eindruck von seinem Engagement und dem Stand seiner Technologie.
Bietet der Ansatz eine Reihe fragmentierter Lösungen oder ein einziges einfaches Tool, das anpassungsfähig ist und verschiedene Aufgaben ausführen kann?
Überraschenderweise bieten viele Compliance-Lösungen, die als einzelnes Tool vermarktet werden, tatsächlich individuelle Apps für jeden Teilbereich. Oft ist das leistungsstärkste und nützlichste Tool tatsächlich das einfachste. Je umfassender das Tool ist, desto komplexer ist seine Konfiguration. Praktischer und effizienter ist es, eine Aufgabe, die 80 % der Zeit in Anspruch nimmt, in wenigen Minuten zu automatisieren und die restlichen 20 % weiterhin manuell zu erledigen, als Wochen, Monate oder sogar Jahre damit zu verbringen, einen gesamten Prozess zu konfigurieren.
Die einfache Antwort: Ein Werkzeug soll helfen, nicht führen.
Sie würden Ihrem Managementteam oder Ihren Vorstandsmitgliedern nicht raten, ein Compliance-Programm zu entwickeln, wenn der Aktionsplan nicht zweckmäßig wäre und Sie davon ausgehen würden, dass er irgendwann scheitern würde. Warum sollten Sie sich also für eine Lösung entscheiden, die Ihren spezifischen Anforderungen nicht gerecht wird, nur weil Sie hoffen, dass sie funktionieren wird?