Das Versenden von Fragebögen an alle Lieferanten ist keine effektive ESG-Due-Diligence-Prüfung.
Bei der Lieferantenauswahl und -einbindung gibt es eine sehr positive Entwicklung: Die Durchführung einer Due-Diligence-Prüfung des bevorzugten Lieferanten, um sicherzustellen, dass dieser bestimmte Kriterien und erwartete Verpflichtungen erfüllt. In den letzten Jahren wurde diese „Sorgfaltsprüfung” verbessert, um zusätzliche Risikobereiche beim Lieferanten zu bewerten, darunter einige ESG-bezogene Risiken wie Datenschutz, Informationssicherheit, Menschenrechte, Sanktionen, Bestechung und Umweltrisiken. Diese neue und verbesserte Form der ESG-gesteuerten Sorgfaltsprüfung ist eine hervorragende Ergänzung zu den Auswahl- und Onboarding-Prozessen der meisten Unternehmen. Sie wird Ihnen sicherlich dabei helfen, schwache Lieferanten in wichtigen Risikobereichen zu identifizieren und Lieferanten auszuwählen, die besser zu Ihrem Risikoprofil passen.
Teil dieses Due-Diligence-Prozesses ist eine Recherchephase, in der das Unternehmen, das den Lieferanten auswählt, Informationen über den Lieferanten sammelt. Der einfachste Weg, diese Recherche durchzuführen, ist, dem Lieferanten einen Online-Fragebogen zu schicken. Der Umfang und die Tiefe der in Online-Fragebögen behandelten Themen sind exponentiell gewachsen, da immer neue Bereiche zur Rechercheliste hinzugefügt werden. Der Prozess des Versendens von Fragebögen, einschließlich der Frage, welche Fragen gestellt werden sollen, der Interpretation der Antworten und der anschließenden Entscheidung, ob (und unter welchen Bedingungen) weitergemacht werden soll, ist Gegenstand vieler Diskussionen unter Fachleuten für Lieferkettenmanagement und Compliance.
Es ist zwar einfach, einen Fragebogen an alle Lieferanten zu versenden, doch müssen einige Herausforderungen berücksichtigt werden, bevor Sie Lieferantenfragebögen in Ihren Prozess zur ESG-Sorgfaltspflicht in der Lieferkette aufnehmen.
- Das Ausfüllen von Fragebögen kann für Lieferanten zeitaufwändig und kostspielig sein. Sie müssen unter Umständen Stunden oder sogar Tage damit verbringen, die angeforderten Informationen zusammenzustellen, und möglicherweise auch die Dienste eines Dritten in Anspruch nehmen, der ihnen beim Ausfüllen des Fragebogens hilft. Dies kann für Lieferanten, insbesondere für kleine Unternehmen, eine erhebliche Belastung darstellen.
- Für Lieferanten kann es schwierig sein, alle Fragen in einem Fragebogen genau und ehrlich zu beantworten. Möglicherweise verfügen sie nicht über alle erforderlichen Informationen oder zögern, bestimmte Angaben zu machen, weil sie befürchten, dass diese gegen sie verwendet werden könnten. Dies kann zu ungenauen oder unvollständigen Informationen führen, was es für Unternehmen schwierig macht, sich für einen Lieferanten zu entscheiden.
- Größere Lieferanten verfügen möglicherweise über die Ressourcen, um Fragebögen schnell und genau auszufüllen, während kleinere Lieferanten dazu möglicherweise nicht in der Lage sind. Dies kann größeren Lieferanten einen unfairen Vorteil im Lieferantenauswahlprozess verschaffen.
- Viele der Fragen in diesen Fragebögen sind Pflichtfragen, doch die darin behandelten Themen sind selten auf das Risiko des Lieferanten zugeschnitten. Die mühsame Arbeit einer Risikobewertung wird nicht im Vorfeld geleistet, um den Fragebogen kürzer und für den Empfänger relevanter zu gestalten.
- Die meisten Fragen verlangen nach Daten, die in Form von Richtlinien und Verfahren hochgeladen werden sollen, doch diese werden selten überprüft, berücksichtigt, bewertet, benotet oder kommentiert. Sie scheinen nur der Vollständigkeit halber und eher der Form als dem Inhalt wegen vorhanden zu sein.
- Viele Fragebögen enthalten Fragen zu Informationen, die auf der Website des Empfängerunternehmens oder in Unterlagen öffentlich zugänglich sind, wodurch sowohl das Unternehmen als auch der Lieferant Zeit verlieren.
- Die schiere Menge an Unternehmen, die Fragebögen versenden, und Lieferanten, die gebeten werden, Fragebögen auszufüllen, ist mittlerweile exponentiell gestiegen und verursacht unnötige Engpässe im Onboarding-Prozess.
- Die Fragebögen sind Teil eines Forschungsprozesses zur Durchführung einer Sorgfaltsprüfung, und sie bieten dem Unternehmen nur wenig Mehrwert hinsichtlich der Antworten und der Frage, ob es Schritte oder Maßnahmen zur Verbesserung seines Risikomanagements ergreifen sollte. Allzu oft handelt es sich um einen einseitigen Prozess.
Aufgrund dieser Faktoren können Fragebögen Lieferanten tatsächlich davon abhalten, sich am Lieferantenauswahlprozess zu beteiligen. Dies kann es für Unternehmen schwierig machen, qualifizierte Lieferanten zu finden, was zu höheren Kosten und einer geringeren Qualität der Produkte und Dienstleistungen führen kann.
Es gibt mehrere Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um den Lieferantenauswahlprozess für Lieferanten weniger aufwendig zu gestalten. Dazu gehören:
- Begrenzung der Anzahl der Fragen im Fragebogen – stellen Sie nur Fragen, die für den Entscheidungsprozess wesentlich sind.
- Den Fragebogen leicht verständlich und ausfüllbar gestalten – verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache und vermeiden Sie Fachjargon.
- Feedback an Lieferanten geben – Geben Sie Lieferanten Feedback zu ihren Antworten auf den Fragebogen, um die Leistung der Lieferanten in zukünftigen Auswahlverfahren zu verbessern.
- Verwendung intelligenterer Fragebögen, die Risiken spontan bewerten und mithilfe ausgefeilter Verzweigungsfragen sicherstellen, dass nur relevante Fragen gestellt werden.
- ein anderes Gating-Modell in Betracht ziehen und Fragebögen nur bei Bedarf verwenden (beispielsweise können sie für bestimmte globale Lieferanten oder Unternehmen, die Einzelhändler oder große bekannte Anbieter sind, ausgeschlossen werden).
Durch diese Maßnahmen können Unternehmen dazu beitragen, den Lieferantenauswahlprozess sowohl für sich selbst als auch für ihre Lieferanten effizienter und effektiver zu gestalten. Die ESG-Due-Diligence-Prüfung ist wichtig und wird in Zukunft unerlässlich sein, da neue Gesetze verabschiedet werden, die diese Prüfung verbindlich vorschreiben. Nicht verbindlich ist jedoch, wie die Due-Diligence-Prüfung durchgeführt wird. Zwar liegt ein erheblicher Schwerpunkt auf der Verwendung von Fragebögen, diese müssen jedoch mit Bedacht eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass sie weder die Lieferanten noch die internen Mitarbeiter, die sie auswerten, überfordern.