Effektive Kommunikation von Compliance-Anforderungen mithilfe dynamischer Umfragen
Eine der größten Herausforderungen für jedes Compliance- oder HR-Team ist es, Mitarbeiter und Stakeholder zu motivieren. Wir wissen, dass zufriedene und engagierte Mitarbeiter zu größerem Geschäftserfolg führen. Wie können wir also Mitarbeiter motivieren, eine Kultur der Ethik und Compliance zu fördern?
Es gibt mehrere wichtige Elemente, die für die Schaffung einer Kultur erforderlich sind, aber das wichtigste ist die Kommunikation. Ob formell oder informell, Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau oder zur Veränderung einer Kultur in jeder Organisation.
Viele Unternehmen verfolgen den falschen Ansatz beim Aufbau einer Compliance-Kultur – Compliance beginnt beiden Menschen, nicht auf dem Papier. So versuchte beispielsweise ein Pharmaunternehmen, dessen Führungsteam zuvor mehrheitlich wegen Korruption und Bestechung verurteilt worden war, durch Compliance-Initiativen das Vertrauen des Marktes zurückzugewinnen. Der neue CEO beauftragte eine große Anwaltskanzlei mit der Erstellung eines Compliance-Rahmenwerks, das hauptsächlich aus Richtlinien auf dem Papier bestand, in der Annahme, dass dies das Engagement des Unternehmens für Integrität und Korruptionsbekämpfung unter Beweis stellen würde. Da jedoch in der Vergangenheit bereits Warnsignale aufgetreten waren, war es leider viel schwieriger, diese zu beseitigen. Nur weil sich die Regeln geändert hatten, bedeutete dies nicht zwangsläufig, dass sich auch die Kultur geändert hatte, zumal der Korruptionsfall die oberste Führungsebene betraf. Was der CEO übersehen hatte, war, dass Compliance nicht auf dem Papier, sondern in der Kultur erreicht wird.
Was ist also der beste Weg, um eine Kultur zu verändern oder aufzubauen?
Eine Kultur zu verändern, die seit vielen Jahren in einer Organisation verankert ist, erfordert viel Arbeit. Klare und wirksame Richtlinien und Systeme, die diese Richtlinien unterstützen, sind zwar unerlässlich, doch die eigentliche Triebkraft für Veränderungen ist die wechselseitige Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern.
Ein entscheidender Schritt bei der Schaffung einer Kultur ist die Bewertung (und ständige Neubewertung) der aktuellen Kultur und des Engagements in der Organisation. Es gibt unzählige Methoden und Kennzahlen, um diese zu messen und zu verfolgen. Das eigentliche Ziel ist jedoch nicht das Messen oder Verfolgen, sondern herauszufinden, was Sie ändern müssen, um die Menschen in die richtige Richtung zu lenken. Dazu benötigen Sie ein Tool, das Ihnen dabei hilft.
Fünf Tipps für den Einsatz von Umfrage-Tools zum Aufbau einer Unternehmenskultur und zur Steigerung der Effektivität Ihrer Compliance-Initiativen
1. Gestalten Sie Ihre Initiativen und Richtlinien für Ihre Zielgruppe relevanter.
Mitarbeiter (und eigentlich jedes Publikum) sind engagierter, wenn die Themen für sie relevant sind. Wenn beispielsweise eine neue Richtlinie eingeführt wird, die Mitarbeiter für fünf Jahre Betriebszugehörigkeit belohnt, ist das Engagement der Mitarbeiter, die bald in den Genuss dieser Vergünstigung kommen, natürlich höher als das der neuen Mitarbeiter. Wenn Ihre Initiative jedoch darauf abzielt, eine Kultur der Korruptionsbekämpfung zu schaffen und aufzubauen, und Sie eine neue Richtlinie für Geschenke, Reisen und Bewirtung veröffentlicht haben, sollten Sie nicht nur den Inhalt der Richtlinie (Budgetgrenzen, Verhaltensregeln usw.) kommunizieren, sondern auch reale Szenarien einbeziehen, die für die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters in der Organisation relevant sind. Ohne praktische Beispiele werden Richtlinien keinen Einfluss auf Kultur- und Verhaltensänderungen haben.
Wenn Ihr Umfrage- oder Kommunikations-Tool ausreichend ausgefeilt ist, kann die Filterung von Inhalten pro Mitarbeiter problemlos intern eingerichtet werden.
2. Test zur Validierung und stärkeren Einbindung
Es ist bekannt, dass Lernende sich länger und besser an das Gelernte erinnern, wenn sie sofort dazu befragt werden. Quizfragen und Gamification-Elemente sind nicht nur hilfreich für das Engagement und ein längeres Gedächtnis, sondern liefern auch eine messbare Überprüfung darüber, wie effektiv eine Botschaft vermittelt und verstanden wurde. Mithochwertigen Umfrage-Toolskönnen Sie ganz einfach Quizfragen und Gamification-Elemente erstellen und Zeitrahmen für die Bearbeitung festlegen.
3. Sammeln Sie anonymes Feedback, um Verbesserungen voranzutreiben.
Den Befragten die Möglichkeit zu bieten, anonym zu bleiben, ist eine hervorragende Methode, um offenes und ehrliches Feedback zu erhalten. Wenn Sie keine Umfrageplattform verwenden, die es den Befragten ermöglicht, vollständig anonym zu bleiben, müssen Sie viel Zeit darauf verwenden, Vertrauen in die Plattform aufzubauen.
4. Erweitern Sie das Publikum von Mitarbeitern auf Dritte, Kunden und Investoren.
Wenn Sie als Personalmanager oder Compliance-Beauftragter einen Kulturwandel vorantreiben möchten, indem Sie Menschen dazu ermutigen, ihre Meinung zu sagen, müssen Sie aggressiver vorgehen und mehr Gemeinschaften ansprechen – nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Dritte, Kunden, Investoren, Freiberufler, Lieferanten usw.
Verwenden Sie ein Umfrage-Tool, mit dem Sie Ihre Kommunikationskanäle ohne zusätzliche Kosten auf Ihr gesamtes Ökosystem ausweiten können. So können Sie überprüfen, ob die Kultur, die Sie aufbauen, auch außerhalb Ihres Unternehmens Vertrauen genießt.
5. Analysieren, überwachen und verbessern
Zu guter Letzt müssen Sie die Antworten regelmäßig analysieren und dabei sowohl das Gesamtbild als auch die Details betrachten.
Idealerweise verfügt Ihr Umfrage-Tool über ein Dashboard, mit dem Sie Antworten in Echtzeit einsehen und Änderungen proaktiver vornehmen können.