Whistleblowing-Programm: Ihre Rolle als Vorstandsmitglied

Wenn Sie Vorstandsmitglied eines Unternehmens sind, das über ein Whistleblowing-Programm verfügt, haben Sie eine wichtige Rolle zu spielen, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Pflichten verstehen.

Wenn Sie kein Vorstandsmitglied sind, sondern ein Programmbetreiber, kann dieser Artikel dennoch als Schulungsleitfaden für Direktoren nützlich sein, um ihre Rolle zu verstehen.

Bislang gab es kaum Hilfsmittel, die den Vorstandsmitgliedern dabei halfen, ihre spezifischen Pflichten im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Programm des Unternehmens zu kennen. In der Regel folgten die Vorstandsmitglieder bei der Überwachung des Programms lediglich ihrer eigenen Intuition und entwickelten ihre eigenen Prioritäten, um den Führungskräften strategische Anweisungen für die Bereitstellung von Ressourcen für das Programm zu geben. Die gute Nachricht ist, dass wir bereits über spezifische Richtlinien verfügen, wie ein Vorstandsmitglied das Whistleblowing-Programm unterstützen sollte.

Verwendung der ISO-Leitlinien für Whistleblowing

Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) offiziell die internationale Norm ISO 37002 – Whistleblowing-Managementsysteme – Leitlinien (ISO-Whistleblowing-Leitlinien) verabschiedet. Die ISO-Whistleblowing-Leitlinien sind nun verfügbar und können gegen eine geringe Gebühr auf derISO-WebsiteIhres Landes heruntergeladen werden.

Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Die Richtlinien bieten Organisationen Ratschläge zur Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren. Die Richtlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung variiert je nach Größe, Art, Komplexität und Rechtsordnung der Aktivitäten der Organisation.

Die Einhaltung der ISO-Whistleblowing-Richtlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehenden Whistleblowing-Richtlinien und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Whistleblowing-Gesetze einzuhalten.

Was sagen die ISO-Whistleblowing-Richtlinien über die Rolle der Direktoren im Whistleblowing-Programm?

Die ISO-Richtlinien enthalten zwei wichtige Abschnitte, in denen die Rolle von Führung und Management behandelt wird. Darin heißt es, dass das Leitungsgremium (d. h. der Vorstand oder die höchste Ebene der Organisation, die strategischer Natur ist und sich mit der allgemeinen Überwachung des Risikomanagements befasst) Folgendes tun sollte:

Die zehn wichtigsten Fragen, die ein Vorstandsmitglied zum Whistleblowing-Programm stellen sollte

Als Vorstandsmitglied können Sie Ihrem Top-Management oder den Programmmanagern folgende Fragen stellen, um mehr über das Whistleblowing-Programm zu erfahren und Ihre Anforderungen gemäß den ISO-Whistleblowing-Richtlinien zu erfüllen.

1. Haben Sie Ziele für ein effektives Whistleblowing-Managementsystem festgelegt? Was sind diese Ziele? Gibt es klare Verantwortliche und Zeitpläne, um diese Ziele zu erreichen? Wie können wir feststellen, ob die Ziele erreicht wurden? Was sind die Kriterien für den Erfolg?
2. Wie überwachen Sie die Ziele? Lassen Sie das Team regelmäßig dem Vorstand (oder einem Ausschuss) Bericht erstatten, ob die Ziele erreicht werden? Liegt der Schwerpunkt auf der Messung dieser Ziele? Gibt es ein klares Bild, das jedes Ziel und dessen Erreichungsgrad zeigt?
3. Hat der Vorstand die Whistleblowing-Richtlinie der Organisation offiziell genehmigt? Ist diese Genehmigung dokumentiert (z. B. im Sitzungsprotokoll)? Sind das Datum der Genehmigung und die Namen der genehmigenden Vorstandsmitglieder auf dem Genehmigungsdokument angegeben?
4. Haben wir als Vorstand unsere Zustimmung zu dem Programm sowohl gegenüber der Geschäftsleitung als auch gegenüber dem gesamten Unternehmen wirksam kommuniziert? Sind die Botschaften über dessen Existenz, Bedeutung und Nutzen für alle klar verständlich? Wurde diese Kommunikation nachverfolgt und zusammen mit der Dokumentation zum Programm gespeichert? Wann haben Sie das letzte Mal die Zustimmung des Vorstands kommuniziert? Findet die Kommunikation regelmäßig genug statt?
5. Wie haben Sie Ihr Engagement durch die Einführung der Richtlinie und des Whistleblowing-Managementsystems unter Beweis gestellt? Haben Sie darüber in Mitarbeiterforen oder auf Hauptversammlungen gesprochen? Konnten Sie mit Großaktionären über die Existenz der Richtlinie sprechen und ihnen versichern, dass es sie gibt und dass Sie sie unterstützen? Haben Sie selbst überprüft, ob das System tatsächlich funktioniert?
6. Wie wurden Sie über das Programm auf dem Laufenden gehalten? Erhalten Sie regelmäßig Informationen über den Inhalt und die Funktionsweise des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation? Sind diese Informationen in angemessenen Abständen verfügbar und ausreichend? Sind Sie der Meinung, dass die Informationen vollständig sind und die Anforderungen der ISO-Whistleblowing-Richtlinien erfüllt werden?
7. Sind Sie der Meinung, dass ausreichende und angemessene Ressourcen für einen effektiven Betrieb des Whistleblowing-Managementsystems vorhanden sind? Haben Sie sich das Feedback des Teams zu dessen Ressourcenbedarf angehört? Haben Sie sichergestellt, dass die richtigen Budgets bereitgestellt werden und diese vor Stellenabbau oder Programmkürzungen geschützt sind, die dazu führen könnten, dass das Unternehmen seine Programmverpflichtungen nicht erfüllt?
8. Haben Sie überprüft, ob die Personen, die das Programm betreiben, über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen? Wurden sie in Bezug auf die ISO-Whistleblowing-Richtlinien und die Durchführung von Whistleblowing-Programmen geschult? Verstehen sie ihre Pflichten in Bezug auf Datenschutz, Vertraulichkeit und Unabhängigkeit? Sind sie hochqualifiziert, kompetent und handeln sie in den Augen aller Hinweisgeber fair?
9. Haben Sie die Umsetzung, Integrität und Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation angemessen überwacht?
10. Sehen Sie Anzeichen dafür, dass das Programm verbessert wird? Haben Sie Beschwerden geprüft? Haben Sie eine unabhängige Person beauftragt, das Programm zu überprüfen und eine Lückenanalyse anhand der ISO-Whistleblowing-Richtlinien durchzuführen?

Wenn Ihre Unternehmensleitung alle Fragen positiv beantworten kann, ist es wahrscheinlich, dass der Vorstand seine Pflichten gemäß den ISO-Whistleblowing-Richtlinien erfüllt hat und dass die Organisation über ein umfassendes und wirksames Whistleblowing-Programm verfügt.

Wenn Sie ein Programmbetreiber sind, können Sie dann mit gutem Gewissen sagen, dass Ihr Vorstand alle Anforderungen erfüllt? Wenn offensichtlich ist, dass noch Arbeit zu leisten ist, sollte die Priorität des Vorstands darin bestehen, die Bereitstellung angemessener Ressourcen zu befürworten. Es gibt nichts Besseres, als die Unterstützung des Vorstands in Bezug auf die Ressourcen zu haben. Wenn das Management das Budget jemals so weit kürzt, dass Sie kein „effektives Whistleblowing-Managementsystem” mehr betreiben können, dann spielen Sie die „Vorstand und Führung”-Karte aus. Dies allein ist schon Grund genug, gemäß den ISO-Whistleblowing-Richtlinien zu arbeiten.

Wie Sie mehr erfahren können

Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien können in den ISO-Shops in den einzelnen Ländern erworben werden. Weitere Informationen finden Sie auf derISO-Website.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO-Whistleblowing-Richtlinien wünschen, kontaktieren Sie uns bittehier.

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