Whistleblowing-Programm: Ihre Rolle als Führungskraft

Wenn Sie eine Führungskraft in einem Unternehmen sind, das über ein Whistleblowing-Programm verfügt, haben Sie eine wichtige Rolle zu spielen, und es ist wichtig, dass Sie Ihre Pflichten verstehen.

Wenn Sie kein leitender Angestellter sind, aber das Whistleblowing-Programm betreiben, kann dieses Dokument als Schulungsleitfaden nützlich sein, um leitenden Angestellten zu helfen, ihre Rolle zu verstehen.

Bislang gab es kaum Hilfsmittel, die Führungskräften und der obersten Unternehmensleitung dabei halfen, ihre spezifischen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Whistleblowing-Programm des Unternehmens zu kennen. In der Regel folgten Führungskräfte und die oberste Unternehmensleitung einfach ihrer Intuition und entwickelten ihre eigenen Prioritäten, wenn es darum ging, die Ressourcen für die Umsetzung des Programms festzulegen. Die gute Nachricht ist, dass wir nun über spezifische Leitlinien zur Rolle der obersten Führungsebene bei der Unterstützung des Whistleblowing-Programms verfügen.

Verwendung der ISO-Leitlinien für Whistleblowing

Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) offiziell die internationale Norm ISO 37002 – Whistleblowing-Managementsysteme – Leitlinien (ISO-Whistleblowing-Leitlinien) verabschiedet. Die ISO-Whistleblowing-Leitlinien sind verfügbar und können gegen eine geringe Gebühr auf derISO-WebsiteIhres Landes angefordert werden.

Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Die Richtlinien bieten Organisationen Ratschläge zur Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren. Die Richtlinien sind anpassungsfähig und ihre Anwendung variiert je nach Größe, Art, Komplexität und Rechtsordnung der Aktivitäten der Organisation.

Was sagen die ISO-Whistleblowing-Richtlinien über die Rolle der obersten Führungsebene im Whistleblowing-Programm?

Die ISO-Richtlinien gehen ausführlich auf die Rolle der obersten Führungsebene ein. Sie sollten Führungsstärke und Engagement in Bezug auf das Whistleblowing-Managementsystem zeigen, indem Sie:

• Sicherstellung, dass die Ziele der Whistleblowing-Richtlinie und des Whistleblowing-Managementsystems festgelegt sind und mit den Werten, Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar sind
• Genehmigung der Whistleblowing-Richtlinie der Organisation
• Sicherstellung der Zugänglichkeit des Whistleblowing-Managementsystems und Förderung seiner Nutzung
• Sicherstellung der Integration der Anforderungen an das Whistleblowing-Managementsystem in die Geschäftsprozesse der Organisation, einschließlich der Managementsysteme
• Sicherstellung, dass die für das Whistleblowing-Managementsystem erforderlichen Ressourcen verfügbar, angemessen, geeignet und eingesetzt sind
• Vermittlung der Bedeutung eines effektiven Whistleblowing-Managements und der Einhaltung der festgelegten Anforderungen des Whistleblowing-Managementsystems der Organisation
• die Whistleblowing-Richtlinie intern und extern kommunizieren
• Sicherstellen, dass das Whistleblowing-Managementsystem die beabsichtigten Ergebnisse erzielt
• Anleitung und Unterstützung von Personen, um zur Wirksamkeit des Whistleblowing-Managementsystems beizutragen
• Förderung kontinuierlicher Verbesserung
• Unterstützung anderer relevanter Funktionen, damit diese ihre Führungsqualitäten in ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereichen unter Beweis stellen können
• sich für eine Kultur des offenen Wortes und des Zuhörens innerhalb der Organisation einsetzen, diese fördern und praktizieren, z. B. durch aktive Teilnahme an entsprechenden Mitarbeiterschulungen und, mit deren Zustimmung, durch öffentliche Würdigung der Whistleblower der Organisation
• Sicherstellen, dass Whistleblower und andere Beteiligte durch die Organisation keine Nachteile im Zusammenhang mit der Meldung von Missständen erleiden.
• in geplanten Abständen Berichte über den Betrieb und die Leistung des Whistleblowing-Managementsystems entgegennehmen und überprüfen
• Gewährleistung einer unparteiischen Untersuchung der über das System gemeldeten Sachverhalte, unabhängig von der Identität des Hinweisgebers, dem Gegenstand der Meldung und den Auswirkungen der festgestellten Probleme.

Dies ist eine sehr umfassende Liste von Maßnahmen. Wenn Sie gerade erst anfangen und diese Richtlinien zum ersten Mal anwenden, kann es einige Zeit dauern, bis Sie alle diese Elemente durchgegangen sind. Es gibt zweifellos klare Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass das Programm funktioniert, dass es verfügbar ist, dass es allen bekannt ist und dass es überprüft und verbessert wird. Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt liegt darauf, „das zu praktizieren, was man predigt“, indem man eine Kultur des offenen Austauschs in der Organisation entwickelt.

Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien legen außerdem eindeutig fest, dass Sie der Whistleblowing-Managementfunktion die Verantwortung und Befugnis übertragen sollten, sicherzustellen, dass das Whistleblowing-Managementsystem den Empfehlungen der ISO-Whistleblowing-Richtlinien entspricht, und dass die Whistleblowing-Managementfunktion Ihnen über die Leistung des Systems Bericht erstatten sollte.

Wie oben dargelegt, können Sie die Whistleblowing-Managementfunktion ganz oder teilweise an Personen außerhalb der Organisation übertragen. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Personen innerhalb der Organisation die Verantwortung und Weisungsbefugnis über diese externen Parteien haben.

Die 20 wichtigsten Fragen, die Führungskräfte zum Whistleblowing-Programm stellen sollten

Im Folgenden finden Sie Fragen, die Sie sich selbst und Ihren Whistleblowing-Programmmanagern stellen sollten.

1. Sind in der Whistleblowing-Richtlinie und im Whistleblowing-Managementsystem Ziele festgelegt? Sind diese Ziele erreichbar? Sind sie SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch, zeitnah)?
2. Sind die vereinbarten Ziele mit den Werten, Zielen und der strategischen Ausrichtung der Organisation vereinbar?
3. Hat die oberste Führungsebene die Whistleblowing-Richtlinie der Organisation genehmigt?
4. Wie ist das Whistleblowing-Managementsystem für alle zugänglich, einschließlich interner und externer Personen? Wie können Lieferanten und Partner darauf zugreifen?
5. Wie motivieren wir die Menschen, das System zu nutzen? Was sind die angegebenen Vorteile oder Anreize?
6. Wie wurde das Whistleblowing-Managementsystem in die Geschäftsprozesse, einschließlich der Managementsysteme, integriert? Wurde ein Verweis auf das System in Kommunikationsmitteln wie Jahresberichten, Richtlinien, Formularen für die Personalaufnahme, Lieferantenverträgen und Pop-up-Meldungen in Besprechungsräumen aufgenommen?
7. Haben Sie genügend Ressourcen bereitgestellt, damit das Whistleblowing-Managementsystem verfügbar, angemessen, geeignet und einsatzbereit ist? Haben Sie Urlaubstage mit der Personalabteilung abgeklärt? Haben Sie auch die Nutzung externer Ressourcen genehmigt, wenn diese zur Unterstützung bei Untersuchungen, Dokumentenprüfungen, Programmentwicklung oder Technologieeinsatz erforderlich sind?
8. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um die Bedeutung von Whistleblowing zu vermitteln? Wurde dies Ihren wichtigsten Stakeholdern, darunter Lieferanten, Kunden und Partnern, mitgeteilt?
9. Haben Sie klare Berichte vom System angefordert und diese mit den festgelegten Zielen abgeglichen? Gibt es ein System, um die Zielerreichung zu überprüfen und Vergleiche über einen längeren Zeitraum anzustellen? Werden die Ziele regelmäßig überprüft?
10. Leiten und unterstützen Sie aktiv die Personen, die zur Wirksamkeit des Whistleblowing-Managementsystems beitragen? Treffen Sie sich regelmäßig mit ihnen? Berichten sie an Sie oder einen Ihrer Führungskräfte? Werden sie korrekt geführt, vergütet und erhalten sie Anleitung und Feedback? Welche Anreize oder Boni werden gewährt, um die Leistung zu fördern?
11. Welche Maßnahmen ergreifen Sie, um sicherzustellen, dass das Programm kontinuierlich verbessert wird? Wie messen Sie die Verbesserung? Wie kommunizieren Sie die Verbesserungsziele an das Team?
12. Wie haben Sie andere relevante Funktionen dabei unterstützt, ihre Führungsqualitäten in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen unter Beweis zu stellen? Haben Sie die Funktionen identifiziert, die das Programm unterstützen werden und ebenfalls mit an Bord sein müssen? Sind diese mit an Bord? Haben Sie Kontakt zu der internen Revision, der Personalabteilung und anderen Gruppen aufgenommen, die Einfluss auf die Entwicklung des Programms haben könnten?
13. Setzen Sie sich für eine Kultur des offenen Austauschs und Zuhörens innerhalb der Organisation ein, fördern Sie diese und praktizieren Sie sie?
14. Haben Sie an internen Schulungen teilgenommen?
15. Haben Sie das Whistleblowing-Programm der Organisation öffentlich gelobt?
16. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um sicherzustellen, dass Whistleblower und andere Beteiligte nach der Meldung von Missständen keine Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben?
17. Haben Sie Untersuchungen durchgeführt, um festzustellen, ob Whistleblower oder Hinweisgeber nach ihrer Meldung negative Reaktionen erfahren haben? Hat jemand, der eine Meldung gemacht hat, das Unternehmen verlassen? Wurde jemand, der eine Meldung gemacht hat, diskriminiert? Haben Sie sichergestellt, dass es keine weniger offensichtlichen Formen der Vergeltung gibt (z. B. Degradierungen, Bürowechsel, Urlaubsbeschränkungen)?
18. Erhalten und überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Berichte über den Betrieb und die Leistung des Whistleblowing-Managementsystems? Haben Sie diese Überprüfungen geplant und halten Sie die Verantwortlichen für deren Durchführung und Qualität zur Rechenschaft?
19. Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um sicherzustellen, dass die über das System gemeldeten Sachverhalte unparteiisch untersucht werden, unabhängig von der Identität des Hinweisgebers, dem Gegenstand der Meldung und den Auswirkungen der festgestellten Probleme?
20. Sind Sie davon überzeugt, dass bei allen Untersuchungen Vertraulichkeit, Datenschutz und Verfahrensgerechtigkeit gewahrt wurden?

Wenn Sie als oberste Führungsebene alle diese Fragen beantworten können, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie Ihre Pflichten gemäß den ISO-Whistleblowing-Richtlinien erfüllt haben und auf dem besten Weg zu einem umfassenden und wirksamen Whistleblowing-Programm sind.

Für Programmmanager könnte eine Überlegung bei der Ausübung ihrer Aufgaben sein, alle ihre Top-Manager dazu zu veranlassen, ihre Verpflichtungen jährlich zu bestätigen, beispielsweise mithilfe einer einfachen Umfrage.

Wie Sie mehr erfahren können

Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien können in den ISO-Shops in den einzelnen Ländern erworben werden. Weitere Informationen finden Sie auf derISO-Website.

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO-Whistleblowing-Richtlinien wünschen, kontaktieren Sie uns bittehier.

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