Whistleblowing: Gestalten Sie Ihre Compliance-Hotline neu
Unternehmen, die über Whistleblowing- oder Compliance-Hotlines verfügen, müssen ihre Systeme anders betrachten. Bei Speeki betrachten wir die Dinge ebenfalls gerne etwas anders. Dazu gehört auch, die Dinge durch eine ESG-Brille zu betrachten.
Die Definition von ESG unterliegt zwar einem ständigen Wandel, umfasst jedoch drei große Kategorien: Umweltrisiken, soziale Risiken und Governance-Risiken. Diese drei Kategorien bestehen aus vielen kleineren Bereichen.
Das Speeki ESG-Risikomodell umreißt, was wir als diese kleineren Risikobereiche betrachten:
Die meisten Beschwerden oder Meldungen, die über ein Whistleblowing-System eingehen, lassen sich in irgendeiner Weise einem dieser Risikobereiche zuordnen.
Warum Berichte mit Risikobereichen verknüpfen?
Die meisten Unternehmen ordnen eingegangene Meldungen bestimmten Kategorien zu. Diese Kategorien können sich auf die Art des Risikos (wie oben) beziehen, auf den Ort der Meldung oder auf die interne Gruppe, die die Meldung untersuchen wird. Die Kategorisierung des Problems ist hilfreich, um den Überblick zu behalten und Informationen daraus zu gewinnen.
Die meisten Unternehmen verwenden diese Kategorien auch, wenn sie dem Management oder dem Prüfungsausschuss über gemeldete Probleme berichten, und zeigen Grafiken, in denen die eingegangenen Meldungen nach Region oder Risikobereich aufgeschlüsselt sind. Dies gibt einen Hinweis darauf, woher bestimmte Probleme stammen und welche Art von Problemen über das System gemeldet werden. Diese Informationen werden manchmal von Compliance- oder Untersuchungsteams als grober Indikator für einen sich abzeichnenden Trend verwendet.
Speeki betrachtet diese Trends oder Indikatoren als „Signale“ und ermutigt Unternehmen, ihre Auswertung dieser Signale zu intensivieren und diese Daten tatsächlich zur Analyse der Gesundheit und Entwicklung ihrer Risikobereiche zu nutzen. Dies kann Teil des unternehmenseigenen ESG-Rahmenwerks sein.
Ein Signal ist eine Information, die eine bestimmte Form von Information vermittelt. Eine Meldung über Speeki Messaging (wie wir unser Compliance- oder ESG-Whistleblowing-System nennen) ist mehr als nur eine Meldung über ein Ereignis; es ist ein Signal, das in Kombination mit anderen Signalen einen Trend, einen Frühindikator oder vielleicht eine Abweichung eines bestimmten Problems von der Norm identifizieren kann. Speeki ist der Ansicht, dass genau dieses Element in den meisten Compliance- und ESG-Programmen deutlich zu kurz kommt. Es sieht zwar auf einem Dashboard gut aus, wenn ein Bericht einem Risikobereich zugeordnet wird, aber es ist wertvoller, wenn man ihn zusammen mit anderen Signalen betrachtet, um einen Trend oder einen Indikator für etwas viel Größeres zu erkennen.
Unsere fünf Best Practices für die Nutzung Ihres Berichtssystems als Signal
1. Kategorisieren
Es ist unerlässlich, die Berichte einem der Risikobereiche zuzuordnen, die Sie in Ihrem Rahmenwerk definiert haben. Das Speeki ESG-Risikomodell bietet eine Reihe von 19 Schlüsselbereichen, denen Berichte zugeordnet werden können. Diese Klassifizierung verknüpft Themen über mehrere Signale hinweg und ermöglicht Ihnen eine ganzheitlichere Betrachtung.
2. Seien Sie konsequent
Wenn Sie Berichte kategorisieren möchten, ist es sehr wichtig, unternehmensweit dasselbe Kategorisierungsmodell zu verwenden und sicherzustellen, dass alle Ihre Tags konsistent sind. Ohne dies wird es sehr schwierig sein, Informationen zusammenzuführen und Signale auf sinnvolle Weise miteinander zu verknüpfen. Aus diesem Grund haben wir das Speeki ESG-Risikomodell eingeführt – es war unser „Meilenstein“ in Bezug darauf, was ESG bedeutet und wie es für uns funktionieren kann.
3. Andere Signale verknüpfen
Sobald Sie über einen gemeinsamen Rahmen für die Erfassung von Informationen verfügen, ist es wichtig, mit der Erweiterung der Informationsmenge zu beginnen. Die Speeki-Plattform berücksichtigt mehrere Signale: Eines davon ist das Berichtssystem, andere können Gespräche, Erklärungen, Offenlegungen, Programmüberprüfungen, Lückenanalysen, Untersuchungsberichte, Austrittsgespräche und Umfragen sein. All diese Signale und eine Vielzahl weiterer können gemeinsam genutzt werden, um Rückschlüsse, Trends und Abweichungen von der identifizierten „Ausgangsposition” abzuleiten.
4. Denken Sie über die Untersuchung hinaus
Wenn ein Problem gemeldet wird, kommt es oft zu hektischen Aktivitäten, um die Anschuldigung oder Meldung zu untersuchen und ihr auf den Grund zu gehen. Das ist völlig normal und sollte im Mittelpunkt stehen. Während Sie jedoch die spezifischen Probleme bearbeiten, die in der Meldung angesprochen werden, ist es wichtig, dass Sie sich auch intensiv darauf konzentrieren, weitere Hinweise zu sammeln, die für eine umfassendere Bewertung der Ursache des Problems und dessen Zusammenhang mit Ihrem Risikoprogramm verwendet werden können. Es ist nicht immer möglich, die Ursache eines bestimmten Problems sofort zu ermitteln, aber Sie können die Daten aus anderen Hinweisen und benachbarten Risikobereichen nutzen, um eine Ursachenanalyse durchzuführen. Diese zusätzlichen Daten ermöglichen es Ihnen, Trends zu erkennen und letztendlich eine fundierte Entscheidung nicht nur über die Ursache, sondern auch über die beste Vorgehensweise zu treffen, um zu verhindern, dass sich das Problem wiederholt.
5. Nutzen Sie Fachwissen und Technologie, um zukünftige Probleme zu erkennen und vorherzusagen.
Es wäre großartig, wenn eine Technologie wie die Speeki-Plattform einfach alle Daten aus den Signalen aufnehmen und auf wundersame Weise das nächste Problem genau vorhersagen könnte. Das ist sicherlich die Richtung, in die Speeki sich bewegt, aber es ist unrealistisch anzunehmen, dass so etwas zumindest in den nächsten Jahren vollständig funktionsfähig sein wird. Das Fehlen eines perfekten Vorhersagemodells ist eher ein Problem der Datenmenge, die für eine genaue Vorhersage erforderlich ist, als ein technologisches Problem (die meisten Technologien für solche Vorhersagen sind bereits vorhanden). In der Zwischenzeit kommt es darauf an, die Daten richtig zu erfassen, indem viele Signale über mehrere Risikobereiche hinweg aktiviert und diese Daten gemäß Ihrem Risikomodell (in unserem Fall dem Speeki ESG-Risikomodell) genau kategorisiert werden. Sobald Sie die Signale haben, die Informationen liefern, können Sie beginnen, die Zeitlücke mit menschlicher Erfahrung zu füllen, indem Sie das Wissen und die Fähigkeiten von Experten für Risiken und ESG nutzen, um die Daten zu betrachten und Schlussfolgerungen zu ziehen.
Ihre Whistleblowing- oder Compliance-Hotline ist mehr als nur ein Mechanismus, über den jemand eine Beschwerde oder Meldung einreichen kann. Sie bietet einen Einblick in den sich ständig verändernden Gesundheitszustand Ihres Unternehmens.
Die Fähigkeit, Daten über Signale aus wichtigen Risikobereichen zu sammeln, ist entscheidend für die Vorhersage und das Management von ESG-Risiken in Ihrem gesamten Unternehmen.
Die Nutzung der Speeki-Plattform zum Aufbau solider ESG-Praktiken kann eine Whistleblower-Meldung zu einem einzelnen Vorfall in ein Signal verwandeln, das auf einen Trend zu erhöhten Risiken hinweist. So können Sie diese Risiken zum Wohle Ihres Unternehmens und seiner Stakeholder vorhersagen und bewältigen.