Une approche ESG apporte un regard neuf sur les anciens programmes
Certaines entreprises examinent les principaux domaines de l'ESG et pensent qu'elles n'ont rien à faire, car elles gèrent ces domaines depuis de nombreuses années. Dans certains cas, cela peut être vrai : les entreprises bien gérées ont peut-être déjà abordé bon nombre des thèmes sous-jacents de l'ESG depuis un certain temps. Même si elles n'ont pas qualifié ces initiatives d'« ESG », elles ont géré les risques sous-jacents. C'est le cas, par exemple, lorsque les entreprises ont mis en place des systèmes de gestion environnementale, des systèmes de santé et de sécurité et des systèmes de gestion de la sécurité de l'information conformes aux normes ISO. Ces systèmes n'ont jamaisétéconçus dans une optique ESG, mais pour gérer les risques dans des domaines clés et conformément aux normes internationales.
Les entreprises commencent désormais à s'attaquer aux questions ESG et à la durabilité, et analysent les principaux domaines de risque dans l'ensemble du spectre ESG. Les responsables des initiatives ESG doivent étudier les attentes et les obligations de reporting de leur entreprise et déterminer leur situation actuelle. Il est courant que les responsables ESG constatent qu'ils disposent déjà de programmes avancés pour gérer certains des domaines de risque couverts par l'ESG (par exemple, l'environnement, la santé et la sécurité, la lutte contre la corruption) et qu'ils se heurtent à une certaine résistance de la part des responsables des programmes existants, qui répondent : « Nous n'avons rien à faire ici, car nous faisons cela depuis de nombreuses années ».
Bien que cette remarque soit en partie fondée, il n'est pas tout à fait exact de dire qu'il n'y a rien à faire. Si une entreprise a mis en place un système de gestion certifié ISO, il y a certes moins à faire, mais il reste tout de même du travail à accomplir. Pour les entreprises qui utilisent des programmes non certifiés ou qui ne sont pas conçus selon une norme (comme les programmes classiques de dénonciation, de lutte contre la corruption, de défense des droits de l'homme ou de protection du lieu de travail), il y a certainement beaucoup plus à faire. La rigueur d'un système de gestion certifié ISO sera plus facile à adapter pour répondre aux exigences ESG qu'un programme qui n'est ni certifié ni géré selon une norme.
Lorsque l'on applique une perspective ESG à un programme existant, certains problèmes courants apparaissent et doivent être corrigés avant que le programme puisse être valablement intégré au programme ESG.
Quels sont les problèmes courants lorsqu'on envisage un programme certifié sous l'angle ESG ?
L'examen d'un programme certifié sous l'angle ESG peut parfois mettre en évidence que le programme :
• manque d'objectifs clairs et précis et de rapports utiles par rapport à ces objectifs
• prend rarement en considération un ensemble plus large de parties prenantes, en particulier celles extérieures à l'entreprise qui pourraient être pertinentes du point de vue ESG
• a été rédigé et développé en interne pour un public interne sans tenir suffisamment compte des facteurs externes
• se concentre sur la conformité juridique et non sur des valeurs plus larges, l'intégrité et les politiques non requises par la loi (qui sont des éléments importants d'un programme axé sur les critères ESG)
• est confidentiel, son contenu ne pouvant être consulté par des tiers, ce qui peut ne pas fonctionner dans un contexte de reporting ESG externe.
Quels sont les problèmes courants liés aux programmes non certifiés ou élaborés sans référence à une norme tenant compte des critères ESG ?
L'application d'une optique ESG à un programme non certifié ou élaboré sur la base des meilleures pratiques plutôt que selon une norme peut mettre en évidence les éléments suivants :
• le « programme » n'est en réalité qu'un ensemble de politiques non gérées se faisant passer pour un programme
• le programme n'a pas été testé et n'a fait l'objet d'aucun audit ni d'aucune vérification, de sorte qu'il a généré peu (voire aucun) de données ou d'observations, qu'il comporte peu ou pas d'objectifs documentés et qu'il n'est lié à aucun objectif commercial.
• les rapports sont trop simplistes et ne contiennent pas suffisamment de données pour déterminer si le programme fonctionne comme prévu
• les rapports se présentent sous la forme d'un simple paragraphe qui indique le nombre de problèmes signalés, de personnes formées ou d'enquêtes menées à bien, sans aucune analyse des tendances, des causes profondes ou des prévisions, ni aucun élément permettant de déterminer si le programme atteint ses objectifs (souvent non précisés).
Chez Speeki, nous encourageons tous nos clients à réexaminer leurs programmes existants et à déterminer s'ils sont prêts à être intégrés dans un programme ESG complet. Nous leur suggérons d'examiner chaque programme existant sous l'angle ESG et de déterminer comment le modifier et l'améliorer afin qu'il soit adapté aux initiatives ESG.
Les six domaines prioritaires à prendre en compte selon Speeki lorsqu'on examine les programmes existants sous l'angle ESG
1.Parties prenantes
La plupart des programmes, même ceux qui ont été élaborés selon une norme, n'ont pas pris en compte l'ensemble élargi des parties prenantes qui seraient concernées par les critères ESG. Ces parties prenantes comprennent à la fois des groupes internes et externes, et la liste des parties prenantes ESG est plus large, puisqu'elle inclut la communauté, la planète, les clients et même les services de notation tels que Google et les réseaux sociaux. Bien qu'il ne soit généralement pas considéré comme faisant partie d'un programme type, le public a un intérêt très important dans tout programme ESG. Une entreprise sera examinée, notée et évaluée par le public sur tout ce qu'elle fait, souvent avec peu ou pas de contribution de la part de l'entreprise elle-même. Il est important de réfléchir à qui, où et quels groupes feront cela et de les inclure dans l'évaluation des parties prenantes.
2.Rôles et responsabilités
Lorsque l'on examine un programme sous l'angle ESG, il est important d'inclure les responsables ESG parmi les participants au programme. Les responsables ESG peuvent aider à concevoir le programme de manière à ce qu'il réponde aux exigences ESG et prendre en charge certains éléments du reporting destiné aux parties prenantes externes. Ils disposent de données importantes dont ils doivent s'assurer qu'elles sont développées par les programmes, et ils jouent un rôle essentiel dans l'identification des lacunes dans ce qui est actuellement mesuré.
3.Signalement des incidents
La plupart des programmes, qu'ils concernent la santé et la sécurité ou la lutte contre la corruption, disposent d'un système de signalement des incidents permettant de signaler les fautes professionnelles ou les défaillances ou problèmes potentiels. La plupart de ces systèmes utilisent des technologies anciennes qui ne disposent pas des fonctionnalités modernes.Certaines entreprises continuent de recourir aux e-mails et aux appels téléphoniques, ne sont pas équipées d'applications ou de solutions mobiles, et ne prennent pas en charge les signalements anonymes ou dans d'autres langues. La technologie a considérablement évolué, de sorte que ces systèmes sont désormais capables de recevoir des signalements, de procéder à un triage et de mener des enquêtes. La gestion des incidents est très importante pour l'ESG, car il s'agit d'un élément clé de reporting dans le cadre de diverses normes de reporting. De plus, les informations sur les incidents antérieurs peuvent être utilisées dans des solutions de surveillance prédictive plus détaillées, qui permettent de mieux anticiper les problèmes potentiels.
4.Sensibilisation, communication et formation
À mesure que les considérations ESG sont appliquées aux programmes existants et que de nouveaux acteurs (dont beaucoup peuvent être externes) viennent s'ajouter, les initiatives de sensibilisation, de communication et de formation de ces programmes devront être réexaminées. Il y aura beaucoup à faire en matière de sensibilisation et de formation des parties prenantes, ainsi que de reporting correspondant.
5.Surveillance et mesure
L'équipe ESG devra évaluer le suivi et la mesure actuels des programmes en place afin de déterminer s'ils mesurent les domaines appropriés et génèrent les données pertinentes qui doivent être communiquées aux parties prenantes ou dans le cadre d'un dépôt externe. Le suivi effectué dans le cadre de nombreux programmes est davantage axé sur les défaillances que sur les tendances ou les performances du système lui-même. Il est possible d'améliorer considérablement l'analyse des tableaux de bord et des tendances générales grâce à une meilleure gestion des données. Ce sont ces éléments que les professionnels ESG devront présenter dans leurs rapports.
6.Amélioration des rapports et des déclarations gouvernementales
La plupart des programmes actuellement mis en œuvre par les entreprises sont axés sur l'interne et font rarement l'objet de rapports à l'échelle de l'entreprise ou à l'externe. Le monde ESG exige des rapports beaucoup plus complets, et les déclarations gouvernementales seront probablement exigées dans le cadre des nouvelles normes de reporting. Si l'équipe ESG sera très utile dans ce domaine, une grande partie des données devra être générée par le programme lui-même. Beaucoup de travail sera nécessaire pour concilier les rapports actuels avec un public plus large de parties prenantes intéressées par l'ESG. Cela peut impliquer une analyse approfondie des questions de privilège, de droit, de confidentialité et de concurrence afin de déterminer la quantité de données pouvant être divulguées.
Plusieurs entreprises ont mis en place des programmes au cours des 20 dernières années. Si bon nombre d'entre eux sont de classe mondiale, ont été élaborés conformément aux normes et certifiés par des organismes de certification accrédités, certains devront être remaniés afin d'intégrer les domaines ESG pour que ces programmes puissent être inclus dans les initiatives ESG. Ce conseil s'applique également aux entreprises qui n'ont aucun programme et qui débutent dans la mise en place de programmes de gestion des principaux risques ESG. Collaborez avec les propriétaires de contenu et les responsables de programme afin d'élaborer un programme qui gère les risques et maximise sa valeur à des fins ESG.