Exigences et délais en matière de déclaration en vertu de la Loi sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement au Canada
Les exigences en matière de déclaration prévues par la Loi canadienne sur la lutte contre le travail forcé et le travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement établissent un cadre complet pour la divulgation annuelle qui exige à la fois la transparence et la responsabilité des organisations concernées. La loi oblige les entités et les institutions gouvernementales à soumettre au ministre de la Sécurité publique, avant le 31 mai de chaque année, des rapports détaillés sur leurs activités et leurs efforts en matière de diligence raisonnable dans la chaîne d'approvisionnement au cours de l'exercice précédent.
Pour les entités soumises à la loi, le rapport annuel doit être présenté sous la forme et selon les modalités spécifiées par le ministre et doit être mis à la disposition du public. Le rapport doit être approuvé par l'organe directeur de l'entité, tel que le conseil d'administration, et doit inclure des informations spécifiques sur la structure, les activités et les chaînes d'approvisionnement de l'entité. Cette exigence d'approbation garantit que les hauts dirigeants s'approprient les efforts de conformité de l'organisation et l'exactitude des informations communiquées.
La loi précise sept domaines clés qui doivent être abordés dans le rapport annuel. Premièrement, les entités doivent fournir des informations sur leur structure, leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement, y compris des informations sur leurs opérations, leurs filiales et la nature de leurs activités commerciales. Deuxièmement, elles doivent détailler leurs politiques et leurs processus de diligence raisonnable en matière de travail forcé et de travail des enfants, y compris les codes de conduite, les accords avec les fournisseurs ou tout autre mécanisme de gouvernance. Troisièmement, les entités doivent identifier les parties de leur activité et de leurs chaînes d'approvisionnement qui présentent un risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants, ainsi que les mesures prises pour évaluer et gérer ces risques.
La quatrième exigence concerne les mesures prises pour remédier à toute forme de travail forcé ou de travail des enfants identifiée dans les activités et les chaînes d'approvisionnement de l'entité. Cela comprend à la fois les mesures réactives visant à résoudre les problèmes identifiés et les mesures proactives visant à prévenir de nouveaux cas à l'avenir. Cinquièmement, les entités doivent décrire les mesures prises pour remédier à la perte de revenus subie par les familles les plus vulnérables à la suite des mesures prises pour éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement. La sixième exigence concerne la formation dispensée aux employés sur le travail forcé et le travail des enfants, y compris la portée, la fréquence et le contenu de cette formation. Enfin, les entités doivent évaluer l'efficacité de leurs mesures visant à garantir que le travail forcé et le travail des enfants ne sont pas utilisés dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement.
Les institutions gouvernementales ont des obligations de déclaration similaires, mais avec quelques variations qui reflètent leur rôle unique dans l'administration publique. Elles doivent rendre compte de leurs politiques et processus de diligence raisonnable, de l'identification et de l'évaluation des risques, des mesures correctives, des programmes de formation et des évaluations d'efficacité. Cependant, leurs rapports se concentrent davantage sur les pratiques d'approvisionnement et les mesures prises pour garantir que les biens et services acquis par le gouvernement ne sont pas produits en recourant au travail forcé ou au travail des enfants.
La date limite du 31 mai est absolue et s'applique à toutes les organisations concernées, quelle que soit la date de clôture de leur exercice financier. Cela signifie que les entités dont l'exercice financier se termine à différentes dates au cours de l'année doivent tout de même soumettre leurs rapports avant la même date limite. La première date limite de déclaration était le 31 mai 2024 et couvrait les activités de l'exercice financier précédent de l'entité ou, pour les nouvelles entités, à compter de la date d'entrée en vigueur de la loi.
Pour répondre efficacement à ces exigences en matière de reporting, les organisations doivent mettre en place des systèmes efficaces de collecte et de documentation des données bien avant la date limite de remise des rapports. Cela implique notamment de procéder à des évaluations régulières des fournisseurs, de conserver des registres détaillés des activités de diligence raisonnable et de créer des systèmes permettant de suivre les programmes de formation et leur efficacité. Les organisations doivent également élaborer des modèles de reporting standardisés et définir clairement les responsabilités pour les différentes sections du rapport.
Les stratégies pratiques de conformité comprennent la réalisation d'évaluations annuelles des risques liés à la chaîne d'approvisionnement, la mise en place de questionnaires et d'audits destinés aux fournisseurs, la création de mécanismes de réclamation permettant de signaler les problèmes et la constitution d'une documentation détaillée de toutes les mesures correctives prises. Les organisations doivent également conserver des archives de tous les programmes de formation, y compris les évaluations de la participation, du contenu et de l'efficacité. Des examens internes réguliers des efforts de conformité doivent être effectués tout au long de l'année afin de garantir que le rapport annuel reflète fidèlement les activités et les réalisations de l'organisation.
Le caractère public de ces rapports signifie que les organisations doivent trouver un équilibre entre transparence et sensibilité concurrentielle. Bien que la loi exige une divulgation détaillée, les entités doivent travailler avec un conseiller juridique afin de garantir la protection des informations confidentielles tout en respectant les objectifs de transparence de la législation. Les rapports seront probablement examinés de près par les parties prenantes, notamment les investisseurs, les clients, les organisations de la société civile et les médias. Il est donc essentiel qu'ils soient exacts et complets afin de préserver la réputation et la crédibilité de l'organisation.