Vertragsbedingungen des Lieferanten werden einfügungsfertig geliefert.
Speeki OnBoard™ hilft Ihnen beim letzten Teil Ihres Lieferantenqualifizierungsprozesses: Die Auftragsvergabe.
Speeki OnBoard™ ist eine Lösung für Lieferantenverträge und Teil der Produktreihe, die Speeki's Lösung für die Auswahl, Qualifizierung und Due Diligence der Lieferkette darstellt.
Speeki OnBoard™ nimmt alle Informationen, das Wissen und die Risiken auf, die in Ihrem Qualifizierungs- und Due-Diligence-Prozess für einen bestimmten Lieferanten identifiziert wurden, und bereitet eine Reihe von Vertragsbestimmungen vor, die in Ihren Lieferantenvertrag aufgenommen werden können.
Was ist Speeki OnBoard™?
Speeki OnBoard™ ist eine Softwarelösung für das Onboarding von Lieferanten. Speeki stellt Ihnen eine Reihe von Bedingungen zur Verfügung, die Sie in Ihre Lieferantenverträge aufnehmen können. Die von uns vorgeschlagenen Bedingungen werden speziell für den Lieferanten erstellt und basieren auf allen Informationen, die im Rahmen der Qualifizierung und ESG-Due-Diligence
. Die meisten Unternehmen passen ihre Standardformulierungen in ihren Lieferantenverträgen nicht an, selbst wenn sie Lücken in den ESG- und Nachhaltigkeitspraktiken des Lieferanten feststellen. Speeki glaubt, dass dies ein Fehler ist. Wenn Sie Lücken im Lieferantenprogramm festgestellt haben und wollen, dass der Lieferant Änderungen vornimmt, dann ist es der erste Schritt, dies in den Vertrag aufzunehmen. Dann können Sie Ihrem Lieferanten vertraglich bestimmte Anforderungen auferlegen und ihn zur Rechenschaft ziehen, damit er Ihre Erwartungen erfüllt.
Fungiert Speeki OnBoard™ als Ihr Berater für die Lieferkette?
Nein. Wir treten nicht als Ihr Rechtsbeistand auf, aber wir stellen Ihnen über unsere Software für die Einbindung von Anbietern einen Nachtrag mit Vertragsklauseln zur Verfügung. Wir treten nicht als Ihr Anwalt oder Ihre Anwaltskanzlei auf und bieten keine Rechtsberatung an. Diese Verpflichtung verbleibt bei Ihnen, und Sie müssen sicherstellen, dass die Klauseln für Ihren Lieferantenvertrag geeignet sind und dass sie korrekt eingefügt und integriert werden.
Speeki OnBoard™ entwirft für Sie einen Nachtrag auf der Grundlage der in den ESG- und Nachhaltigkeitsinitiativen des Lieferanten identifizierten Risiken. Der Nachtrag wird zwar von einem erfahrenen und geschulten Anwalt geprüft, der über Fachwissen zu ESG- und Nachhaltigkeitsrisiken in der Lieferkette verfügt, aber wir bieten keine Rechtsberatung an.
Warum sind in meinen Lieferantenverträgen spezielle Klauseln erforderlich, die diese Risiken behandeln?
Z.B. Wir möchten, dass [Lieferant] innerhalb von zwei Jahren eine Zertifizierung für sein Gesundheits- und Sicherheitsprogramm erhält.
Der [Lieferant] ist verpflichtet, seinen Kohlenstoffverbrauch zu verfolgen und uns zu melden, wenn dieser in einem beliebigen 6-Monats-Zeitraum [x] Tonnen überschreitet.
Z.B. [Lieferant] muss die Freisetzung von Giftstoffen in die umliegenden Gewässer innerhalb von 6 Monaten um 20% reduzieren.
Der [Lieferant] muss innerhalb von 12 Monaten ein Whistleblowing-Programm für alle seine Betriebe einführen, um eine anonyme und unabhängige Überprüfung von Beschwerden von Whistleblowern zu ermöglichen.
Der [Lieferant] erklärt sich z. B. damit einverstanden, dass mindestens einmal jährlich ein Audit der Interaktionen mit den Regierungsstellen und Beamten des [Landes] durchgeführt wird.
Der [Lieferant] verpflichtet sich, uns innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt von Untersuchungen oder Anschuldigungen über Fehlverhalten zu unterrichten und uns Einsicht in die Unterlagen über unsere Beteiligung an solchen Anschuldigungen zu gewähren.
Was sind einige der Anforderungen, die in einem Speeki Onboard™-Zusatz enthalten sein können?
Bestechung und Korruption
Das Versäumnis, Bestechungs- und Korruptionsrisiken zu managen, kann zu erheblichen Konsequenzen führen, z. B. zu hohen Geldstrafen, Rufschädigung sowie internen und externen Untersuchungen - um nur einige zu nennen. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine Zertifizierung des Managementsystems zu erhalten, Zugang zu bestimmten Berichten zu gewähren oder Kenntnis von Untersuchungen oder Anschuldigungen von Fehlverhalten zu erhalten.
Whistleblowing
Wird Whistleblowing nicht unterstützt, kann dies nicht nur zu Geldstrafen und Ausschlüssen von der öffentlichen Auftragsvergabe führen, sondern auch zu Misserfolgen bei Ihren anderen Compliance-Programmen, die auf das Feedback von Hinweisgebern angewiesen sind. Der Speeki OnBoard™-Zusatz Ihres Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine anonyme Whistleblowing-Lösung zu implementieren, eine ISO 37002-Zertifizierung seines Programms zu erlangen, Zugang zu bestimmten Berichten zu gewähren oder über Untersuchungen oder Vorwürfe von Fehlverhalten, die Ihr Unternehmen betreffen, zu informieren.
Vielfalt, Gerechtigkeit und Integration
Das Versäumnis, Risiken in Bezug auf Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration zu managen, kann zu Reputationsschäden und Schwierigkeiten bei der Einstellung und Bindung von Mitarbeitern führen. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, Ihnen mindestens einmal jährlich die wichtigsten Diversitätskennzahlen mitzuteilen, damit Sie diese in Ihre ESG-Berichterstattung einbeziehen oder ihre Anwendbarkeit auf bestimmte Leistungen bestätigen können.
Menschenrechte und moderne Sklaverei
Die Nichtbeachtung von Menschenrechtsrisiken kann zu Rufschädigung, erheblichen Geldstrafen, Ausschluss von öffentlichen Aufträgen sowie internen und externen Untersuchungen führen. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, jährliche Prüfungen der Lohnsätze, Überstunden und Arbeitsplatzbedingungen durch einen unabhängigen Dritten durchzuführen. Solche Audits müssen Ihnen unter Umständen nach Abschluss ohne Schwärzung zur Verfügung gestellt werden.
Einhaltung der Vorschriften
Wirksame Compliance-Programme schützen das Geschäft, und die Investitionsrendite kann erheblich sein, da sie dazu beitragen, Verschwendung, Betrug, Missbrauch, Diskriminierung und viele andere Praktiken zu vermeiden, die den Betrieb stören und ein Unternehmen gefährden. Der Speeki OnBoard™-Zusatz für Ihre Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte Compliance-Standards (wie ISO 37301) einzuhalten oder einen Verhaltenskodex (mit nachprüfbaren Schulungsunterlagen) zu erstellen. Im Addendum kann festgelegt sein, dass bestimmte Führungskräfte für die Einhaltung der Standards verantwortlich sind und dass bestimmte Personal- und Dienstaltersstufen eingehalten werden.
Lieferketten- und Partnermanagement
Lieferketten- und Partnermanagement ist für den effizienten und nachhaltigen Betrieb jedes Unternehmens, das Dritte für die Beschaffung oder den Vertrieb seiner Produkte und Dienstleistungen einsetzt, unerlässlich. Der Speeki OnBoard™-Zusatz für Ihre Lieferanten kann vorschreiben, dass das Unternehmen über ein System zur Lieferantenqualifizierung und Sorgfaltspflicht verfügt und Ihnen im Voraus Einzelheiten zu den Unterauftragnehmern sowie deren Qualifizierungs- und Onboarding-Dokumente zur Verfügung stellt.
Gesundheit und Sicherheit
Mangelnde Rücksichtnahme auf Gesundheit und Sicherheit kann zu mehr Fehlzeiten und Klagen wegen Fahrlässigkeit führen und die Produktivität und Moral am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Es kann auch dazu führen, dass ein Lieferant nicht in der Lage ist, Produkte und Dienstleistungen für Sie zu produzieren. Der Speeki OnBoard™-Zusatz Ihres Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine Zertifizierung des Sicherheitsmanagementsystems zu erhalten, Zugang zu bestimmten Berichten zu gewähren oder Kenntnis von Untersuchungen oder Anschuldigungen von Fehlverhalten zu erhalten.
Datenschutz und Informationssicherheit
Mit dem Inkrafttreten neuer internationaler Gesetze gewinnen der Schutz und der Zugriff auf die privaten Daten des Einzelnen zunehmend an Bedeutung. Die Speeki OnBoard™-Ergänzung Ihrer Lieferanten kann das Unternehmen dazu verpflichten, eine Datenschutzanalyse einzuholen und diese jährlich vorzulegen sowie eine Zertifizierung seiner Systeme nach ISO 27001 vorzunehmen.
Verwendung von Speeki OnBoard™ Addendums anstelle Ihrer eigenen Standardformulare.
Die Verwendung von Speeki's Vendor Onboarding Software bringt einen erheblichen Mehrwert für Ihren Vertragsprozess. Sie ist wesentlich wertvoller als die Verwendung von Standardklauseln, die bereits in Ihren Lieferantenverträgen enthalten sind. Die meisten Verträge enthalten weit gefasste Klauseln, die nie geprüft werden.
Speeki OnBoard™ will die Art und Weise, wie Lieferantenverträge abgeschlossen werden, verändern. Es verändert den traditionellen Prozess der Lieferantenaufnahme, indem es eine robuste Funktion bietet Hintergrundüberprüfungen für Lieferanten. Speeki OnBoard™ stellt sicher, dass alle potenziellen Lieferanten einer gründlichen Prüfung unterzogen werden, um die Sicherheit und Compliance von Anfang an zu verbessern.
Wie in den "alten Tagen" macht Speeki OnBoard™ jeden Vertrag mit Ihrem Lieferanten einzigartig. Er muss einzigartig sein, weil jeder Lieferant anders ist und das Risiko eines jeden Lieferanten anders ist. Wir glauben, dass Lieferantenverträge ein Instrument des Risikomanagements sein sollten.
Während Standardvorlagen für einige Lieferanten mit sehr geringem Risiko in Ordnung sind, sind sie für Lieferanten mit hohem oder mittlerem Risiko wahrscheinlich nicht geeignet. Um das Wissen, die Verantwortung und die Rechenschaftspflicht auf den Lieferanten zu übertragen, brauchen Sie sehr klare Vertragsbedingungen.
Je konkreter Sie Ihre ESG- und Nachhaltigkeitsvertragsbedingungen formulieren können, desto mehr Nutzen können Sie aus der Einhaltung dieser Bedingungen durch Ihre Lieferanten ziehen. Allgemeine Erklärungen über "gute Taten" sind nicht mehr sinnvoll, wenn Sie wahrscheinlich für deren Handlungen verantwortlich sind.
Sich darauf zu verlassen, dass ein Lieferant die ESG auf seine Weise handhabt, ist ein erhebliches Risiko. Schildern Sie Ihre Erwartungen und nutzen Sie dann Ihren Vertrag, um sie für die Einhaltung der Verträge verantwortlich zu machen. Das Risiko für den Lieferanten und für Sie sinkt entsprechend.
Sie haben hohe Erwartungen und Berichtspflichten gegenüber den Interessengruppen und Ihren Aufsichtsbehörden. Ihre Lieferanten müssen Ihre Standards und Ihre Risikotoleranz erfüllen, nicht ihre eigenen. Verlangen Sie vertraglich, dass diese Standards eingehalten werden.
Die besten Verträge sind diejenigen, die die oben genannten Elemente widerspiegeln. Ihre Lieferanten sollten Sie bei Ihren ESG- und Nachhaltigkeitsprogrammen unterstützen. Schließlich sind sie ein wesentlicher Bestandteil, dem Sie verpflichtet sind. Je mehr Sie die ESG der Lieferanten verbessern können, desto mehr können Sie Ihre eigenen ESG unterstützen.
Da die ESG-Berichtspflichten zunehmen, müssen Sie von Ihren Lieferanten immer mehr Daten einreichen. Von Scope-3-Emissionen über Diversitätskennzahlen bis hin zur Berichterstattung über Sicherheitsunfälle müssen Sie von Ihren Zulieferern verlangen, regelmäßig Daten zu liefern.
Mit Speeki OnBoard™ können Sie Ihre Lieferantenverträge aufwerten
Die Ergebnisse Ihrer Qualifizierungs-, Bewertungs- und Due-Diligence-Schritte lassen sich leicht mit Ihren Verträgen abgleichen. Umsetzung Ihrer "Erkenntnisse" in umsetzbare Anforderungen für Ihren Lieferanten.
Ihre Speeki OnBoard™-Vereinbarung mit Ihrem Lieferanten macht Ihre rechtlichen Verträge mit jedem Lieferanten zu einem aktiven Teil Ihres Risikomanagementsystems und nicht nur zu einem defensiven Mechanismus zur Streitbeilegung.
Nutzen Sie Ihren Speeki OnBoard™-Zusatz, um Ihre ESG-Berichterstattung aufzuwerten, indem Sie einen Fluss wesentlicher vertraglich vereinbarter Daten von Ihrem Lieferanten sicherstellen, die nachverfolgt und leicht "angefordert" werden können. In zunehmendem Maße werden Daten von Ihren Lieferanten für Ihre eigene Berichterstattung benötigt.
Bessere und intelligentere Verträge mit Ihren Lieferanten schaffen einen gemeinsamen Wert für das Risikomanagement auf beiden Seiten. Dies wird dazu beitragen, Streitigkeiten zu vermeiden und die Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf ESG und Nachhaltigkeit klarer festzulegen.
Verknüpfen Sie die Verpflichtungen aus Ihren Speeki OnBoard™ Addendums mit Ihren laufenden Überwachungs-, Mess- und Auditprogrammen. Überprüfen Sie die Einhaltung Ihrer Verträge ganz einfach mit Speeki Partner Integrity™ Audits.
Die Speeki Vendor Onboarding Software-Lösungen sind nicht dazu gedacht, die Rolle Ihrer internen Rechtsberater oder externen Anwälte zu übernehmen. Sie sollen Ihnen eine einfache Möglichkeit bieten, Anforderungen in Ihre Verträge mit einem Lieferanten zu integrieren.
Machen Sie Ihre Lieferantenverträge wertvoller, indem Sie umsetzbare Anforderungen und klare Erwartungen formulieren. Ihre Lieferanten werden dankbar sein, wenn sie genau sehen, was sie zu tun haben.
Speeki OnBoard™ Merkmale
Überprüft von Juristen.
Die von Speeki erstellten Speeki OnBoard™-Ergänzungen wurden von unseren juristisch geschulten Fachleuten geprüft, die zum Teil über langjährige interne Erfahrungen verfügen.
Festpreis und wesentlich günstiger als externe Anwälte.
Unsere Lösungen haben einen festen Preis pro Nachtrag. Wenn Sie eine Reihe von Paketen (mindestens 10) kaufen, kennen Sie die Kosten genau und können diese in die Kosten für die Einbindung eines Lieferanten einbeziehen. Die Kosten sind deutlich geringer als die eines externen Anwalts.
Speziell für jeden Anbieter entwickelt.
Es handelt sich dabei nicht nur um Vorlagen, sondern die Zusätze werden für jeden Lieferanten auf der Grundlage der Umstände des jeweiligen Lieferanten und der Art und Weise, wie er die Qualifizierungs- und Due-Diligence-Schritte in Ihrem Prozess durchlaufen hat, entworfen.
Sie haben die Kontrolle über die endgültige Fassung.
Speeki stellt Ihnen den Speeki OnBoard™-Zusatz zum Einfügen in Ihren Lieferantenvertrag zur Verfügung, aber Sie behalten die Kontrolle über die endgültige Version.
Nicht zu wenig und nicht zu viel.
Die Speeki OnBoard™-Ergänzungen werden in MS Word erstellt, so dass Sie sie bei Bedarf bearbeiten können. Unsere Entwürfe lassen sich problemlos an die Bedürfnisse bestimmter Lieferanten anpassen. Unser Ziel ist es, weniger als zwei Seiten Text zu haben, der einfach gestaltet und in einfacher Sprache abgefasst ist.
Eigenständige Versionen für bestehende Verträge und Lieferanten.
Die Vendor Onboarding Software von Speeki kann auch für eigenständige Vereinbarungen mit Ihrem Lieferanten verwendet werden. Wenn Sie einen zusätzlichen Vertrag bevorzugen, kann dieser gegen eine zusätzliche Gebühr erstellt und bereitgestellt werden.
Integration in Ihre Vorlagen.
Die Speeki OnBoard™ Addendum-Vorlagen sind so formuliert, dass sie sich leicht in Ihre bestehenden Lieferantenverträge einfügen lassen. Sie können als "ESG- und Nachhaltigkeitszusatz" oder in einer anderen passenden Formulierung formuliert werden.
Klauseln in einfacher Sprache.
Wir bei Speeki sind stolz darauf, die Klauseln so zu verfassen, dass sie für die Lieferanten verständlich sind. Dies ist besonders wichtig für KMU-Lieferanten und solche, die keinen eigenen Rechtsbeistand haben.
Warum müssen in Ihren Lieferantenverträgen ESG- und Nachhaltigkeitsaspekte stärker berücksichtigt werden?
ESG und Nachhaltigkeit sind das wichtigste Thema, mit dem die Lieferkette heute konfrontiert ist: Risikomanagement.
Der Gesetzgeber, die Gemeinschaft und Ihre Kunden machen Sie für Ihre Lieferanten verantwortlich.
Ihre Kunden erkennen nicht wirklich den Unterschied zwischen Ihrer Rolle und der Ihrer Lieferkette. Sie suchen die Antworten bei Ihnen. Der Versuch, die Verantwortung auf dem Markt und in den Medien zu verschieben, ist sinnlos. Ihr Hauptaugenmerk sollte auf dem aktiven Risikomanagement im Vorfeld liegen.
Sie brauchen die Lieferanten genauso wie diese Sie brauchen. Ihre Daten werden zu Ihren Daten.
Die Chancen stehen gut, dass Sie in Zukunft viele Daten von Ihren Lieferanten benötigen werden. Im Moment sind sie wahrscheinlich nicht gesetzlich verpflichtet, Ihnen diese Daten zur Verfügung zu stellen. Bessere Verträge, bessere Verpflichtungen, bessere Anforderungen und bessere Durchsetzung sind ein Teil der Lösung, um bessere Daten von Ihren Lieferanten zu erhalten.
Das Management des Lieferantenrisikos ist eine Mischung aus Wissen, Bewertung und vertraglichen Vereinbarungen.
Verträge haben sich im Laufe der Jahre als großer Schutzschild erwiesen. Sie sind jedoch ebenso sehr ein Schwert wie ein Schild. Richtig abgefasste Lieferantenverträge können beides sein. Während Vorlagen und die Entlastung der Anwälte bei einfachen Verhandlungen eine gute Sache sind, werden in Zukunft bessere Lieferantenverträge benötigt, die besser auf die Bewältigung spezifischer Risiken zugeschnitten sind.
Sie müssen sich möglicherweise auf diese Verträge stützen, um Anforderungen durchzusetzen. Sie müssen eindeutig sein.
In der neuen Welt der ESG und der Nachhaltigkeit müssen Sie Ihrem Lieferanten die Erwartungen sehr deutlich machen. Unterschiede in Bezug auf Größe, rechtliche Verpflichtungen, Berichtspflichten und Risikotoleranz werden die Erwartungen der einzelnen Vertragsparteien beeinflussen.
Da die Unternehmen ihren Lieferanten immer mehr Verpflichtungen auferlegen, müssen diese in den Verträgen genau beschrieben werden.
Die beste Praxis besteht darin, die Erwartungen beider Parteien in ihren Verträgen klar zu formulieren. Dies ist zwar gängige Praxis, aber die Verwendung von Vorlagen hat dazu geführt, dass die Erwartungen der Kunden an die Lieferanten nicht so genau festgelegt werden.
Speeki OnBoard™ FAQ's
Wie hoch sind die Kosten?
Speeki erhebt eine Pauschalgebühr für jeden Speeki OnBoard™-Zusatz, der in 10er-Packungen im Voraus bezahlt wird.
Wie lange dauert die Vorbereitung?
Mit einem gekauften Paket, verbleibendem Guthaben und erhaltenen Eingängen, normalerweise über Nacht oder am nächsten Werktag.
Hilft Speeki bei der Aushandlung des Nachtrags?
Wir beteiligen uns nicht an der Aushandlung des Nachtrags.
Wie entscheidet Speeki, was in den Nachtrag aufgenommen werden soll?
Wir suchen nach Dingen, die der Lieferant tun kann, um seine ESG- und Nachhaltigkeitspraktiken zu verbessern, und von deren Umsetzung oder Verbesserung Sie und Ihr Risikoniveau profitieren würden.
Können wir den Nachtrag ändern, nachdem er von Speeki bereitgestellt wurde?
Ja, Sie können gerne Änderungen oder Anpassungen vornehmen, die Sie für angebracht halten.
Können Sie meine Vorlage für einen Nachtrag verwenden?
Ja. Wir werden uns ansehen, wie Sie Ihre Struktur in ein Muster-Addendum aufnehmen können.
Was braucht Speeki, um den Nachtrag zu erstellen?
Wir konzentrieren uns auf Ihre Eingaben sowie auf die Ergebnisse (falls vorhanden) von Speeki Trust™ Background Checks oder Speeki Qualify™ Bewertungen, die der Anbieter abgeschlossen haben könnte. Wir konzentrieren uns auf Ihre Angaben sowie auf die Ergebnisse (falls vorhanden) von Speeki Trust™ Background Checks oder Speeki Qualify™-Bewertungen, die der Anbieter abgeschlossen hat.
Was geschieht, wenn der Lieferant sich weigert, zu unterschreiben oder zu verhandeln?
Verhandeln Sie, akzeptieren Sie die Niederlage oder suchen Sie sich einen anderen Anbieter.
Wie hilft Speeki OnBoard™ den verschiedenen Gruppen im Unternehmen?
Management der Lieferkette
Leitende Compliance-Beauftragte
Beschaffung
Mehr Kontaktpunkte und Engagement mit Lieferanten und Dienstleistern, um deren Engagement für gute ESG-Praktiken zu bewerten.
Mitarbeiter und andere Interessengruppen
Steigerung des Wertgefühls als Teil eines Unternehmens, das eine starke Compliance-Kultur und eine gute Governance im Umgang mit ESG-Risikobereichen hat.
Wodurch unterscheidet sich Speeki von anderen Bewertungsinstrumenten?
Wir denken, dass eine Scorecard für ein Unternehmen sinnvoll ist, um seine ESG zu verbessern. Wie ausgereift Ihr Programm ist, lässt sich besser beurteilen, wenn Sie diese Informationen nutzen, um Ihre eigenen internen Systeme zu verbessern.
Ihre Speeki-Bewertung hängt von der Qualität der von Ihnen vorgelegten Nachweise ab, die von Risikoexperten analysiert und verarbeitet werden. Wir führen unsere eigene unabhängige Überprüfung und Verifizierung der Antworten und Nachweise durch, indem wir unsere eigene Bewertungsmethodik anwenden.
Wie es funktioniert
Prozess
Das Bewertungsverfahren ist rationalisiert und wird hauptsächlich online durchgeführt. Nachdem Sie einen Fragebogen ausgefüllt und die erforderlichen Dokumente vorbereitet und hochgeladen haben, erhalten Sie etwa vier bis sechs Wochen später eine Scorecard.
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