Die 20 wichtigsten Funktionen einer ESG-Software
Bei Speeki sind wir führend in der Entwicklung von Software und Lösungen für ESG. Wir sind stolz auf das, was wir aufgebaut haben, und freuen uns darauf, dass unsere Kunden die Speeki-Software testen, um zu sehen, ob sie ihren Anforderungen entspricht.
Laut Speeki sind die folgenden 20 Funktionen unverzichtbar, damit eine ESG-Software wirklich nützlich ist. Wenn du nach einer ESG-Management-Software suchst, solltest du die Angebote anhand dieser Liste prüfen.
Wenn wir von ESG-Software sprechen, meinen wir damit Software, die ESG verwaltet und ESG berichtet, nicht einfach nur eine Punkt-zu-Punkt-Lösung oder eine Art einfacher ESG-Rechner, der nichts anderes als eine glorifizierte Tabellenkalkulation ist. Ein ESG-Managementsystem sollte eine umfassende Suite von Tools und Berichtsmechanismen sein, um ESG zu automatisieren und eine Rendite aus Ihren ESG-Investitionen zu erzielen.
1. Datenerhebung und -analyse
Die Software sollte in der Lage sein, Daten zu verschiedenen ESG-Kennzahlen zu erfassen. In den meisten Programmen geschieht dies durch manuelle Eingabe der Daten, Import aus spezialisierteren Lösungen über APIs oder mithilfe von Umfrage-Tools, Meldesystemen und Offenlegungsberichten. Die Software sollte auch in der Lage sein, Berichte über Fehlverhalten, Feedback oder ESG-bezogene Vorfälle zu empfangen und diese Daten zu analysieren, um Trends zu erkennen, Fortschritte zu verfolgen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
2. Berichterstattung und Compliance
Die Software sollte in der Lage sein, den Berichts- und Compliance-Prozess für ESG-Programme gemäß mehreren Standards zu automatisieren. Dies kann Unternehmen Zeit und Geld sparen und dazu beitragen, dass sie ihre ESG-Berichtspflichten in verschiedenen Ländern erfüllen. Die Berichterstattung sollte so erfolgen, dass neue Berichtsformate zum System hinzugefügt werden können, ohne dass dieses neu entwickelt werden muss. Die für die Berichterstattung verwendeten Daten sollten mit Tags versehen werden können, damit sie leicht an den richtigen Stellen in den richtigen Berichten eingefügt werden können.
3. Risikomanagement
Die Software sollte in der Lage sein, ESG-Risiken zu identifizieren und zu mindern. Beispielsweise sollte die Plattform über eine Funktion zur Durchführung von Wichtigkeits- oder Wesentlichkeitsbewertungen (mit Benutzereingaben) verfügen, um die mit den Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens verbundenen Umweltrisiken zu verfolgen und zu bewerten sowie die mit seiner Lieferkette verbundenen sozialen Risiken zu identifizieren und zu managen.
4. Kommunikation und Engagement
Die Software sollte in der Lage sein, mit den Stakeholdern über ESG-Programme zu kommunizieren und in Kontakt zu treten. Unternehmen können die Software beispielsweise nutzen, um E-Mails an Stakeholder, darunter Mitarbeiter und interessierte Gruppen, zu versenden. Diese E-Mails sollten nachverfolgt (z. B. ob sie geöffnet, gelesen und kommentiert wurden) und bewertet werden können.
5. Sorgfaltspflicht in der Lieferkette
Die Software sollte in der Lage sein, die Lieferkette eines Unternehmens zu verfolgen und zu überwachen sowie ESG-Risiken im Zusammenhang mit seinen Lieferanten zu identifizieren und zu verwalten. Sie sollte in der Lage sein, Informationen von Lieferanten mittels Fragebögen zu sammeln und Due-Diligence-Prüfungen in verschiedenen Formaten durchzuführen, darunter einfache Screenings und Überprüfungen von Medien und sozialen Medien, um Warnsignale zu erkennen. Das System sollte auch tiefgreifendere Due-Diligence-Prüfungen unter Verwendung von KI-Tools oder externen Recherchen durchführen.
6. Whistleblowing und Vorfallmanagement
Die Software benötigt ein Vorfallmanagementsystem, um Meldungen entgegenzunehmen und eine Triage sowie Untersuchungen durchzuführen. Meldungen müssen in jeder Sprache, über jedes Gerät und von überall auf der Welt empfangen werden können. Die Software muss so flexibel sein, dass die Meldenden anonym bleiben können. Außerdem muss sie in der Lage sein, mit den Meldenden in Echtzeit in jeder Sprache und über jedes Gerät zu kommunizieren.
7. Datenvisualisierung
Die Software sollte ESG-Daten auf eine Weise visualisieren können, die leicht verständlich und interpretierbar ist. Zumindest sollte sie es den Benutzern ermöglichen, Daten zu extrahieren, damit diese in anderen Tools wie Power BI oder Tableau angezeigt werden können. Die Datenvisualisierung in der Plattform ist zwar nützlich, aber noch besser ist es, wenn die Daten extrahiert und mit Daten aus anderen Plattformen an einem zentralen Ort konsolidiert werden können.
8. Dashboards
Die Software sollte Dashboards bereitstellen, mit denen Benutzer den Fortschritt bei der Erreichung von ESG-Zielen verfolgen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und die Einhaltung von Vorschriften überwachen können. Die Dashboards sollten mehrere ESG-Bereiche abdecken und die Aufteilung der Daten in separate Gruppen (z. B. wichtige Risikobereiche) ermöglichen.
9. Konfiguration
Die Software sollte so konfigurierbar sein, dass sie den spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens gerecht wird. Das bedeutet, dass sie flexibel genug sein muss, um zu ändern, welche Schlüsselbereiche als Teil von ESG betrachtet werden, und dass sie in der Lage sein muss, eine wachsende Liste von wichtigen ESG-Bereichen zu verfolgen, sobald diese entwickelt werden. Das Unternehmen sollte in der Lage sein, seine eigenen ESG-Bereiche zu definieren und die Verwaltung des Systems individuell anzupassen.
10. Sicherheit
Die Software sollte sicher sein, um sensible ESG-Daten zu schützen. Das Unternehmen, das die Software bereitstellt, sollte von einer renommierten akkreditierten Zertifizierungsstelle nach ISO 27001 zertifiziert sein. Die Zertifizierung sollte für die Entwicklung und das Hosting der Software sowie für den Zugriff durch Benutzer gelten. Das System sollte über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verfügen und strenge Anmeldebedingungen auferlegen.
11. Skalierbarkeit
Die Software sollte skalierbar sein, um dem Wachstum eines Unternehmens gerecht zu werden. Dies hängt zum Großteil vom Hosting und Standort der Serverinfrastruktur ab, aber auch die Skalierbarkeit der Programmierung ist wichtig. Suchen Sie nach einer Plattform, die in den letzten Jahren entwickelt wurde und daher wahrscheinlich über einen aktualisierten Code verfügt, der sich an die jeweiligen Datenanforderungen anpassen lässt.
12. Cloud-basiert
Die Software sollte cloudbasiert sein, damit Benutzer von überall darauf zugreifen können. Dies sollte für die meisten Unternehmen selbstverständlich sein, da SaaS-Lösungen mittlerweile weit verbreitet und Teil jedes Geschäftsbetriebs sind. Für Unternehmen mit besonderen Sicherheits- oder Zugriffsanforderungen ist gegen Aufpreis auch ein Hosting vor Ort möglich.
13. Benutzerfreundlich
Die Software sollte benutzerfreundlich sein, damit die Nutzer ESG-Daten einfach erfassen, analysieren und auswerten können. Sie muss über eine übersichtliche Oberfläche verfügen, die mit minimalem Schulungsaufwand leicht zu bedienen ist.
14. Kosteneffizient
Die Software sollte kostengünstig sein, damit sie für Unternehmen jeder Größe erschwinglich ist. Das Preismodell sollte der Tatsache Rechnung tragen, dass Unternehmen unterschiedlich groß sind und aus verschiedenen Branchen stammen und das System daher unterschiedlich nutzen werden. Die Preise sollten jährlich und pauschal sein und Hosting, Support und die grundlegende Installation umfassen sowie die Möglichkeit bieten, den Vertrag nach zwei oder drei Jahren zu kündigen.
15. Zuverlässigkeit
Die Software sollte bei einem seriösen Hosting-Anbieter gehostet werden, der eine gewisse Verfügbarkeit garantiert, damit sie immer dann verfügbar ist, wenn die Benutzer sie benötigen. Auch wenn dies nicht oft in den Vertragsbestimmungen enthalten ist, ist es wichtig, sich über die Verfügbarkeitszusagen im Klaren zu sein.
16. Unterstützung
Der Softwareanbieter sollte Support anbieten, damit die Nutzer das Beste aus der Software herausholen können. Der Support sollte online, über die Hilfefunktionen der Software selbst sowie per E-Mail, Telefon und Chat verfügbar sein. Diese Dienste hängen vom Anbieter selbst und dessen Möglichkeiten in Ihrer Zeitzone ab. Fragen Sie immer nach, wo sich das Supportteam befindet, inwieweit es Zugriff auf Ihre Umgebung hat und ob es auf vertrauliche Daten zugreifen kann.
17. Innovation
Die Software sollte innovativ sein, um mit den neuesten ESG-Trends Schritt zu halten. Die Updates sollten regelmäßig erfolgen, mit mindestens einem größeren Update pro Quartal und weiteren Updates für kleinere Angelegenheiten in kürzeren Abständen. Diese Updates sollten innerhalb der Plattform kommuniziert werden und für die Nutzer leicht einsehbar sein.
18. Hosting
Heutzutage gibt es mehrere hochwertige Hosting-Anbieter, und jede SaaS-Lösung sollte bei einem dieser Hauptanbieter gehostet werden. Das Hosting sollte für Ihre Region offen sein und alle Ihre Bedenken hinsichtlich Datenzugriff und Datenschutz berücksichtigen. In den meisten Fällen ist es einfacher, Daten in Europa zu hosten und die Software von dort aus zu unterstützen. Die Daten sollten auf den Servern und während der Übertragung stets verschlüsselt sein.
19. Zukünftige Entwicklung
Es ist wichtig, dass Unternehmen die Software als Wegweiser für die Entwicklung ihrer eigenen ESG-Initiativen betrachten. Ein Softwareanbieter sollte eine Roadmap für seine Lösung bereitstellen und darlegen, wohin die Reise in den nächsten 12, 24 und 36 Monaten gehen soll. Auch wenn manche Unternehmen keine festen Termine nennen, benötigen Sie dennoch einen gewissen Überblick über die Entwicklungsinitiativen und die Ausrichtung der Software.
20. Fachliche Kompetenz
Am wichtigsten ist es, ein Unternehmen zu wählen, das über Fachwissen im Bereich Content verfügt. Sie benötigen einen starken Beratungs- oder Assurance-Anbieter und nicht nur einen Technologieanbieter. Technologie ist nur ein Teil der Lösung für ESG-Anforderungen, daher benötigen Sie immer auch Beratung und technischen Support. Es ist ratsam, diese Leistungen vom Anbieter selbst in Anspruch zu nehmen und nicht von einem Drittanbieter, der keine Erfahrung mit der Software hat.
Dies sind nur einige der wichtigsten Funktionen, über die eine ESG-Software verfügen muss. Welche Funktionen für ein bestimmtes Unternehmen am wichtigsten sind, hängt von dessen Größe, Branche und ESG-Zielen ab. Alle Unternehmen, die ESG ernst nehmen, sollten jedoch in Betracht ziehen, in eine ESG-Software zu investieren, die ihnen dabei hilft, ihre ESG-Programme effektiv zu verwalten.