向每個供應商發送問卷並不是有效的 ESG 盡職調查
There is a very positive movement in supplier selection and onboarding: conducting due diligence on the preferred supplier to ensure that the supplier meets certain criteria and expected obligations. In recent years, this ‘due diligence’ has been improved to assess additional areas of risk in the supplier, including some ESG-related risks like privacy, information security, human rights, sanctions, bribery and environmental risks. This new and improved form of ESG-driven due diligence is an excellent addition to most companies’ selection and onboarding processes. It will certainly help you identify weak suppliers in key risk areas and select suppliers that better match your risk profile.
盡職調查過程的一部分是研究階段，選擇供應商的公司會收集有關供應商的資訊。進行這項研究的最簡單方法是向供應商發送線上問卷。隨著新的領域被添加到研究清單中以供核對，線上問卷涵蓋的問題的規模和深度呈指數級增長。發送問卷的過程，包括了解要問什麼問題、解釋答案，然後決定是否繼續（以及在什麼條件下），是供應鏈管理和合規專業人員之間大量對話的主題。
While it is easy to send a questionnaire to every supplier, some challenges must be considered before adding supplier questionnaires into your process around ESG supply chain due diligence.
- 對於供應商來說，完成問卷可能既耗時又昂貴。他們可能需要花費數小時甚至數天的時間來收集所需的信息，並且可能還必須支付第三方的服務費用來幫助他們完成調查問卷。這對於供應商，尤其是小型企業來說可能是一個沉重的負擔。
- 對於供應商來說，要準確、誠實地回答問卷中的所有問題可能很困難。他們可能沒有所要求的所有信息，或者可能不願意提供某些信息，因為擔心這些信息會被用來對付他們。這可能會導致資訊不準確或不完整，使公司難以決定選擇哪些供應商。
- 較大的供應商可能有資源快速且準確地完成問卷，而較小的供應商則可能沒有。這可能會為較大的供應商在供應商選擇過程中帶來不公平的優勢。
- 這些問卷中的許多問題都是強制性的，但其中涵蓋的問題很少針對供應商的風險進行客製化。風險評估的艱苦工作並不是預先完成的，目的是使問卷變得更短、與接受者更相關。
- 大多數問題要求以政策和程序的形式上傳數據，但很少對這些數據進行審查、考慮、評估、評級或評論。它們似乎是為了完整性和形式而不是實質。
- 許多問卷詢問的問題涉及接收公司網站或文件中公開提供的信息，因此浪費了公司和供應商的時間。
- 發送問卷的公司和被要求填寫問卷的供應商數量現在呈指數級增長，並在入職流程中造成不必要的瓶頸。
- 這些問卷是進行盡職調查的研究過程的一部分，在他們的回答以及他們是否應該採取步驟或措施來改進風險管理方面，對公司幾乎沒有任何價值。這往往是一種單向過程。
由於這些因素，問卷實際上會阻止供應商參與供應商選擇過程。這可能會使公司很難找到合格的供應商，從而導致成本上升和產品和服務品質下降。
公司可以採取多種措施來減輕供應商選擇過程的負擔。這些包括：
- 限制問卷中的問題數量－只提出對決策過程至關重要的問題
- 讓問卷易於理解和完成－使用清晰簡潔的語言，避免使用行話
- 向供應商提供回饋－向供應商回饋其對問卷的回答，以提高供應商在未來選擇過程中的表現
- using smarter questionnaires that assess risk on the fly and use sophisticated branching questions to ensure only relevant questions are asked
- 考慮不同的門控模型，並僅在必要時使用問卷（例如，可能會排除某些全球供應商或零售商或大型知名供應商公司）。
透過這些步驟，公司可以幫助自己及其供應商提高供應商選擇流程的效率和效果。 ESG 盡職調查很重要，隨著新法律的通過，強制盡職調查，這一點在未來也將變得至關重要。不強制要求的是如何完成盡職調查。雖然人們非常重視使用問卷，但需要謹慎使用這些問卷，以確保它們不會讓供應商和正在審查問卷的內部人員感到不知所措。
