Möchten Sie eine Whistleblowing-Lösung installieren? Hier erfahren Sie, wo Sie beginnen können.
Wenn Sie eine Whistleblowing-Hotline (auch bekannt als Compliance-Hotline) für Ihr Unternehmen einrichten möchten, gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Wenn Sie mit dieser Initiative noch nicht vertraut sind oder diese Systeme zum ersten Mal als Teil einer umfassenderen Whistleblowing-Lösung einsetzen, finden Sie in dieser kurzen Übersicht einige einfache Hinweise und Schritte für den Erfolg.
1. Die Software ist nur ein Element Ihrer Whistleblowing-Lösung.
Eine Whistleblowing-Lösung besteht nicht nur aus der Installation einer Software – das ist nur ein Teil des Puzzles. Sie benötigen die klare Zustimmung sowohl Ihres Leitungsgremiums als auch Ihrer Geschäftsleitung sowie Ressourcen, um ein „Programm“ aufzubauen. Neben der Software umfasst dieses Programm auch Richtlinien, Verfahren, Regeln, Kontrollen, Sensibilisierung, Kommunikation und Schulungen. Außerdem benötigen Sie eine Reihe von Zielen und müssen diese messen, um den Erfolg des Programms zu bestimmen.
Natürlich müssen Sie über die erforderlichen Systeme und Prozesse verfügen, um Meldungen entgegenzunehmen und zu bearbeiten, wenn sie eingehen (und siewerdeneingehen). Das bedeutet, dass Sie wissen müssen, wie man Untersuchungen durchführt, und über die Ressourcen verfügen müssen, die für die Durchführung jeder Untersuchung erforderlich sein könnten. Möglicherweise müssen Sie externe Teams hinzuziehen, um Ihnen zu helfen.
Die wichtigste Botschaft hierbei ist, dass die Technologie (wie beispielsweise die Speeki-Plattform) nur ein Teil der Lösung ist.
2. Die gute Nachricht: Es gibt Leitlinien, die Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen.
Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) offiziell die internationale Norm ISO 37002 – Whistleblowing-Managementsysteme – Leitlinien (ISO-Whistleblowing-Leitlinien) verabschiedet. Die ISO-Whistleblowing-Leitlinien sind nun verfügbar und können gegen eine geringe Gebühr auf derISO-WebsiteIhres Landes heruntergeladen werden.
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Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien sind ein perfektes Dokument, das Ihnen dabei hilft, das von Ihnen benötigte Programm zu entwerfen, und wir beiSpeekiempfehlen Ihnen dringend, diese Richtlinien bei der Erstellung Ihres Programms genau zu befolgen. Sie können für Unternehmen jeder Größe sowie für private, öffentliche, gemeinnützige oder sogar staatliche Organisationen verwendet werden.
Die ISO-Richtlinien für Whistleblowing bieten Organisationen Ratschläge für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Whistleblowing-Managementsystems mit folgenden Ergebnissen:
>Förderung und Erleichterung der Meldung von Fehlverhalten
>Unterstützung und Schutz von Whistleblowern und anderen interessierten Parteien
> Sicherstellen, dass Meldungen über Fehlverhalten ordnungsgemäß und zeitnah bearbeitet werden
> Verbesserungder Organisationskultur und Governance
> Verringerungdes Risikos von Fehlverhalten.
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien unterstützen Organisationen bei der Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren. Sie sind anpassungsfähig und ihre Anwendung variiert je nach Größe, Art, Komplexität und Rechtsordnung der Aktivitäten der Organisation.
3. Seien Sie bereit, Triage und Untersuchungen durchzuführen.
Wenn man Menschen durch ein Whistleblowing-System eine Stimme gibt, kann dies dazu führen, dass in der Anfangsphase eine Flut von Meldungen eingeht. Einige dieser Meldungen dienen möglicherweise dazu, das System zu „testen“, andere könnten aufgestauter Bedarf von Personen sein, die Probleme bisher noch nicht auf weniger formellem Wege gemeldet haben. Seien Sie also nicht überrascht, wenn in den ersten Monaten eine Flut von Meldungen eingeht.
Aus Sicht der Ressourcen können Sie die Untersuchungen zu diesen Angelegenheiten auslagern. Unternehmen wie Speeki können bei der grundlegenden Vorauswahl helfen, und es gibt auch Unternehmen, die bei den eigentlichen Untersuchungen helfen können. Hier steht Ihnen ein Pool an Talenten zur Verfügung, der besonders nützlich ist, wenn Sie ein kleines Team sind und intern keine Kapazitäten haben.
4. Die Entwicklung eines Programms ist keine einmalige Angelegenheit – es muss regelmäßig weiterentwickelt, überprüft und verbessert werden.
Wenn Sie sich die ISO-Richtlinien für Whistleblowing ansehen, werden Sie feststellen, dass die Aufrechterhaltung eines Programms mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist. Auch wenn ein Großteil dieser Aufrechterhaltung automatisiert werden kann, sind dennoch manuelle Maßnahmen erforderlich. Stellen Sie sich Ihr Whistleblowing-Programm wie ein Programm zur Sicherheit am Arbeitsplatz vor: Man richtet es nicht einfach ein und lässt es dann sich selbst überlassen. Sie müssen es beobachten, verbessern, die Verbesserungen überprüfen, Lücken schließen, wenn Sie Probleme feststellen, und es neu aufbauen. Das ist in den meisten Unternehmen vielleicht keine Vollzeitaufgabe, aber die Überwachung und Verbesserung des Programms erfordert einige Ressourcen. Es gibt Möglichkeiten, dies von externen Beratern verwalten zu lassen, aber am besten ist es, wenn dies innerhalb der Organisation geschieht.
5. Holen Sie sich Hilfe von einem Experten, wenn Sie Erfahrung oder Kapazitäten benötigen, um das Programm ordnungsgemäß umzusetzen.
Wenn Ihnen das alles etwas zu schwierig erscheint, holen Sie sich Hilfe von außen. Es gibt externe Agenturen, Firmen und Ermittler, die Ihnen beim Aufbau und/oder Betrieb des Programms helfen können. Speeki bietet unter Speeki Services eine Reihe von Lösungen für diesen Bereich an.
Wie Sie mehr erfahren können
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien können jetzt in den ISO-Shops in den einzelnen Ländern erworben werden. Weitere Informationen finden Sie auf derISO-Website.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder wenn Sie eine Beratung zu den ISO-Whistleblowing-Richtlinien wünschen, kontaktieren Sie uns bitte.