Die Leistungsfähigkeit eines Managementsystems: Aufbau auf der Grundlage der Richtlinien
Ein Managementsystem nutzt die Richtlinien als Grundlage und schafft eine umfassende Struktur, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Es geht über ein einfaches Dokument hinaus und ist ein dynamischer Rahmen, der eine konsistente Umsetzung, kontinuierliche Verbesserung und ein effektives Risikomanagement gewährleistet.
So geht ein Managementsystem über eine Richtlinie hinaus:
- Schaffung eines klaren Rahmens:Ein Managementsystem definiert einen strukturierten Ansatz mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten für verschiedene Abteilungen und Einzelpersonen. Diese Klarheit fördert die Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass jeder seine Rolle bei der Erreichung der Ziele der Richtlinie versteht.
- Prozesse und Verfahren:Ein Managementsystem setzt die „Was“-Fragen der Richtlinie in umsetzbare „Wie“-Fragen um, indem es Prozesse und Verfahren festlegt. Diese detaillierten Anweisungen leiten die Mitarbeiter durch die notwendigen Schritte, um die Richtlinie einzuhalten und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
- Ressourcenallokation:Das Managementsystem weist die erforderlichen Ressourcen zu, darunter Personal, Budget und Technologie, um die erfolgreiche Umsetzung und fortlaufende Pflege der Richtlinie zu unterstützen.
- Kommunikation und Schulung:Durch effektive Kommunikations- und Schulungsprogramme wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die Richtlinie, die relevanten Verfahren und ihre individuellen Verantwortlichkeiten innerhalb des Managementsystems verstehen.
- Überwachung, Bewertung und Verbesserung:Das System umfasst Mechanismen zur Überwachung der Einhaltung der Richtlinie und zur Messung ihrer Wirksamkeit. Regelmäßige Überprüfungen und Audits identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten, was zu einer kontinuierlichen Weiterentwicklung des Managementsystems führt.
- Risikomanagement:Ein robustes Managementsystem berücksichtigt potenzielle Risiken im Zusammenhang mit der Umsetzung von Richtlinien und skizziert Strategien zu deren Minderung. Dadurch wird sichergestellt, dass das System auch angesichts unvorhergesehener Herausforderungen anpassungsfähig und effektiv bleibt.
Beispiele: Von der Politik zu leistungsstarken Managementsystemen
Betrachten wir zwei Beispiele, um den Unterschied zu veranschaulichen:
- Datenschutzrichtlinie:Diese Richtlinie beschreibt die Verpflichtung einer Organisation zum Schutz von Benutzerdaten. Ein Datenschutzmanagementsystem geht jedoch darüber hinaus. Es würde Verfahren für die Datenerfassung, -speicherung und -zugriffskontrolle festlegen. Es würde Ressourcen für Schulungen zur Datensicherheit und Mittel für die erforderliche Sicherheitssoftware bereitstellen. Das System würde Prozesse zur Identifizierung und Minderung von Datenschutzverletzungen sowie regelmäßige Audits zur Gewährleistung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen umfassen.
- Anti-Korruptions-Managementsystem:Eine Anti-Korruptionsrichtlinie kann das Bekenntnis des Unternehmens enthalten, niemals Bestechungsgelder zu zahlen, um Aufträge zu erhalten. Ein Anti-Korruptions-Managementsystem wie ISO 37001 bietet jedoch einen strukturierten Rahmen. Es umreißt Prozesse für Risikobewertungen, die Einbindung der obersten Führungsebene, Sensibilisierung, Kommunikation, Schulungen, die Festlegung von Zielen, Maßnahmen, Sorgfaltspflichten, Geschäftsbewertungen sowie die Genehmigung von Geschenken und Bewirtungen. Das System umfasst Verfahren für den Betrieb sowie für das Management von Nichtkonformitäten und kontinuierliche Verbesserungsprozesse. Es weist Ressourcen für hochwertige Schulungen zu und richtet Mechanismen zur Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit interner Kontrollen ein.
Die Vorteile eines Managementsystemansatzes
Die Investition in ein robustes Managementsystem bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der alleinigen Verwendung von Richtlinien:
- Verbesserte Effizienz und Effektivität:Klare Prozesse und Verfahren optimieren die Abläufe und gewährleisten eine einheitliche Umsetzung der Richtlinie.
- Verbessertes Risikomanagement:Durch die proaktive Identifizierung und Minderung von Risiken im Zusammenhang mit der Umsetzung von Richtlinien gewährleistet das System ein besseres Management potenzieller Probleme.
- Kontinuierliche Verbesserung:Regelmäßige Überwachung und Bewertung führen zu einer ständigen Weiterentwicklung des Systems, um eine optimale Leistung zu erzielen und es an sich ändernde Anforderungen anzupassen.
- Nachgewiesene Compliance:Ein klar definiertes Managementsystem liefert überprüfbare Nachweise für das Engagement eines Unternehmens, bestimmte Probleme anzugehen, und erleichtert die Einhaltung von Vorschriften oder Branchenstandards.
- Erhöhtes Mitarbeiterengagement:Klare Anweisungen und dedizierte Ressourcen befähigen die Mitarbeiter, Richtlinien effektiv umzusetzen und zu kontinuierlichen Verbesserungen beizutragen.
- Zertifizierungen:Akkreditierte Zertifizierungsstellen wie Speeki Europe können Ihr Unternehmen hinsichtlich des Managementsystems zertifizieren und Konformitätszertifikate ausstellen.
Fazit: Aufbau einer nachhaltigen Kultur der Exzellenz
Eine Richtlinie ist ein wichtiger erster Schritt, aber sie ist nur der Anfang. Um einen blühenden Garten positiver Veränderungen zu schaffen, müssen Organisationen ein Managementsystem aufbauen.