명확한 웹사이트 준수 선언문 작성 15가지 아이디어
전 세계 정부는 기업 활동을 규제하고 있습니다. 일부 규제는 명확히 문서화되어 있으며 의무 사항이 분명하여 준수 여부가 명확히 판단됩니다. 이러한 단순한 규제 상황에서는 정부가 규제 기관을 지정하여 요건을 감시하고, 적어도 이론상으로는 준수를 감독합니다. 반면 다른 경우에는 표준적인 대체 수단인 정부 검찰 기관 외에 별도의 규제 기관이 존재하지 않으며, 해당 기관은 자체 업무 우선순위, 업무량 및 역량에 따라 이러한 문제를 규제할 수도 있고 그렇지 않을 수도 있습니다. 영국이나 호주 같은 국가에서는 두 번째 유형의 법률 제정을 볼 수 있습니다. 여기서 주요 기소 업무는 특정 법률을 감독하는 '규제 기관'이 존재하더라도 검찰청에 맡겨집니다. 이는 때로 규정 미준수 사례가 기소 대상이 되지 않음을 의미하기도 합니다.
점점 더 흔해지고 있는 것은 정부가 '소프트 규제'를 통해 분야를 통제하려는 시도인데, 이는 법률이 정책에 가깝고 준수 여부를 보고할 의무를 부과하는 방식이다. 정부는 실제로 법률을 규제하지도 않고, 미준수 사례를 적극적으로 기소하지도 않는다. 오히려 '누구나 쉽게 준수 여부를 보고할 수 있도록' 법률을 제정하고, 미준수 기업을 찾아내는 일은 언론과 사회에 맡긴다. 지속가능성이나 인신매매 방지법 같은 분야에서 이를 확인할 수 있는데, 해당 법률들은 기업이 명시된 법규 준수를 설명하는 연례 보고서를 발행하도록 요구하고 있습니다.
안타깝게도 '웹사이트 기반 보고서'를 통한 규정 준수 노력은 진정한 준수를 향해 실질적인 진전을 이루지 못할 수 있습니다. 웹사이트 기반 준수 보고서는 종종 희망사항에 불과합니다. '준수가 진행 중'임을 보여주기 위해 신중하게 작성되며, 완전한 준수가 달성될 시점에 대한 예측은 매우 조심스럽게 다룹니다. 일부는 단순히 '체크 박스'를 채우기 위한 최소한의 내용만 담은 단락에 불과하기도 합니다.
때로는 날카로운 기자 한 명이 보고서에서 취약점을 포착해 '미디어 재판'으로 이어지는 보도를 시작할 수 있으므로, 기업들은 각 보고서가 명확하고 미디어와 지역사회(즉, 주요 대상)가 이해할 수 있으며, 지나치게 말하지 않으면서도 충분히 전달되도록 해야 합니다.
이러한 성명서를 작성하려는 분들을 위해 고려해야 할 15가지 핵심 사항을 소개합니다.
1. 평이한 영어
변호사들은 일을 복잡하게 만드는 경향이 있습니다. 가장 훌륭한 보고서는 비전문가들이 비전문가들을 위해 작성한 것입니다.마케팅 팀을활용해 누구나 이해할 수 있는 언어로 보고서를 작성하십시오. 규제 기관이 읽을 수도 있지만, 주요 대상은 언론, 고객 및 잠재 고객, 그리고 지역사회입니다.
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3. 사람들에게 맥락을 제공하기 위해 사업을 간단히 설명하세요
대부분의 경우, 보고해야 할 특정 법률이 귀사의 사업에 직접 적용되지는 않을 것입니다. 지금이 귀사의 사업을 명확하게 설명할 기회입니다: 해당 법률의 적용 대상 활동과 연결 지어 '여기서 볼 것이 별로 없다'는 점을 보여주세요. 물론 보고서는 사업 내용과 운영 방식을 정확히 반영해야 하지만, 가능한 한 가장 단순한 용어로 작성하도록 노력하십시오.
4. 규정 준수를 가치관과 사명 선언문에 통합하십시오
특정 의무나 규정을 준수하고자 한다면, 이러한 준수를 기업의 가치, 사명 및 ESG 목표에 통합하십시오. 윤리, 청렴성 및 기준에 대한 전반적인 접근 방식을 설명한 후, 해당 주제를 그 일환으로 논의하십시오. 이는 강력한 ESG 가치관을 바탕으로 높은 청렴성을 지닌 기업이 되기 위한 종합 프로그램의 일부라는 메시지를 전달해야 합니다. '이 요건을 충족하기 위해 최소한의 정보만 제공하고, 이렇게 많은 내용을 작성해야 한다는 점이 성가시다'는 식의 메시지는 피해야 합니다.
5. 정책을 단순히 요약하지 마십시오
많은 기업들은 해당 문제에 대한 정책을 보유하고 있다는 사실만 명시하면 대부분의 법적 요건을 충족할 수 있다고 생각합니다. 이는 인신매매에 대한 정책을 열거하며 '우리 정책이 있으니 문제없다, 볼 것 없다!'라고 말하는 것과 같습니다. 우리 모두는 인신매매나 현대판 노예제 같은 주제에 대한 준수가 포괄적인 컴플라이언스 프로그램, 가급적이면 ISO 37003과 같은 인정된 컴플라이언스 프레임워크를 따르는 것을 필요로 한다는 사실을 잘 알고 있습니다.
6. 팀에 대해 이야기하기
성공적인 보고서에는 프로그램이나 계획을 수립하는 팀에 대한 세부 정보가 포함되며, 여기에는 외부 이해관계자도 포함됩니다. 이는 해당 사안이 현실적이며, 실제 담당자들이 적극적으로 관리하고 있고, 이러한 계획에 대한 '책임자'가 존재함을 보여줍니다.
7. 법적 의무를 쉬운 말로 설명하십시오
모든 사람이 법적 의무를 알고 있는 것은 아닙니다. 사실, 법이 실제로 적용되는 범위보다 훨씬 광범위할 것이라는 기대가 있을 수 있습니다. 일부 이해관계자들은 보고서에 대한 관점을 제공하기 위해 법에 포함된 내용을 설명해 줄 필요가 있을 수 있습니다.
8. 위험 평가에 집중하고 해당 문제가 귀사에 미치는 영향을 설명하십시오.
각 문제에 대해 철저한 위험 평가를 수행했으며, 그것이 귀사에 어떻게 적용되는지 보여주는 것이 중요합니다. 예를 들어, 특정 대형 공급업체와만 거래하는 은행은 공급망 내 인신매매 위험이 상당히 낮을 것입니다. 어떤 영역이 저위험인지 명확히 밝혀 독자들이 해당 위험 영역에 많은 시간을 할애하지 않는 이유를 이해하도록 하십시오. 마찬가지로, 어떤 위험이 높은지 보여주고 해당 영역에서 무엇을 하고 있는지 명확히 하는 것이 중요합니다. 누군가(그리고 반드시 누군가는 있을 것입니다) 위험을 제대로 다루지 못했다고 주장할 때, 귀사의 위험 평가는 방어 수단이 됩니다. 위험 평가를 수행한 방법, 위험으로 간주한 요소, 그리고 이를 어떻게 순위화했는지 보여주는 것이 중요할 것입니다. 또한 위험 평가가 최소한 매년 검토되며 상황이 변할 경우 문제점을 재고한다는 점을 보여주는 것도 중요합니다.
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10. 취한 조치에 대해 논의하십시오
사람들은 진전을 보고 싶어 합니다. 단순히 '체크리스트를 채우는' 행위가 아니라 규제 준수 요건을 충족시키기 위한 실질적인 진전이 이루어지고 있음을 확인하고 싶어 합니다. 위험 평가 후 실행한 조치 사례를 제시하는 것을 주저하지 마십시오. '공급업체에 대한 실사를 실시하겠다' 또는 '공급업체와의 계약에 조항을 포함하겠다'와 같은 포괄적인 답변보다는, 취하고 있는 구체적인 조치를 반드시 설명하십시오.
11. 타임라인과 '좋은 것에서 위대한 것으로'라는 메시지를 공유하세요
대부분의 일과 마찬가지로 규정 준수는 점진적인 노력의 결과입니다. 이를 솔직히 인정하고, 현재 상태가 양호하다고 판단되는 부분과 탁월한 성과를 거둔 부분을 모두 제시하십시오. '양호함에서 탁월함으로'라는 개념은 이미 널리 알려진 길이며 대부분의 사람들이 이해하고 있습니다. 현재 상태가 나쁘다고 말하는 것이 아니라, 개선의 여지가 있음을 인정하는 것입니다. 실패를 인정하는 것과 개선을 활용하는 것 사이에는 미묘한 차이가 있습니다.
12. 감사 결과를 통해 관찰 내용을 입증한다
가장 인상적인 보고서는 현행 통제 체계의 모니터링과 테스트를 요구하는 준수 프레임워크를 명확히 따릅니다. 사람들은 귀사가 시행 중이라고 주장하는 내용이 실제로 효과가 있음을 확인하기를 원합니다. 공급업체와 인신매매 방지 관련 계약 조항을 체결했다고 말하는 것은 훌륭하지만, 구체적인 수치를 제시해야 합니다. 예를 들어, '2021년 6월 기준으로 계약서 정기 검토 결과, 86%의 계약서에 해당 조항이 포함되어 있으며, 2021년 말까지 95% 달성 계획을 수립 중입니다'와 같은 내용입니다. 이는 귀사가 주장하는 조치를 추적, 점검, 검증하고 있음을 보여줍니다. 감사 활동에 대한 또 다른 예시로는 '올해 주요 공급업체 8곳을 대상으로 시스템 및 준수 프로그램 검토와 경영진 면담을 포함한 감사를 실시했습니다. 대다수 감사에서 높은 참여도를 바탕으로 매우 성공적인 결과를 얻었으며, 시정 사항들은 문서화되어 후속 조치 일정에 반영되었습니다'와 같은 내용이 있습니다.
13. 주요 분야의 전년 대비 변화를 보여주는 그래프를 포함하십시오.
연간 보고서는 훌륭하지만, 연도별 차이를 보여준다면 더욱 효과적입니다. 핵심 지표가 개선되었나요? 전년 대비 변화를 보여주는 핵심 지표 그래프는 이해하기 쉬울 뿐만 아니라 독자에게 큰 가치를 제공할 것입니다.
14. 규정 준수 보고에 관한 세부 사항을 포함시키십시오.
내부고발자 신고및 조사 관련 보고서를 포함하고, 가능하다면 그 결과를 제시하십시오. 조사가 진행 중인 경우에는 다소 어려울 수 있으나, 프로그램의 문제점이나 미흡한 부분을 공개적으로 보여줄 의향이 있다는 사실 자체가 프로그램이 제대로 작동하고 있음을 강력히 시사합니다.
15. 다가오는 한 해의 중점 분야에 대해 논의하십시오
미래 지향적인 진술을 통해 본 보고서가 전체 규정 준수 프로그램의 단편적인 모습일 뿐이며, 귀사가 의무 사항의 준수와 개선을 위해 지속적으로 투자하고 있음을 보여주세요. 향후 방향성을 제시하고 중점 분야에 대한 지침을 제공하는 것은 훌륭한 출발점이 될 것입니다.