규정 준수 도구가 너무 많아서, 어떤 것이 당신에게 적합할까요?
준수 도구 – 마술 같은 속임수일까, 함정일까?
준법 담당자 또는 인사 관리자로서 귀하는 준법 프로그램의 틀을 설정하고, 이를 시행하며, 관련 교육을 실시하고, 평가를 수행하며, 피드백을 수집하고, 해당 피드백을 분석하여 경영진과 이사회에 데이터 기반의 권고 사항과 실행 계획을 제시합니다. 문제를 파악하고, 문화를 개선하며, 위험을 줄이고, 회사가 위험을 적색에서 녹색으로 전환하도록 지원합니다.
여러분은 수동으로 스프레드시트를 꼼꼼히 검토하고, 문서를 급하게 추적하며, 부서 책임자와 상담하고, 결국 문제를 발견하고 해결하는 방식으로 컴플라이언스 관리를 시작했을 수 있습니다. 그러나 곧 전체 컴플라이언스 프로그램을 수동으로 관리하고 모니터링하는 것이 어렵다는 사실을 깨달았을 것입니다. 그때부터 시간을 절약하고 프로그램 성과를 정확히 평가하는 데 도움을 줄 '컴플라이언스 도구'를 찾기 시작했을 것입니다.
하지만 그 규정 준수 도구가 정말 원하는 기능을 수행하고 있을까요? 다양한 업무를 지원하기 위해 수년간 구입한 소프트웨어들은 서로 원활하게 연동되지 않을 수 있습니다. 원했던 것은 단지 관리 업무를 줄이고 추적을 용이하게 하여 큰 그림을 파악하는 것이었습니다. 그러나 실제로는 서로 다른 도구들이 얽혀 정보가 고립된 사일로(silo)를 만들어 문제를 해결하는 데 필요한 통찰력을 얻지 못하게 하고 있습니다. 부담을 덜어줄 '전서구'만 원했는데, 복잡한 엔진과 기어가 달린 무거운 자동차를 구입한 셈입니다. 이제 그 포터를 어떻게 사용할지 배워야 하는 상황입니다.
이런 기분이 든다면, 당신만 그런 게 아닙니다. 도구는 문제를 해결하기 위한 것이지만, 오히려 더 많은 일을 만들어낼 수도 있습니다.
유명세 함정
우리는 컴플라이언스 프로그램이 '일률적으로 적용되는' 것이 아니라는 점을 잘 알고 있습니다. 비록 일반적인 목표는 공통적이고 프레임워크는 표준화되어 있을지라도, 각 조직마다 고유한 문제점을 지니고 있으며 적용되는 규칙과 결정 사항도 동일하지 않습니다. 단순히 시장 점유율이 가장 높은 도구가 당신과 당신의 회사에 가장 적합한 것은 아닙니다. 오히려 그 반대일 수 있으며, 실제로 당신에게 최악의 선택이 될 수도 있습니다. 그 이유를 설명해 드리겠습니다.
- '가장 큰 시장 점유율'을 가진다는 것은 해당 솔루션을 설계한 기업이 이미 고려해야 할 수많은 기존 고객을 보유하고 있음을 의미합니다. 그들의 개발 대기열에 쌓인 수많은 요청이 귀사의 신규 요청보다 우선순위를 차지할 것입니다. 아무리 커스터마이징과 설정이 가능하다고 주장하는 도구라 해도, 오래된 도구는 고객 요청으로 인해 이미 과도하게 확장되어 결국 귀사의 요구사항과 무관하거나 최적화되지 않은 기능을 제공받을 가능성이 매우 높습니다.
- 기술 분야에서는 '오래되었지만 여전히 유용한' 원칙이 통하지 않습니다. 기술은 가장 빠르게 변화하는 산업으로, 지금 이 순간에도 새로운 프로그래밍 언어가 등장하고 매주 새로운 기술과 사양이 쏟아져 나옵니다. 15년 전에 개발된 기술 제품은 시장이 더 이상 권장하지 않는 구식 기술을 사용할 수 있습니다. 프로그램이 오래 개발될수록 스택을 변경하고 신기술에 적응하기가 어려워지므로, '오래된 것들'은 타협이 필요하고 한계가 있을 수 있습니다.
- 공급업체가 인수합병을 통해 시장 점유율을 확보했다면, 그들의 솔루션은 원활하게 통합되기 어려울 것입니다. 서로 다른 도구를 하나로 통합하는 데는 막대한 시간과 노력이 필요하며, 마이그레이션에는 위험이 따릅니다. 따라서 그들의 제안서는 하나의 솔루션을 제공하는 것처럼 보일 수 있지만, 실제로는 각 도구가 동일한 브랜드 아래 개별 솔루션으로 존재할 것입니다.
기술 도구의 황금률: 간단할수록 좋다
귀사는 규정 준수 정책 및 프로그램을 시행하고, 교육을 실시하며, 소통하고, 피드백을 수집한 후 모든 과정을 한 곳에서 추적하고 문서화하고자 합니다.
이것을 달성하기 위해 정말로 필요한 것이 무엇인지 생각해 봅시다.
고객이 원하는 시간에 어디서나 접근 가능한 양방향 커뮤니케이션 플랫폼
커뮤니케이션이 귀사의 규정 준수 프로그램에서 가장 중요한 부분이라는 것은 명백합니다. 성공적인 커뮤니케이션을 위해서는 직원들이 가장 편하게 사용하는 기기를 통해 언제든지 그들과 소통할 수 있어야 합니다. 이상적으로는 대상 범위를 직원들뿐만 아니라 더 넓힐 수 있어야 합니다. 제3자 공급업체, 리셀러, 공급업체 및 이사회를 포함한 다른 이해관계자들을 고려한다면 프로그램의 적용 범위를 더욱 확대할 수 있습니다. 해당 공간과 연결 방식은 개별화되어야 하며(웹 포털이나 규정 준수 웹사이트와 달리), 상호작용이 가능하고 안전해야 합니다. 또한 가능한 경우 익명성을 허용해야 합니다(익명성을 유지할 수 있을 때 더 많은 사람들이 참여할 가능성이 높다는 점을 고려해야 합니다).
발행부터 피드백까지 귀사의 규정 준수 이니셔티브를 수행할 수 있는 양식 또는 설문조사 생성 도구
팬데믹 기간 중 재검토된 재택근무 정책을 발표해야 한다고 가정해 보겠습니다. 여기에는 사무실 복귀 시 백신 접종 및 마스크 착용에 관한 의무적 업데이트 내용이 포함됩니다. 정책을 업데이트한 후에는 모든 직원에게 배포하여 숙지하고 서명하도록 해야 합니다. 또한 테스트나 설문조사를 통해 직원들의 인지도를 확인하고자 합니다. 이후에는 새로운 정책과 규칙이 수용되었는지 파악하고, 개선을 위한 피드백과 아이디어를 수집하고자 합니다.
또는 이해 상충 사항 공개에 관한 알림을 모든 구성원에게 발송하시길 원하신다면, 업데이트된 선물 정책과 요청서를 포함하여 손쉽게 확인할 수 있도록 제공해 주시기 바랍니다.
매년 윤리 및 규정 준수 설문조사를 실시하여 현재의 발언 문화와 태도를 분석하고, 문화 개선을 위해 강화해야 할 부분을 계획하는 것은 어떨까요?
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귀사에 적합한 솔루션 파트너 선택하기
플랫폼에 익숙해지려면 시간과 비용이 소요되므로 올바른 플랫폼을 선택하는 것이 중요합니다. 많은 기업들이 기존에 구축된 시스템을 기준으로 공급업체를 선정하는 경우가 많습니다. 이는 더 편리해 보이고 현재 요구사항에 부합하는 것처럼 보일 수 있지만, 이는 미래를 내다보기보다는 과거에 기반한 결정입니다. 미래를 위해 발전하는 기술 솔루션이 더 우수하며, 구식 기술이나 개념에 얽매이고 싶지는 않을 것입니다.
그러나 미래는 정해져 있지 않으므로, 현재 솔루션에 적합한 공급업체를 선택할 때 무엇을 고려해야 할까요?
공급업체에 신속하게 움직일 수 있고 귀하의 의견을 고려할 수 있는 팀이 있습니까?
여기서 규모가 큰 기업이 반드시 더 강하다고 할 수 없습니다. 민첩성은 이해관계자를 최소화해야만 달성할 수 있기 때문입니다. 고객의 요구를 대변하고, 문제를 상급자에게 보고하며, 후속 조치를 취해 줄 전담 고객 서비스 팀이 필요합니다.
해당 공급업체의 주요 시장 규모는 귀사의 규모와 유사한가요?
최종 목표는 동일하더라도 기술 솔루션은 각 사용자의 상황에 따라 매우 다르게 설계될 수 있습니다. 도구는 특정 사용 사례에 맞춰 설계될 때 가장 효과적입니다. 100명의 팀원을 위한 도구와 한두 팀을 위한 도구는 완전히 다른 접근법이 필요합니다. 대규모 조직에 최적화된 도구는 권한, 승인, 협업 등에 더 많은 계층을 갖게 되어 개발 시간이 많이 소요되지만, 중소 규모 팀에게는 불필요한 경로와 설정이 추가될 뿐입니다. 일반적인 구성 가능성이나 유연성 약속만으로는 모든 사용 사례를 커버할 수 없으므로, 특정 사용 사례를 염두에 두고 설계된 도구를 선택하는 것이 중요합니다. 귀사 시장 규모와 유사한 규모의 벤더일수록 귀사가 필요로 하는 규모에 맞춰 사고할 가능성이 훨씬 높습니다.
공급업체가 데이터 마이닝 및 인공지능을 포함한 신기술에 대한 투자를 약속하고 있습니까?
사내 IT 팀에게 잠재적 공급업체의 기술을 점검하고 검토하도록 요청하십시오. 해당 공급업체가 최첨단 현대 기술을 사용하는지, 아니면 구식 스택을 사용하는지 판단하는 것은 그들의 헌신과 기술 수준에 대한 증거를 제공할 수 있습니다.
해당 접근 방식은 단편적인 일련의 해결책을 제공하는가, 아니면 다양한 작업을 수행할 수 있는 적응력이 뛰어난 하나의 단순한 도구를 제공하는가?
놀랍게도 단일 도구로 마케팅되는 많은 규정 준수 솔루션은 실제로 각 기능별로 개별 앱을 제공합니다. 종종 가장 강력하고 유용한 도구는 사실 가장 단순한 도구입니다. 도구가 포괄적일수록 설정은 더 복잡해집니다. 전체 프로세스 설정에 몇 주, 몇 달, 심지어 몇 년을 투자하는 것보다, 시간의 80%를 차지하는 작업을 단 몇 분 만에 자동화하고 나머지 20%는 계속 수동으로 처리하는 것이 더 실용적이고 효율적인 방법입니다.
간단한 답: 도구는 돕기 위한 것이지 이끌기 위한 것이 아니다
경영진이나 이사회 구성원들에게 실행 계획이 목적에 부합하지 않고 언젠가는 무너질 것이라고 예상된다면 컴플라이언스 프로그램을 구성하라고 조언하지 않을 것입니다. 그렇다면 왜 단순히 '잘 될 거라'는 희망사항만으로 특정 요구사항을 지원하지 않는 솔루션을 선택하겠습니까?