十大致命弱點：企業如何淪為發票與財務詐欺的受害者
金融詐欺作為持續存在的威脅，可呈現多種形式。發票與財務詐欺特別針對企業的財務健康狀況，透過欺詐性計費手段實施侵害。本文將探討可能使企業暴露於發票與財務詐欺風險的十大漏洞：
- 虛假供應商：詐騙者可能創建虛構公司，並為不存在的商品或服務提交發票。
- 供應商帳單錯誤（蓄意或非蓄意）：錯誤可能源於蓄意抬高費用的企圖，亦可能是供應商內部控制機制不足所致。
- 重複發票：詐騙者可能將同一張發票提交兩次，或製造略有差異的版本以獲取雙重付款。
- 發票虛報：合法供應商可能在發票上虛報數量、價格或描述，以獲取不當付款。
- 支票竄改：詐欺者可能竊取或篡改支票，將本應支付給合法供應商的資金轉移至其他用途。
- 網路釣魚與商業電郵入侵（BEC）：詐騙者可能透過電子郵件偽裝成合法供應商，誘騙員工授權進行詐騙性付款。
- 利用薄弱的審批流程：發票審查與核準程序若存在不足，將為欺詐性提交創造可乘之機，使其得以漏網。
- 員工與供應商串通：不誠實的員工可能與外部供應商勾結，提交虛報或偽造的發票以謀取私利。
- 內部控制薄弱：職責分離不足（例如同一人負責開立與核銷發票）、記錄保存不完善，以及存取控制措施不足，皆可能使企業面臨風險。
- 網路安全漏洞：諸如弱密碼與資料加密不足等不完善的網路安全措施，可能使企業面臨透過駭客入侵或惡意軟體攻擊所導致的發票詐欺風險。
發票與金融詐欺的連鎖效應
發票與財務詐欺的後果可能影響深遠：
- 財務損失：虛假發票造成的直接財務損失可能對企業的盈利能力產生重大影響。
- 信任的侵蝕：欺詐行為可能損害與供應商、合作夥伴及投資者的信任關係。
- 營運中斷：調查與解決詐欺行為可能干擾日常營運並分散資源。
- 聲譽損害：詐騙醜聞的消息可能嚴重損害企業的聲譽。
鞏固你的防禦
企業可採取主動措施以降低發票與財務詐欺風險。作為依據ISO 37003建立之全面性詐欺防控管理系統的一部分，請實施以下步驟：
- 供應商管理：實施全面的供應商盡職調查程序，並與可靠供應商保持穩固的合作關係。
- 嚴謹的審批流程：建立清晰且明確的發票審查與核可流程，涉及多層級授權程序。
- 職責分離：確保在發票處理鏈中明確劃分職責，以防止利益衝突。
- 技術解決方案：運用自動化發票處理系統與數據分析等技術工具，識別發票中的異常狀況。
- 員工培訓：教育員工識別發票詐欺的警示徵兆，並賦予其舉報可疑活動的權限。
- 強大的網路安全措施：實施多因素驗證及定期員工安全意識培訓等堅實的網路安全措施。
- 定期審查與稽核：定期審查內部控制與財務紀錄，以偵測潛在的詐欺活動。
透過承認這些弱點並實施預防措施，企業可強化其防禦能力，抵禦發票與財務詐欺。請謹記，保持警覺並採取多層次防護策略，對於維護組織財務健康及培育道德商業實踐文化至關重要。如需更多關於ISO 37303的資訊，請聯繫Speeki以獲取支援。