Bin ich die richtige Person, um das Whistleblowing-Programm zu leiten?
Wenn Sie für die Verwaltung des Whistleblowing-Programms in Ihrem Unternehmen verantwortlich sind, haben Sie viel zu tun. Inzwischen wissen Sie wahrscheinlich, dass es nicht nur darum geht, eine Software zu installieren und Zugang zu einem Fallmanager zu erhalten, der die über das System gemeldeten Fälle verfolgt: Es geht darum, ein umfassendes Whistleblowing-Programm unter der Leitung und mit Unterstützung sowohl des Leitungsgremiums als auch der Geschäftsführung des Unternehmens zu verwalten.
Die Verantwortlichen solcher Programme wissen oft nicht, was sie tun oder worauf sie sich konzentrieren sollen. In der Regel haben sie sich einfach auf ihre Intuition verlassen und ihre eigenen Prioritäten gesetzt. Da es zudem keine offiziellen Empfehlungen dazu gibt, welche Eigenschaften ein Whistleblowing-Programmmanager mitbringen sollte, leiden viele in dieser Position unter dem Impostor-Syndrom und fragen sich, ob sie die richtige Person für diese Aufgabe sind.
Es gibt jedoch auch gute Nachrichten: Wir verfügen über formelle Richtlinien, anhand derer wir unsere Whistleblowing-Programme vergleichen und prüfen können, ob sie über die richtigen Ressourcen verfügen.
Verwendung der ISO-Leitlinien für Whistleblowing
Ende 2021 hat die Internationale Organisation für Normung (ISO) offiziell die internationale Norm ISO 37002 – Whistleblowing-Managementsysteme – Leitlinien (ISO-Whistleblowing-Leitlinien) verabschiedet. Die ISO-Whistleblowing-Leitlinien sind nun verfügbar und können gegen eine geringe Gebühr auf derISO-WebsiteIhres Landes heruntergeladen werden.
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien sind der erste umfassende Leitfaden für Unternehmen, die Whistleblowing-Managementsysteme betreiben. Die Richtlinien bieten Organisationen Ratschläge zur Einrichtung von Whistleblowing-Managementsystemen, die auf den Grundsätzen Vertrauen, Unparteilichkeit und Schutz basieren. Die Richtlinien sind anpassungsfähig, und ihre Anwendung variiert je nach Größe, Art, Komplexität und Rechtsordnung der Aktivitäten der Organisation. Die Befolgung der ISO-Whistleblowing-Richtlinien kann einer Organisation dabei helfen, ihre bestehenden Whistleblowing-Richtlinien und -Verfahren zu verbessern oder die geltenden Whistleblowing-Gesetze einzuhalten.
Was sagen die ISO-Whistleblowing-Richtlinien über die Verwaltung des Whistleblowing-Programms?
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien legen klar fest, was die für das Whistleblowing-Programm verantwortliche Person (oder Gruppe) tatsächlich tun muss.
Die Richtlinien legen fest, dass die für das Programm verantwortlichen Personen die Verantwortung und Befugnis haben für:
- die Konzeption, Umsetzung, den Betrieb und die Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems
- Sicherstellung, dass das Whistleblowing-Managementsystem so konzipiert und mit Ressourcen ausgestattet ist, dass eine umfassende Bewertung der Meldungen und der Risiken von Nachteilen, eine unparteiische und zeitnahe Untersuchung der Meldungen sowie Schutz- und Unterstützungsmaßnahmen gewährleistet sind.
- Sicherstellen, dass innerhalb der Organisation die Untersuchungs- und Schutzfunktionen so weit wie möglich unabhängig voneinander wahrgenommen werden (d. h. von verschiedenen Personen oder Bereichen), wobei zu berücksichtigen ist, dass jede dieser Funktionen bestehenden Funktionen zugewiesen werden kann.
- Beratung und Anleitung zum Whistleblowing-Managementsystem und zu Fragen im Zusammenhang mit der Meldung von Fehlverhalten
- Planmäßige und Ad-hoc-Berichterstattung über die Leistung des Whistleblowing-Managementsystems an das Leitungsgremium, die oberste Führungsebene und andere relevante Funktionen, wie z. B. die Compliance-Funktion, soweit angemessen.
Die Whistleblowing-Managementfunktion (so bezeichnet die ISO-Whistleblowing-Richtlinie das Team, das das Whistleblowing-Programm verwaltet) sollte mit Personal ausgestattet sein, das über die erforderliche „Kompetenz, Integrität, Autorität und Unabhängigkeit“ verfügt. Dazu gehört auch der „direkte, uneingeschränkte Zugang zu angemessenen Ressourcen, die erforderlich sind, um die Unparteilichkeit, Integrität und Transparenz des Whistleblowing-Managementsystems und seiner Prozesse zu gewährleisten“. Die Whistleblowing-Managementfunktion sollte außerdem „direkten, uneingeschränkten und vertraulichen Zugang zur obersten Leitungsebene und zum Leitungsgremium“ haben.
Kann ich irgendetwas davon delegieren?
Gemäß den ISO-Whistleblowing-Richtlinien lautet die kurze Antwort: Ja, Sie können einige der oben genannten Aufgaben delegieren. Organisationen, die keine Person haben, die sich ausschließlich um die Whistleblowing-Funktion kümmert, können eine oder mehrere Personen benennen, die diese Aufgabe zusätzlich zu anderen Aufgaben übernehmen, solange keine Interessenkonflikte oder Probleme hinsichtlich Vertrauenswürdigkeit oder Unparteilichkeit bestehen.
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien verlangen außerdem, dass Sie ermitteln, welche Ressourcen für die Einrichtung, Umsetzung, Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Whistleblowing-Managementsystems sowie für die Erreichung seiner Ziele erforderlich sind. Die Leitlinien besagen, dass diese Ressourcen unter anderem finanzielle und personelle Ressourcen, IT-Lösungen, spezielle Fähigkeiten, organisatorische Infrastruktur, Ermittler, aktuelles Referenzmaterial zum Thema Whistleblowing, juristisches Fachwissen sowie berufliche Weiterbildung und Schulungen umfassen können. Diese Ressourcen können intern bereitgestellt oder extern beschafft werden.
Gibt es bestimmte Mindestanforderungen für die Person, die diese Funktion ausüben wird?
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien legen keine Mindestanforderungen oder Kompetenzen für Whistleblowing-Funktionsmanager fest, sondern empfehlen, dass Organisationen diese selbst definieren sollten.
Die Richtlinien besagen, dass eine Organisation Folgendes tun sollte:
- die erforderliche Kompetenz der Person(en) festlegen, die unter ihrer Kontrolle Arbeiten ausführen, die sich auf das Whistleblowing-Managementsystem, dessen Leistung und Betrieb auswirken;
- sicherstellen, dass diese Personen aufgrund einer angemessenen Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind;
- sicherstellen, dass das Personal gegebenenfalls in der Lage ist, mit der erforderlichen Unparteilichkeit zu arbeiten;
- gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen, um die erforderlichen Kompetenzen zu erwerben, und die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen bewerten.
Da es sich um eine ISO-Empfehlung handelt, besteht auch eine klare Verpflichtung, geeignete Unterlagen als Nachweis der Kompetenz aufzubewahren.
Die ISO-Whistleblowing-Richtlinien verpflichten außerdem diejenigen, die für Aktivitäten im Zusammenhang mit Schutz, Unterstützung und Untersuchung verantwortlich sind, zu Vertrauenswürdigkeit, emotionaler Intelligenz, Diplomatie, Unparteilichkeit, Integrität, Führungsstärke, Vertraulichkeit und gesundem Urteilsvermögen.
Die ISO-Richtlinien für Whistleblowing helfen den Verantwortlichen für Whistleblowing-Programme dabei, Vertrauen aufzubauen, indem sie bewährte Verfahren und Merkmale für Whistleblowing-Funktionsmanager beschreiben. Wenn Ihr Whistleblowing-Programm in jeder Hinsicht den ISO-Richtlinien entspricht, verfügen Sie über ein hochmodernes System, das den besten internationalen Standards entspricht, und können sich darauf verlassen, dass es seinen Zweck erfüllt.
Die Leitlinien bekräftigen auch, dass die Unternehmensleitung und das Management das Whistleblowing-Programm und dessen Verantwortliche nachdrücklich unterstützen müssen. Fehlt diese Unterstützung, gefährdet dies das gesamte Programm.
Die Verwendung der ISO-Whistleblowing-Richtlinien als Handbuch ist für jedes Unternehmen ein großer Vorteil. Daher empfehlen wir allen, die Whistleblowing-Programme verwalten, dringend, diese Richtlinien zu übernehmen.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihr Programm von Grund auf neu aufzubauen, oder eine Beratung zu den ISO-Whistleblowing-Richtlinien wünschen, kontaktieren Sie uns bitte.