ESG-Sicherung: Vorstand, Unternehmensführung und Whistleblowing

Während der Schwerpunkt der ESG-Sicherung bisher hauptsächlich auf ökologischen und sozialen Faktoren wie der Reduzierung von CO2-Emissionen und der Förderung von Vielfalt lag, könnte Governance langfristig der Bereich sein, auf den sich Unternehmen konzentrieren sollten, da Governance die Richtlinien, Verfahren und Systeme umfasst, die zur Steuerung der Aktivitäten einer Organisation eingerichtet wurden. Im Wesentlichen bildet Governance das Fundament des ESG-Programms. Durch den sicheren Aufbau dieses Fundaments hat die Organisation bessere Chancen, andere wichtige Bereiche im ökologischen und sozialen Bereich erfolgreich zu fördern.

Vor diesem Hintergrund beschreiben wir, wie sich ein Unternehmen darauf vorbereiten kann, diese Bereiche durch einen ESG-Assurance-Service bewerten zu lassen.

Vorstand und Unternehmensführung

Wie wir alle wissen, gibt der Verwaltungsrat den Ton an und legt die Strategie für die Umsetzung der Unternehmensführung fest. Mit den Jahren sind Verwaltungsräte immer sichtbarer geworden, da Personen wie Elon Musk und Sam Altman zu bekannten Persönlichkeiten geworden sind und die Aufmerksamkeit auf die Art und Weise gelenkt haben, wie Verwaltungsräte die von ihnen beaufsichtigten Unternehmen führen. Darüber hinaus interessieren sich Kunden und Investoren zunehmend dafür, wie Verwaltungsräte zusammengesetzt sind und ausgewählt werden. Die Zeiten, in denen Verwaltungsräte aus undurchsichtigen Führungskräften bestanden, die hinter den Kulissen Entscheidungen trafen, sind längst vorbei. Viele der ESG-Kriterien, die Menschen in Bezug auf Unternehmen wichtig sind – wie Vielfalt, faire Bezahlung, Transparenz und Integrität – werden nun auch auf Vorstandsebene gemessen.

Wie können Unternehmen angesichts dieser Realitäten die bestehenden Berichte über ihre Vorstände und ihre Corporate-Governance-Strategie überprüfen? Die meisten Unternehmen berichten bereits in ihren Jahres- oder Geschäftsberichten über diese Risikobereiche. In den Vereinigten Staaten verwenden börsennotierte Unternehmen Formulare wie das Formular 10-K, um über Faktoren wie die Zusammensetzung des Vorstands, die Vergütung der Führungskräfte, die Vielfalt und die Gesamtplanung für ESG zu berichten. In Europa berichten Unternehmen in Übereinstimmung mit den nationalen Governance-Kodizes, wie beispielsweise den Corporate-Governance-Kodizes des Vereinigten Königreichs oder Deutschlands.

Um sich auf die ESG-Prüfung vorzubereiten, sollten Unternehmen die folgenden vier Schritte unternehmen, die die Grundsätze unserer Speeki Engage-Methodik widerspiegeln:

• die geltenden ESG-Berichtsstandards mit jedem für ihr ESG-Programm relevanten Risikobereich verknüpfen
• Identifizieren und etablieren Sie Stakeholder, um ESG und Berichterstattung für jeden Risikobereich zu verwalten.
• Identifizieren Sie, welche Systeme, Plattformen und Dateien relevante Daten für jeden Risikobereich enthalten.
• mit Wertschöpfungsketten zusammenarbeiten, um Berichte zu sammeln, zu erstellen und zu veröffentlichen.

Zur Vorbereitung auf die ESG-Prüfung in Bezug auf Vorstände und Corporate Governance sollten Unternehmen den für ihr Unternehmen geltenden Corporate-Governance-Kodex als Berichtsrahmen heranziehen. Unternehmen ohne einen anwendbaren Governance-Kodex können einen prinzipienbasierten Ansatz zur Überprüfung der Berichterstattung verfolgen. Die meisten Corporate-Governance-Kodizes behandeln die folgenden Grundsätze:

• Zusammensetzung des Vorstands
• Unabhängigkeit des Verwaltungsrats
• Verantwortlichkeit
• Beiträge von Interessengruppen
• Transparenz in Bezug auf geschäftliche, rechtliche und ESG-Risiken.

Alle Berichte über die Unternehmensführung und Corporate Governance sollten Informationen zu diesen Bereichen enthalten. Unternehmen sollten auch die Systeme und Teams beschreiben, die für die Erfassung und Berichterstattung dieser Informationen zuständig sind, da ESG-Assurance-Dienstleistungen auch diese Prozesse überprüfen werden.

Um diese Punkte zu veranschaulichen, werden wir Beispiele aus der Praxis betrachten. Ein in den USA ansässiger Hersteller von Haushaltswaren, dessen Jahresbericht wir für diesen Artikel geprüft haben, gibt in seinem Formular 10-K an, dass:

• 33 % der Sitze im Vorstand sind mit Frauen besetzt.
• 17 % der Sitze im Vorstand sind mit Vertretern von Minderheiten besetzt.
• Ein Chief Diversity Officer wurde eingesetzt, um sicherzustellen, dass Diversität ernst genommen und innerhalb der Führungsetage und der Belegschaft umgesetzt wird.
• Der CEO und der Chief Human Resource Officer sowie ihre Teams sind in erster Linie für die Umsetzung der Governance und Aufsicht in der gesamten Organisation verantwortlich.
• Das Unternehmen verfügt über mehrere Compliance-Dokumente, um die Rechenschaftspflicht sicherzustellen, Beiträge von Stakeholdern einzuholen und Transparenz hinsichtlich seiner Haltung zu ESG zu gewährleisten, darunter sein Ethikkodex, seine Richtlinie zur Prävention von Belästigung am Arbeitsplatz, Schulungen zu unbewussten Vorurteilen und eine Plattform für Integritätsberichte.
• Das Unternehmen ist mit mehreren strategischen Risiken konfrontiert, darunter Risiken durch Dritte/Bestechung, Cybersicherheitsrisiken, Bedrohungen durch konkurrierende Technologieprodukte und anhaltende Risiken im Zusammenhang mit durch COVID-19 verursachten Betriebsunterbrechungen.

Der Jahresbericht eines in Europa ansässigen Automobilherstellers enthält ähnliche Datensätze und Beschreibungen gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex, darunter:

• Erfüllung der Mindestanforderungen, um einen bestimmten Prozentsatz an weiblichen Vorstandsmitgliedern zu erreichen
• Beschreibung des Vergütungssystems, einschließlich der Vergütung für jeden leitenden Direktor
• Beschreibung der Fähigkeiten und Erfahrungen jedes Direktors
• Beschreibung der Unternehmensstrategie und der Produkte sowie der Bedeutung von ESG-Aspekten für das Unternehmenswachstum
• eine Übersicht über die Compliance- und ESG-Richtlinien, die für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens gelten.

Die meisten Unternehmen sind wahrscheinlich in der Lage, ihre aktuellen Jahres- oder Managementberichte durch einen ESG-Assurance-Service zu überprüfen oder die Assurance zum Zeitpunkt der Finanzberichterstattung durchführen zu lassen.

Whistleblowing-Programm und Meldungen

Whistleblowing und Meldungen sind ein weiterer wichtiger Bereich des Governance-Risikos. Alle ISO-Normen zum Thema Compliance (ISO 37001, ISO 37301 und ISO 37008) behandeln Meldungen als wesentlichen Bestandteil. Das Meldesystem eines Unternehmens zeigt den Stakeholdern, dass die Organisation Compliance ernst nimmt und die von Mitarbeitern, Stakeholdern und der Öffentlichkeit vorgebrachten Bedenken wertschätzt. Die meisten Unternehmen verfügen über ein Meldesystem, das entweder intern verwaltet oder an einen externen Anbieter ausgelagert wird.

Die meisten Unternehmen haben jedoch noch keinen ESG-Assurance-Anbieter damit beauftragt, die Kennzahlen und die Leistung ihres Whistleblowing-Programms zu überprüfen. Die entscheidende Frage lautet daher: Wie würden ESG-Assurance-Dienstleister die Berichte überprüfen, die ein Unternehmen zu seinem Whistleblowing-Programm erstellt?

Abschnitt 9.1 der ISO 37031 – einer internationalen Norm, auf deren Grundlage Unternehmen alle wichtigen Bereiche ihres Compliance-Programms aufbauen können – legt fest, wie die Leistung bewertet werden kann. Im Wesentlichen fordert dieser Abschnitt Unternehmen dazu auf, Kriterien und Methoden zur Messung der Berichterstattungsleistung und -häufigkeit festzulegen, einschließlich Systemen zur Überprüfung der Berichterstattungsgenauigkeit, und zusätzliche Funktionen wie die interne Revision und die oberste Führungsebene dazu auf, die Überprüfungsbemühungen zu unterstützen.

Wenn es um Whistleblowing-Programme geht, möchten die meisten Organisationen über die folgenden Kriterien berichten:

• Bewusstsein der Mitarbeiter für das Whistleblowing-Programm
• Bewusstsein dafür, wie man Meldung erstattet
• Prozentualer Anteil „legitimer“ Compliance-Themen im Vergleich zu HR- oder anderen Themen
• Antwortzeit an Reporter
• Regelmäßigkeit der Rückmeldungen an die Reporter
• Auflösungszeit
• Management-Transparenz von Kennzahlen und Problemen
• Fälle nach geografischer Lage
• Anonymitätsmetriken
• Aufschlüsselung der Meldewege (E-Mail gegenüber Telefon gegenüber App).

Sobald die Kriterien festgelegt sind, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie die Stakeholder, Systeme und Prozesse identifiziert haben, um diese Datenpunkte für Berichtszwecke zu erfassen, da ESG-Prüfungsgesellschaften diese überprüfen werden.

Abschließende Gedanken

Unternehmen bereiten sich darauf vor, mehrere ESG-Risikobereiche durch Assurance-Dienstleistungen überprüfen zu lassen. Um eine solide Grundlage für das ESG-Programm zu gewährleisten, empfehlen wir Unternehmen, bestimmte Governance-Bereiche in den Umfang ihrer Assurance-Maßnahmen einzubeziehen, da Governance das Fundament von ESG bildet.

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