Implementierung eines intelligenten Whistleblowing-Programms
Wie dieHarvard Business Review im Januar 2020 berichtete, kamen Forscher der University of Utah und der George Washington University School of Business zu dem Schluss, dass Whistleblowing-Programme für diefinanzielle Gesundheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind,,da sie zu geringeren Geldstrafen, geringeren Kosten für Vergleiche und weniger materiellen Rechtsstreitigkeiten wegen Compliance-Verstößen führen. Dies umfasst alle Verstöße, von der Fälschung von Spesenabrechnungen über sexuelle Belästigung bis hin zu Verstößen gegen Vorschriften.
Unabhängig davon, ob es heute mehr Compliance-Verstöße und Straftaten zu melden gibt oder ob die Menschen heutzutage einfach eher bereit sind, diese zu melden, bleibt die Schlussfolgerung dieselbe: Ein wirksames Whistleblowing-Programm ist aus Sicht der Reputation, der Mitarbeitermoral, der Unternehmensführung, der Finanzen, der Ethik und der Regulierung sinnvoll.
Sechs wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, um ein wirksames Whistleblowing-Programm sicherzustellen
1. Die Prozesse für das Whistleblowing-Programm müssen angemessen sein und genau festgelegt werden.
Ein Verstoß gegen Compliance-Vorschriften kann einen direkten Vorgesetzten oder genau die Mitarbeiter betreffen, die mit der Untersuchung von Verstößen beauftragt sind. Alternative Wege für die Einreichung und Untersuchung von Meldungen sollten geprüft werden, vorzugsweise durch einen externen Dritten, der die Informationen entgegennimmt. Eine klare und zeitnahe Bearbeitung, die Dokumentation der erhaltenen Informationen in Protokollen und regelmäßige Nachverfolgungen sollten ebenfalls in das Whistleblowing-Programm integriert werden.
2. Whistleblower müssen Vertrauen in das System haben und sich bestätigt fühlen.
Sowohl derDodd-Frank Actals auch derSarbanes-Oxley Actenthalten Bestimmungen zum Schutz von Whistleblowern vor Vergeltungsmaßnahmen. Als Faustregel gilt, dass Whistleblowing-ProgrammeVergeltungsmaßnahmen gegen Whistleblower verbieten müssen. Denn um wirksam zu sein, müssen Whistleblower-Schutzmechanismen so überzeugend sein, dass Informanten sich wirklich sicher fühlen, wenn sie (oft anonym) Meldungen über sensible Themen machen. Gleichzeitig sollten die in einem Whistleblowing-Programm festgelegten Verfahren dem Informanten versichern, dass objektive Untersuchungen durchgeführt werden.
3. Die Berichterstattung sollte einfach sein und auf einheitlichen und objektiven Grundsätzen beruhen.
Automatisierte Prozesse und klare, prägnante Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Erstellung von Meldungen geben den Beteiligten die Gewissheit, dass die Grundsätze des Whistleblowing-Programms eines Unternehmens konsequent, fair und einheitlich in der gesamten Organisation angewendet werden. Eine einfache Meldung in der Muttersprache des Informanten trägt dazu bei, dass häufiger Whistleblowing betrieben wird.
4. Die Führungsspitze muss eine klare Haltung einnehmen und diese kommunizieren.
Sichern Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung für den gesamten Prozess und stellen Sie sicher, dass die Führungskräfte den Mitarbeitern ihr Engagement für das Whistleblowing-Programm vermitteln, einschließlich der Nicht-Vergeltung und der Anwendung strukturierter und einheitlicher Verfahren. Die Ernennung eines nicht-geschäftsführenden Direktors, der sich für das Whistleblowing-Programm des Unternehmens einsetzt, wird von der Finanzaufsichtsbehörde im Vereinigten Königreich erwartet und gilt in allen anderen Rechtsordnungen als bewährte Praxis.
5. Alle Mitarbeiter des Unternehmens müssen eine Schulung zum Thema Whistleblowing erhalten.
Whistleblowing-Schulungen können in bestehende jährliche Schulungen zu regulatorischen Themen sowie in Managementschulungen integriert werden und dienen dazu, die Grundsätze des Whistleblowing-Programms eines Unternehmens zu fördern und hervorzuheben. Transparenz in Prozessen und Verfahren und deren Vermittlung durch regelmäßige Schulungen führen zu Vertrauen in das Whistleblowing-Programm.
6. Das Whistleblowing-Programm muss vertraulich, zuverlässig, sicher und geschützt sein.
Datenschutz, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Schutz müssen in jedes Whistleblowing-Programm integriert sein, was zwangsläufig verschlüsselte Systeme, die Aufbewahrung aller Daten einschließlich unverfälschbarer Berichtsprotokolle und häufig auch KI-Technologie erfordert.
Gut durchdachte Whistleblowing-Programme helfen Unternehmen dabei, ihren guten Ruf zu wahren, sich gegen behördliche Sanktionen zu verteidigen, finanzielle Verluste zu vermeiden und alle Stakeholder des Unternehmens zu beruhigen.