Meldepflichten und Fristen gemäß dem Gesetz zur Bekämpfung von Zwangsarbeit und Kinderarbeit in Lieferketten in Kanada
Die Berichtspflichten gemäß dem kanadischen Gesetz zur Bekämpfung von Zwangsarbeit und Kinderarbeit in Lieferketten (Fighting Against Forced Labour and Child Labour in Supply Chains Act) legen einen umfassenden Rahmen für die jährliche Offenlegung fest, der von den betroffenen Organisationen sowohl Transparenz als auch Rechenschaftspflicht verlangt. Das Gesetz schreibt vor, dass sowohl Unternehmen als auch staatliche Institutionen dem Minister für öffentliche Sicherheit bis zum 31. Mai jedes Jahres detaillierte Berichte über ihre Aktivitäten und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette aus dem vorangegangenen Geschäftsjahr vorlegen müssen.
Für Unternehmen, die diesem Gesetz unterliegen, muss der Jahresbericht in der vom Minister festgelegten Form und Weise vorgelegt und der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Der Bericht muss vom Leitungsgremium des Unternehmens, beispielsweise dem Vorstand, genehmigt werden und spezifische Informationen über die Struktur, die Aktivitäten und die Lieferketten des Unternehmens enthalten. Diese Genehmigungspflicht stellt sicher, dass die Führungsspitze die Verantwortung für die Compliance-Bemühungen des Unternehmens und die Richtigkeit der gemeldeten Informationen übernimmt.
Das Gesetz legt sieben Schlüsselbereiche fest, die im Jahresbericht behandelt werden müssen. Erstens müssen Unternehmen ihre Struktur, Aktivitäten und Lieferketten darlegen, einschließlich Informationen über die Geschäftstätigkeit des Unternehmens, Tochtergesellschaften und die Art ihrer Geschäftsaktivitäten. Zweitens müssen sie ihre Richtlinien und Sorgfaltspflichten in Bezug auf Zwangsarbeit und Kinderarbeit detailliert darlegen, einschließlich aller Verhaltenskodizes, Lieferantenvereinbarungen oder anderer Governance-Mechanismen. Drittens müssen Unternehmen die Teile ihres Geschäfts und ihrer Lieferketten identifizieren, in denen das Risiko von Zwangsarbeit oder Kinderarbeit besteht, sowie die Maßnahmen, die zur Bewertung und Bewältigung dieser Risiken ergriffen werden.
Die vierte Anforderung betrifft Maßnahmen zur Beseitigung von Zwangsarbeit oder Kinderarbeit, die in den Aktivitäten und Lieferketten des Unternehmens festgestellt wurden. Dazu gehören sowohl reaktive Maßnahmen zur Behebung festgestellter Probleme als auch proaktive Schritte zur Verhinderung künftiger Vorfälle. Fünftens müssen Unternehmen Maßnahmen beschreiben, die ergriffen wurden, um den Einkommensverlust der am stärksten benachteiligten Familien auszugleichen, der durch Maßnahmen zur Beseitigung von Zwangsarbeit oder Kinderarbeit in ihren Aktivitäten und Lieferketten entstanden ist. Die sechste Anforderung betrifft Schulungen für Mitarbeiter zum Thema Zwangsarbeit und Kinderarbeit, einschließlich Umfang, Häufigkeit und Inhalt dieser Schulungen. Schließlich müssen Unternehmen die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen bewerten, um sicherzustellen, dass in ihrem Unternehmen und ihren Lieferketten keine Zwangsarbeit und keine Kinderarbeit zum Einsatz kommen.
Regierungsinstitutionen unterliegen ähnlichen Berichtspflichten, jedoch mit einigen Abweichungen, die ihre besondere Rolle in der öffentlichen Verwaltung widerspiegeln. Sie müssen über ihre Richtlinien und Sorgfaltspflichten, die Identifizierung und Bewertung von Risiken, Abhilfemaßnahmen, Schulungsprogramme und Wirksamkeitsbewertungen Bericht erstatten. Ihre Berichte konzentrieren sich jedoch stärker auf Beschaffungspraktiken und die Maßnahmen, die ergriffen werden, um sicherzustellen, dass die von der Regierung erworbenen Waren und Dienstleistungen nicht unter Einsatz von Zwangsarbeit oder Kinderarbeit hergestellt werden.
Die Frist zum 31. Mai ist absolut und gilt für alle betroffenen Organisationen, unabhängig vom Ende ihres Geschäftsjahres. Das bedeutet, dass Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsjahresenden ihre Berichte dennoch bis zu derselben Frist einreichen müssen. Die erste Berichtsfrist war der 31. Mai 2024 und umfasste die Aktivitäten des vorangegangenen Geschäftsjahres des Unternehmens oder, bei neuen Unternehmen, den Zeitraum seit Inkrafttreten des Gesetzes.
Um diese Berichtspflichten effektiv zu erfüllen, sollten Unternehmen rechtzeitig vor Ablauf der Berichtsfrist wirksame Systeme zur Datenerfassung und Dokumentation einrichten. Dazu gehören die Durchführung regelmäßiger Lieferantenbewertungen, die Führung detaillierter Aufzeichnungen über Due-Diligence-Aktivitäten und die Einrichtung von Systemen zur Nachverfolgung von Schulungsprogrammen und deren Wirksamkeit. Unternehmen sollten außerdem standardisierte Berichtsvorlagen entwickeln und klare Zuständigkeiten für die verschiedenen Abschnitte des Berichts festlegen.
Zu den praktischen Compliance-Strategien gehören die Durchführung jährlicher Risikobewertungen der Lieferkette, die Einführung von Lieferantenfragebögen und -audits, die Einrichtung von Beschwerdemechanismen zur Meldung von Bedenken und die Erstellung einer detaillierten Dokumentation aller Abhilfemaßnahmen. Unternehmen sollten außerdem Aufzeichnungen über alle Schulungsprogramme führen, einschließlich der Teilnahme, der Inhalte und der Wirksamkeitsbewertungen. Im Laufe des Jahres sollten regelmäßige interne Überprüfungen der Compliance-Maßnahmen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Jahresbericht die Aktivitäten und Erfolge des Unternehmens genau widerspiegelt.
Aufgrund des öffentlichen Charakters dieser Berichte müssen Organisationen ein Gleichgewicht zwischen Transparenz und Wettbewerbsempfindlichkeit finden. Obwohl das Gesetz eine detaillierte Offenlegung vorschreibt, sollten Unternehmen mit Rechtsberatern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass geschützte Informationen geschützt werden und gleichzeitig die Transparenzziele der Gesetzgebung erfüllt werden. Die Berichte werden wahrscheinlich von Interessengruppen wie Investoren, Kunden, zivilgesellschaftlichen Organisationen und Medien genauestens geprüft werden, weshalb Genauigkeit und Vollständigkeit für die Aufrechterhaltung der Reputation und Glaubwürdigkeit der Organisation von entscheidender Bedeutung sind.