中小企業基礎知識：事件管理與合規報告
對於初涉ESG、合規與治理領域的中小型企業而言，有幾項必備要素不可或缺。其中之一便是建立舉報系統。
在許多地區和國家，至少對上市公司而言，建立舉報系統是強制性要求。任何企業都必須具備此類機制，監管機構與大型企業更期望其所有供應商至少建立基礎系統。因此，無論是大型企業的供應商，抑或大型企業本身（無論是否上市、屬私有企業，或由私募股權或風險資本資助），都無可推諉地必須建立符合既定準則、有效運作的舉報系統。
許多小型企業目前可能已建立「實質上的」系統，例如用於回報問題的電子郵件地址與電話號碼。這些系統往往是為滿足客戶需求而設立，卻鮮少被使用，因而浪費了時間與精力。此類系統註定會失敗且永不被採用。
好消息是，只需支付相對低廉的費用，您便能運用技術與廣受認可的指南（由國際標準化組織發布，即ISO 37002標準），在數週內建立一套尖端系統。Speeki在建構與實施舉報系統及舉報技術領域處於領導地位。
建立合規與舉報通報系統，而非僅提供電子郵件地址或電話號碼，具有諸多優勢。以下列舉其中最重要的幾項因素：
早期意識
揭露問題
效率提升
合規報告系統能協助簡化問題通報流程，使員工更容易提交報告，同時方便管理層追蹤與調查。此舉可節省時間與資源，並促進問題的及早解決。
精準度提升
合規報告系統有助確保報告的準確性，因為報告可直接輸入系統，而非以電子郵件書寫。此舉能降低錯誤與遺漏的風險，並使調查進程的追蹤更為便捷。
增強的保密性
合規報告系統能透過將報告儲存於僅限授權使用者存取的安全系統中，協助保障報告的機密性。此舉有助於鼓勵員工無懼報復地舉報問題，並保護參與調查人員的隱私。若當事人希望保持匿名，系統亦可提供此項功能。
合規性提升
合規報告系統可透過建立中央資料庫來儲存合規要求與程序相關資訊，從而協助提升組織整體的法規遵循能力。此舉有助確保員工清楚自身職責，同時能協助識別並解決合規缺口。
更佳的參與度
向系統提交報告的人員，若使用的是操作簡便的優質系統，便更傾向於主動參與其中。反之，若系統操作不便或報告者感到不安全，他們便可能轉向社群媒體公開舉報，這對多數企業而言將構成挑戰。
總體而言，相較於僅透過電子郵件地址舉報問題，Speeki所提供的合規與吹哨舉報系統能帶來多重優勢。透過簡化舉報流程、提升準確性、加強保密性及強化合規性，此類合規舉報系統有助於組織防範風險並更有效地運作。
企業應尋求一套舉報系統，該系統應具備以下特點：
- 可擴展以持續滿足組織在擴張或縮減過程中的需求
- 具有成本效益
- 無論對員工或管理層而言都易於使用
- 足夠靈活，足以滿足組織的特定需求。
若您正尋求提升組織治理、合規性及ESG計畫的途徑，合規報告系統將是值得考量的優質方案。此系統能協助您突破僅有電話號碼與電子郵件地址的限制，邁向整合報告、分流與調查功能的全方位平台。