Notions de base pour les PME : gestion des incidents et rapports de conformité
Pour les petites et moyennes entreprises qui découvrent le domaine de l'ESG, de la conformité et de la gouvernance, il existe quelques éléments indispensables. L'un d'entre eux est un système d'alerte professionnelle.
Obligatoire dans de nombreuses régions et pays, au moins pour les sociétés cotées en bourse, un système d'alerte professionnelle est nécessaire dans toute entreprise, les régulateurs et les grandes entreprises attendant de tous leurs fournisseurs qu'ils aient au moins mis en place des systèmes de base. Ainsi, pour les fournisseurs des grandes entreprises ou les grandes entreprises elles-mêmes (qu'elles soient cotées en bourse, privées ou financées par des fonds privés ou des capitaux à risque), il n'y a aucune excuse pour ne pas disposer d'un système d'alerte professionnelle fonctionnant efficacement selon des directives connues.
De nombreuses petites entreprises disposent actuellement de systèmes « de facto », tels que des adresses électroniques et des numéros de téléphone pour signaler les problèmes. Ces systèmes sont souvent mis en place pour répondre à une exigence d'un client, mais sont rarement utilisés et constituent donc une perte de temps et d'efforts. Ce type de système est voué à l'échec et ne sera jamais utilisé.
La bonne nouvelle, c'est que, pour un coût relativement modique, vous pouvez utiliser la technologie et des directives largement acceptées (publiées par l'ISO et connues sous le nom de 37002) pour mettre en place un système de pointe en quelques semaines.Speekiest un leader dans la création et la mise en œuvre de systèmes d'alerte et de technologies de dénonciation.
Il y a de nombreux avantages à disposer d'un système de signalement des cas de non-conformité et de dénonciation plutôt que d'une simple adresse e-mail ou d'un numéro de téléphone. Voici quelques-uns des facteurs les plus importants.
Sensibilisation précoce
Mettre au jour les problèmes
Efficacité améliorée
Un système de signalement de conformité peut aider à rationaliser le processus de signalement des problèmes, facilitant ainsi la soumission des rapports par les employés et leur suivi et leur examen par la direction. Cela permet de gagner du temps et d'économiser des ressources, tout en encourageant la résolution rapide des problèmes.
Précision accrue
Un système de signalement de conformité peut contribuer à garantir l'exactitude des rapports, car ceux-ci peuvent être saisis directement dans le système plutôt que d'être rédigés dans un e-mail. Cela permet de réduire le risque d'erreurs et d'omissions, et facilite le suivi de l'avancement des enquêtes.
Confidentialité renforcée
Un système de signalement conforme peut contribuer à protéger la confidentialité des signalements, car ceux-ci sont stockés dans un système sécurisé accessible uniquement aux utilisateurs autorisés. Cela peutencourager les employés à signaler des problèmessans craindre de représailles et protéger la vie privée des personnes impliquées dans les enquêtes. Les personnes peuvent également rester anonymes si elles le souhaitent.
Meilleure conformité
Un système de reporting de conformité peut contribuer à améliorer la conformité globale d'une organisation aux réglementations en fournissant un référentiel centralisé pour les informations relatives aux exigences et procédures de conformité. Cela permet de s'assurer que les employés sont conscients de leurs responsabilités et peut également aider à identifier et à combler les lacunes en matière de conformité.
Meilleur engagement
Les personnes qui signalent des incidents sont plus enclines à utiliser de manière proactive un système efficace et facile à utiliser. Si le système n'est pas facile à utiliser pour le signalant ou si celui-ci ne se sent pas en sécurité pour signaler un incident, il sera plus enclin à se tourner vers les réseaux sociaux et à signaler l'incident publiquement, ce qui représenterait un défi pour la plupart des entreprises.
Dans l'ensemble, un système de signalement de conformité et de dénonciation tel que celui proposé par Speeki offre plusieurs avantages par rapport à la simple utilisation d'une adresse e-mail pour signaler des problèmes. En rationalisant le processus de signalement, en améliorant la précision, en renforçant la confidentialité et en améliorant la conformité, un système de signalement de conformité peut aider les organisations à se protéger contre les risques et à fonctionner plus efficacement.
Les entreprises doivent rechercher un système d'alerte professionnelle qui :
- peut être adapté pour continuer à répondre aux besoins de l'organisation à mesure qu'elle grandit ou rétrécit
- est rentable
- est facile à utiliser tant pour les employés que pour la direction
- est suffisamment flexible pour répondre aux besoins spécifiques de l'organisation.
Si vous cherchez un moyen d'améliorer la gouvernance, la conformité et le programme ESG de votre organisation, un système de signalement de conformité est une bonne option à envisager. Il vous permettra de passer d'un simple numéro de téléphone et d'une adresse e-mail à une plateforme dotée d'un système intégré de signalement, de triage et d'enquête.