貴公司的舉報系統，其成效取決於背後所建立的信任，以及能證明這份信任的相關文件。
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台為 組織提供 一個專為此目的打造的平台，用以實施、管理並證明符合 ISO 37002 標準——這是一項針對舉報管理系統的國際標準，並在您需要時提供內建的保證機制。
斯科特·萊恩，執行長暨創辦人，首席審計師
什麼是 ISO 37002，它為何如此重要？
ISO 37002 是國際標準化組織（ISO）頒布的舉報管理系統國際標準。該標準為組織提供了一個結構化的框架，用以接收、評估及處理舉報事宜——涵蓋範圍從鼓勵舉報的政策與管道，到保護舉報人並確保舉報能獲得公平、保密且有效處理的相關流程。
與單純的舉報熱線或通報工具不同，ISO 37002 要求組織建立一套完整的舉報管理系統——該系統須具備規範、文件化、監控及持續改進的機制。此標準適用於任何規模、產業或地區的組織，且日益受到監管機構、投資者及供應鏈夥伴的重視，被視為可信賴舉報計畫的基準。
文件編寫挑戰
大多數組織都制定了舉報政策，但擁有舉報管理系統的卻少之又少。這兩者之間的差距，正是 ISO 37002 合規性出現漏洞之處，也是組織最容易面臨風險的環節。
建立符合規範的舉報管理系統，遠非僅需一份政策文件和一個第三方舉報熱線號碼即可。 ISO 37002 標準要求在舉報生命週期的每個階段皆須具備書面證據，涵蓋從通報管道的溝通方式、舉報者保護措施，到案件分流、調查、解決及覆核等各環節。若缺乏一個能系統化整理與維護這些文件的平台，組織將面臨紀錄零散、責任歸屬不明，且無法以可靠方式證明其系統確實按預期運作的困境。
舉報計畫中最常見的文件缺失：
相關政策雖已制定，但尚未經過審查、更新或正式重新核准
有關管道可及性與宣導的相關文件尚未建立
案件處理紀錄存在不一致、不完整，或儲存於錯誤的系統中
雖然已提出保護記者的承諾，但從未進行追蹤或提供相關證據
管理層檢討以非正式方式進行，且無任何記錄在案的成果
對舉報制度的內部稽核缺失或未留存紀錄
您的員工需要相信，提出意見確實能帶來改變。善用這套機制，將能提供實證——以兌現這項承諾。
舉報機制是組織誠信在實踐中接受考驗的關鍵所在。僅僅是紙上的一份政策、海報上的一組熱線號碼，以及偶爾有人查看的收件匣，並不能構成一套完整的舉報管理系統——這也無法滿足那些深諳優良標準為何的監管機構、投資者或審計師。 ISO 37002 標準明確界定了可信、可治理且能經獨立驗證的舉報計畫應具備的要件。Speeki Engage 正是為此而生——我們系統化地梳理每項要求、詳實記錄每項義務，並將您的合規計畫直接連結至經認證的審計機構，由其驗證計畫的實際運作成效。
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台如何管理您的 ISO 37002 計畫
在Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台中管理 ISO 37002 文件
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台是依據 ISO 37002 標準的要求所建構，其每一項功能皆直接對應該標準要求組織須記錄、維護及證明之事項。每份紀錄均附有時間戳記、來源標示、版本控制且可檢索，為您提供一套完整且逐條符合標準的證據基礎，既能滿足審計人員的要求，亦能經得起嚴格檢視。
隨時做好稽核準備——並與您的稽核人員保持聯繫
一個完善的舉報管理系統，絕不應讓您在審計前夕才倉促地趕工整理文件。當您的 ISO 37002 計畫透過Speeki Engage® | ESG 與永續性保證平台進行持續管理時，審計準備狀態將成為常態，而非臨時性的準備工作。每項政策皆為最新版本，每份案件紀錄皆完整無缺，每份培訓紀錄皆為最新狀態，且每項與條款對應的證據，都精確地存放在審計員預期會找到的位置。
對於選擇 Speeki 作為合規保證服務供應商的組織而言，該平台能徹底消除審計關係中的摩擦。您的 Speeki 審計團隊將在同一環境中運作，即時審閱文件、提出觀察事項、發布審計結果並追蹤矯正措施，無需進行資料匯出、使用文件入口網站或處理並行的電子郵件討論串。您的合規工作與審計準備之間不存在交接點。這兩者實為同一持續進行的流程，在同一處進行，且由同一群人員所見。
針對再認證週期及監督稽核，您的完整稽核紀錄——包括過往的稽核發現、已採取的矯正措施以及管理層審查紀錄——均已完整記錄並可供查閱。您的稽核員、合規團隊及高層管理階層，皆能透過這份完整且連貫的紀錄，清楚掌握貴單位的吹哨者保護管理系統歷經時間推移的運作狀況與改進歷程。
ISO 37002 的重點不在於是否設有舉報管道，而在於是否建立一套行之有效的系統，並能證明其有效性。
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台內建了 Nicole Ai，這是您的支援團隊，將協助您建立符合 ISO 37002 標準的規範，並為審計做好準備。
將合規與保證相結合。
透過使用Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台來管理您的 ISO 37002 合規與保證工作，這將不再是一項需要事先籌備的專案，而是您日常遵循的標準——不僅有文件記錄、經過驗證，更能持續改進。
