貴公司的舉報系統，其成效取決於背後所建立的信任，以及能證明這份信任的相關文件。
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台為 組織提供了一個 專為此目的打造的平台，用以實施、管理並證明其符合 ISO 37002標準 ——這是一項針對吹哨者管理系統的國際標準，並在您需要時提供內建的保證機制。
斯科特·萊恩，執行長暨創辦人，首席審計師
什麼是 ISO 37002，它為何如此重要？
ISO 37002 是由國際標準化組織（ISO）頒布的舉報管理系統國際標準。該標準為組織提供了一個結構化的框架，用以接收、評估及處理舉報資訊——涵蓋範圍從鼓勵舉報的政策與管道，到保護舉報人並確保舉報資訊能以公平、保密且有效的方式處理的各項流程。
與單純的熱線或舉報工具不同，ISO 37002 要求組織建立一套圍繞吹哨機制而設計的完整管理系統——該系統須具備治理機制、文件規範、監控機制，並能持續改進。該標準適用於任何規模、行業或地區的組織，且日益被監管機構、投資者及供應鏈合作夥伴視為可信賴吹哨計畫的基準。
文件編寫的挑戰
大多數組織都制定了舉報政策，但擁有舉報管理系統的卻少之又少。這兩者之間的差距，正是 ISO 37002 合規性出現漏洞之處，也是組織最容易面臨風險的環節。
要建立一套符合規範的舉報管理系統，遠非僅僅一份政策文件和一個第三方舉報熱線號碼所能涵蓋。 ISO 37002 標準要求在舉報生命週期的每個階段皆須具備書面證據，從通報管道的溝通方式、舉報者保護措施，到案件的分流、調查、解決與覆核流程皆然。若缺乏一個能系統化整理與維護這些文件的平台，組織將面臨紀錄零散、責任歸屬不明，且無法以可靠方式證明其系統正按預期運作的困境。
舉報計畫中最常見的文件缺失：
相關政策雖已制定，但尚未經過審查、更新或正式重新核准
有關管道可及性與宣導的相關文件尚未建立
案件處理紀錄存在不一致、不完整或儲存於錯誤系統的情況
雖然已提出保護記者的承諾，但從未進行追蹤或提供相關證據
管理層檢討以非正式方式進行，且無任何記錄在案的成果
對舉報制度的內部稽核缺失或未留存紀錄
每家設有舉報熱線的公司，都必須具備相應的系統。Speeki Engage 正是具備此系統的解決方案。
舉報機制是一套系統。它並非單純的熱線或一款酷炫的應用程式，而是一套系統。Speeki Engage 平台符合 ISO 37002 標準，可協助您管理並記錄您的舉報機制。
您的員工需要相信，勇於發聲確實能帶來改變。運用這套系統將提供實證——以佐證這項承諾。
舉報機制正是組織誠信在實務中接受考驗的場域。僅有紙面上的政策、海報上的舉報專線號碼，以及偶爾有人查看的收件匣，並不能構成一套完整的舉報管理系統——這也無法滿足那些深諳優良標準為何的監管機構、投資者或審計師。 ISO 37002 標準闡明了可信、可治理且能經獨立驗證的舉報計畫應具備的要件。Speeki Engage 正是為此而生——它將每項要求系統化、將每項義務文件化，並將您的合規計畫直接連結至經驗豐富的審計師，由他們認證該計畫確實有效運作。
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台如何管理您的 ISO 37002 計畫
在Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台上管理 ISO 37002 文件
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台的架構以 ISO 37002 標準的要求為基礎，將每項功能直接對應至該標準要求組織須記錄、維護及證明之事項。每份紀錄均附有時間戳記、來源標示、版本控制且可檢索，為您提供一套完整且逐條條款詳列的證據基礎，既能滿足審計人員的要求，亦能經得起嚴格審查。
隨時做好稽核準備——並與您的稽核人員保持聯繫
一個有效的舉報管理系統，絕不應讓企業在審計前夕才倉促地趕工整理文件。當您的 ISO 37002 計畫透過Speeki Engage® | ESG 與永續性保證平台進行持續管理時，審計準備狀態便成為一種常態，而非臨時性的準備工作。每項政策皆為最新版本，每份案件紀錄皆完整無缺，每份培訓紀錄皆為最新狀態，且每項與條款對應的證據，都精確地存放在審計員預期會找到的位置。
對於聘請 Speeki 作為其合規保證服務提供商的組織而言，該平台能徹底消除審計關係中的摩擦。您的 Speeki 審計團隊將在同一環境中運作，即時審閱文件、提出觀察事項、發布審計結果並追蹤矯正措施，無需進行資料匯出、使用文件入口網站或處理並行的電子郵件討論串。這裡不存在任何交接點，讓您的合規工作就此停止而審計準備工作隨之開始。這兩者實為同一項連續的流程，在同一處進行，且由同一群人所見。
針對重新認證週期及監督稽核，貴單位完整的稽核紀錄——包括過往的稽核發現、已採取的矯正措施以及管理層審查紀錄——均已記錄在案且可供查閱。貴單位的稽核員、合規團隊及高層管理階層，皆能看到貴單位吹哨者管理系統隨時間推移的運作表現與改善歷程，並獲得一貫且完整的全貌。
ISO 37002 的重點不在於是否設有舉報管道，而在於是否建立一套行之有效的系統，並能證明其有效性。
Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台內建 Nicole® AI，這支支援團隊將協助您落實 ISO 37002 規範要求，並為稽核做好準備。
將合規與保證相連結
透過使用Speeki Engage® | ESG 與永續發展保證平台來管理您的 ISO 37002 合規與保證工作，這將不再是一項需要事先準備的專案，而是成為您日常運作中理所當然遵循的標準——不僅有文件記錄、經過保證，更會持續改進。
