Grundlagen für KMU: Vorfallmanagement und Compliance-Berichterstattung
Für kleine und mittlere Unternehmen, die sich im Bereich ESG, Compliance und Governance noch nicht auskennen, gibt es einige unverzichtbare Elemente. Eines davon ist ein Whistleblowing-System.
In vielen Regionen und Ländern ist ein Whistleblowing-System zumindest für börsennotierte Unternehmen vorgeschrieben. Es ist in jedem Unternehmen notwendig, da Aufsichtsbehörden und große Unternehmen erwarten, dass alle ihre Lieferanten zumindest über grundlegende Systeme verfügen. Für Lieferanten großer Unternehmen oder große Unternehmen selbst (unabhängig davon, ob sie börsennotiert sind, sich in Privatbesitz befinden oder durch Private Equity oder Risikokapital finanziert werden) gibt es daher keine Entschuldigung dafür, kein Whistleblowing-System zu haben, das gemäß den bekannten Richtlinien effektiv funktioniert.
Viele kleine Unternehmen verfügen derzeit möglicherweise über „de facto“-Systeme, wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern für die Meldung von Problemen. Diese Systeme werden oft eingerichtet, um eine Anforderung eines Kunden zu erfüllen, werden jedoch selten genutzt und sind daher eine Verschwendung von Zeit und Mühe. Diese Art von Systemen ist zum Scheitern verurteilt und wird niemals genutzt werden.
Die gute Nachricht ist, dass Sie gegen eine relativ geringe Gebühr mithilfe von Technologie und allgemein anerkannten Richtlinien (veröffentlicht von der ISO und bekannt als 37002) innerhalb weniger Wochen ein hochmodernes System implementieren können.Speekiist führend in der Entwicklung und Implementierung von Whistleblowing-Systemen und Whistleblower-Technologie.
Ein Compliance- und Whistleblowing-Meldesystem bietet gegenüber einer einfachen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer zahlreiche Vorteile. Nachfolgend sind einige der wichtigsten Faktoren aufgeführt.
Frühzeitiges Bewusstsein
Probleme aufdecken
Verbesserte Effizienz
Ein Compliance-Meldesystem kann dazu beitragen, den Prozess der Meldung von Problemen zu optimieren, sodass es für Mitarbeiter einfacher wird, Meldungen einzureichen, und für das Management, diese zu verfolgen und zu untersuchen. Dies kann Zeit und Ressourcen sparen und eine frühzeitigere Lösung von Problemen fördern.
Erhöhte Genauigkeit
Ein Compliance-Berichtssystem kann dazu beitragen, die Genauigkeit der Berichte zu gewährleisten, da diese direkt in das System eingegeben werden können, anstatt in einer E-Mail verfasst zu werden. Dadurch lässt sich das Risiko von Fehlern und Auslassungen verringern und der Fortschritt von Untersuchungen leichter nachverfolgen.
Verbesserte Vertraulichkeit
Ein Compliance-Meldesystem kann dazu beitragen, die Vertraulichkeit von Meldungen zu schützen, da diese in einem sicheren System gespeichert werden, auf das nur autorisierte Benutzer Zugriff haben. Dies kanndazu beitragen, dass Mitarbeiter Problemeohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmenmeldenund die Privatsphäre der an den Untersuchungen beteiligten Personen geschütztwird. Auf Wunsch können die Personen auch anonym bleiben.
Verbesserte Compliance
Ein Compliance-Berichtssystem kann dazu beitragen, die allgemeine Einhaltung von Vorschriften in einem Unternehmen zu verbessern, indem es einen zentralen Speicherort für Informationen über Compliance-Anforderungen und -Verfahren bereitstellt. Dies trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter ihrer Verantwortlichkeiten bewusst sind, und kann auch dabei helfen, Compliance-Lücken zu identifizieren und zu schließen.
Besseres Engagement
Personen, die Vorfälle melden, sind eher bereit, sich proaktiv mit einem guten System auseinanderzusetzen, das einfach zu bedienen ist. Ist das System für den Meldenden nicht einfach zu bedienen oder fühlt er sich bei der Meldung nicht sicher, wird er eher dazu neigen, sich an die sozialen Medien zu wenden und den Vorfall öffentlich zu melden, was für die meisten Unternehmen eine Herausforderung darstellen würde.
Insgesamt bietet ein Compliance- und Whistleblowing-Meldesystem, wie es Speeki bereitstellt, gegenüber der einfachen Verwendung einer E-Mail-Adresse zur Meldung von Problemen mehrere Vorteile. Durch die Optimierung des Meldeprozesses, die Verbesserung der Genauigkeit, die Erhöhung der Vertraulichkeit und die Verbesserung der Compliance kann ein Compliance-Meldesystem Unternehmen dabei helfen, sich vor Risiken zu schützen und effektiver zu arbeiten.
Unternehmen sollten nach einem Whistleblowing-System suchen, das:
- kann skaliert werden, um auch bei Wachstum oder Schrumpfung des Unternehmens weiterhin den Anforderungen gerecht zu werden
- ist kosteneffizient
- ist sowohl für Mitarbeiter als auch für das Management einfach zu bedienen
- ist flexibel genug, um den spezifischen Anforderungen der Organisation gerecht zu werden.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die Unternehmensführung, Compliance und das ESG-Programm Ihres Unternehmens zu verbessern, ist ein Compliance-Meldesystem eine gute Option. Damit können Sie über eine Telefonnummer und E-Mail-Adresse hinaus auf eine Plattform zurückgreifen, die über ein integriertes Meldesystem, ein Triage- und ein Untersuchungssystem verfügt.