La manière dont vous menez votre enquête est tout aussi importante que ce que vous découvrez. La norme ISO 37008 le confirme.

La mise en place d'une capacité d'enquête conforme à la norme ISO 37008 commence par la compréhension de la manière dont les allégations parviennent actuellement à l'organisation et de la façon dont elles sont traitées. L'accent est d'abord mis sur le cycle de vie de l'enquête – planification, conduite et compte rendu – ainsi que sur les principes qui le sous-tendent : impartialité, équité, confidentialité et protection des personnes concernées.

Cet examen met souvent en évidence des enquêtes menées de manière incohérente, des éléments de preuve recueillis sans garanties adéquates, des rôles et des processus décisionnels peu clairs, ainsi que des conclusions difficiles à défendre.

La norme ISO 37008 fournit un cadre structuré permettant de réunir ces éléments : un processus proportionné et impartial, des enquêteurs compétents, une gestion rigoureuse des éléments de preuve, la protection des personnes concernées, ainsi qu’une documentation et un compte rendu clairs des conclusions.

Les organisations adoptent la norme ISO 37008 pour des raisons évidentes : traiter les allégations de manière cohérente, garantir l'équité envers les personnes concernées, aboutir à des conclusions défendables et étayer, le cas échéant, les mesures coercitives, disciplinaires ou réglementaires.

La durée dépend de la taille de l'organisation, du volume et de la complexité des dossiers, ainsi que du niveau de maturité des pratiques existantes. Les avantages vont au-delà de l'évaluation elle-même : des enquêtes plus cohérentes, des résultats plus équitables et des conclusions plus solides et mieux étayées.

Un processus d'enquête efficace ne se limite pas à des procédures écrites : il nécessite des enquêteurs compétents, capables de planifier, de recueillir des éléments de preuve, de mener des entretiens de manière équitable et de rédiger des rapports objectifs. Le personnel des services de conformité, des ressources humaines, du service juridique, de l'audit interne et des enquêtes doit disposer de compétences pratiques pour mener des enquêtes en toute impartialité, gérer les éléments de preuve et protéger les personnes concernées. Les formations génériques permettent rarement de développer ces compétences.

Speeki propose des programmes de formation ciblés, conformes à la norme ISO 37008, conçus pour développer de véritables compétences en matière de conduite d'enquêtes internes. Chaque étape du processus est abordée à travers des scénarios concrets, des exemples spécifiques à chaque secteur et des exercices pratiques.

Les participants acquièrent une expérience pratique dans les domaines suivants :

• prévoir une enquête proportionnée et impartiale
• collecte, conservation et gestion des éléments de preuve
• mener des entretiens équitables et efficaces
• assurer la protection des personnes concernées, y compris les lanceurs d'alerte
• le respect de la confidentialité et la protection des données
• consigner et rendre compte des résultats de manière objective

Les programmes approfondis comprennent des modules consacrés aux affaires complexes et transfrontalières, aux liens avec le signalement d'irrégularités et à la rédaction de rapports capables de résister à un examen minutieux.

Cette formation permet à vos collaborateurs de mener des enquêtes de manière autonome et cohérente, ce qui réduit ainsi la dépendance à long terme vis-à-vis de consultants externes. La formation est dispensée sur site ou à distance et adaptée à votre secteur d'activité et à votre profil de risque.

La norme ISO 37008 repose sur les principes de proportionnalité, d’impartialité et d’équité, qui déterminent si une enquête est rigoureuse et si ses conclusions sont défendables. L’ampleur et les moyens alloués à chaque enquête doivent refléter la gravité et la complexité des faits allégués, tout en veillant à ce que chaque enquête respecte ces mêmes principes fondamentaux.

Une infraction mineure aux règles et une accusation de fraude grave nécessitent des efforts d'enquête très différents – une simple enquête sommaire d'une part, et une enquête complexe impliquant plusieurs parties d'autre part –, mais les deux doivent être planifiées, étayées par des preuves et consignées avec la même impartialité et la même rigueur.

Pour mener à bien une enquête, il faut accorder une attention systématique aux éléments suivants :

• la gravité, la complexité et le caractère sensible de l'allégation
• l'impartialité et la compétence des personnes désignées
• l'intégrité et la conservation des éléments de preuve
• les droits et la protection de toutes les personnes concernées

Les affaires graves ou complexes exigent une planification minutieuse, des enquêteurs compétents, une gestion rigoureuse des éléments de preuve et un suivi attentif. Les affaires de moindre importance doivent être traitées de manière proportionnée, tout en garantissant l'équité et la confidentialité.

Ces principes doivent être pris en compte tout au long du processus : la planification doit être adaptée à l'allégation, les éléments de preuve doivent être traités de manière à pouvoir être défendus, et les rapports doivent être objectifs et étayés. Un examen régulier des pratiques d'enquête permet de maintenir un niveau de compétence constant à mesure que les affaires, les risques et les attentes évoluent.

La capacité à mener des enquêtes rigoureuses dépend moins du nombre d'affaires traitées que d'une préparation minutieuse permettant de remédier aux faiblesses du processus avant toute évaluation indépendante.

Les organisations ont souvent recours à des pratiques ponctuelles, ce qui les expose à des problèmes qui auraient pu être évités : des procédures incohérentes, des éléments de preuve recueillis sans garanties adéquates, des entretiens qui compromettent l'impartialité, une protection insuffisante des personnes concernées et des rapports qui ne résistent pas à une remise en cause.

Les services d’évaluation préalable de Speeki sont conçus pour éliminer ces risques avant la réalisation d’une évaluation indépendante. Notre analyse des écarts évalue vos pratiques d’enquête au regard des recommandations de la norme ISO 37008, en identifiant les processus incohérents, les faiblesses dans le traitement des éléments de preuve, les risques liés à l’impartialité et les lacunes susceptibles de compromettre la défendabilité de vos conclusions.

Nous procédons ensuite à une simulation complète de l’évaluation, qui reproduit fidèlement le processus officiel : examen de dossiers anonymisés ou dûment protégés, analyse de la manière dont les éléments de preuve et les entretiens sont traités, et vérification des pratiques de rédaction des rapports, exactement comme le feraient les évaluateurs. Cela permet de mettre en évidence non seulement les lacunes dans la documentation, mais aussi les faiblesses pratiques : des éléments de preuve compromis, une procédure inéquitable et des conclusions qui ne sont pas correctement étayées.

Des recommandations claires et concrètes permettent d'apporter des améliorations ciblées avant même l'évaluation formelle. Les clients qui recourent à l'accompagnement de Speeki en amont de l'évaluation font généralement preuve de solides compétences, tout en renforçant leurs pratiques d'enquête, ce qui continue à générer de la valeur par la suite.

Les dernières semaines précédant un audit ISO 37008 exigent une organisation rigoureuse des éléments de preuve, tout en préservant la confidentialité des dossiers en cours et passés. La documentation doit être mise à la disposition des auditeurs sous une forme dûment sécurisée : politique et procédures d’enquête, modèles de planification des dossiers, protocoles de gestion des éléments de preuve, pratiques d’entretien, mesures de protection, contrôles de confidentialité, registres de formation et exemples de rapports.

Une matrice de référence claire, établissant un lien entre chaque élément de la norme ISO 37008 et les procédures et éléments probants correspondants, aide les évaluateurs à analyser efficacement les capacités tout en respectant la confidentialité des dossiers.

Les entretiens d'évaluation doivent être organisés avec des participants sélectionnés en fonction de leurs responsabilités réelles : il s'agit généralement d'un responsable des enquêtes ou de la conformité, de membres des services des ressources humaines et du service juridique, d'enquêteurs qualifiés et de cadres supérieurs chargés de la supervision.

Tous les participants doivent bien comprendre ce que les évaluateurs vont examiner. Attendez-vous à des questions détaillées sur la manière dont les enquêtes sont planifiées, dont les éléments de preuve sont conservés, dont les entretiens sont menés de manière équitable, dont les personnes concernées sont protégées et dont les conclusions sont communiquées. Les évaluateurs accordent une grande importance à la transparence et réagissent mal aux procédures appliquées de manière incohérente. Il est plus efficace de reconnaître les lacunes et d’expliquer les mesures correctives mises en place que de surestimer le niveau de maturité.

L'effort consacré aux contrôles augmente en fonction de la taille de l'organisation, du nombre de dossiers et de la complexité des questions généralement examinées.

L'évaluation selon la norme ISO 37008 suit un processus structuré comprenant les étapes de planification, d'examen et d'évaluation. L'évaluateur définit tout d'abord le périmètre de l'évaluation, puis examine la politique en matière d'enquêtes, les procédures et des dossiers types afin de vérifier leur conformité avec la norme, avant d'évaluer la manière dont les enquêtes sont menées dans la pratique, tout en respectant la confidentialité des dossiers.

Un premier examen permet de mettre en évidence des lacunes au niveau des processus, de la gestion des éléments de preuve ou de l'équité, auxquelles il convient de remédier avant que l'évaluateur ne puisse mener à bien son évaluation. Les organisations doivent ensuite donner suite à ces constatations et confirmer que les procédures nécessaires sont en place.

La phase d'évaluation consiste à examiner en détail les capacités en la matière : elle comprend des entretiens avec les personnes chargées des enquêtes, l'examen de dossiers protégés de manière appropriée, ainsi que la vérification que les enquêtes sont impartiales, équitables et justifiables, et que les personnes concernées bénéficient d'une protection adéquate.

À l'issue de l'évaluation, l'évaluateur rend un avis sur la conformité de la capacité aux exigences de la norme ISO 37008. Les organisations procèdent généralement à des évaluations périodiques afin de préserver leur crédibilité. La durée globale du processus dépend de la taille de l'organisation, de la complexité du dossier et du niveau de maturité des pratiques existantes.

Afin de préserver l'intégrité des évaluations, l'accompagnement à la mise en œuvre et l'évaluation indépendante doivent rester distincts. Speeki soutient vos capacités d'enquête grâce à des formations dispensées par des experts et à des outils technologiques, renforçant ainsi vos capacités sans compromettre l'indépendance des évaluateurs.

Speeki propose des programmes de formation ciblés sur la norme ISO 37008, destinés à développer les compétences nécessaires à l'interprétation de cette norme et à la conduite d'enquêtes rigoureuses. Ces formations permettent de renforcer les compétences dans les domaines de la conformité, des ressources humaines, du droit et des enquêtes, afin que les organisations puissent mener leurs propres enquêtes en interne sans dépendre à long terme de consultants.

Au-delà de la formation, les organisations ont besoin de systèmes permettant de mener des enquêtes de manière cohérente, sécurisée et vérifiable à grande échelle. La plateforme Speeki Engage® propose une gestion des dossiers conçue autour du cycle de vie défini par la norme ISO 37008. La plateforme :

• planification des enquêtes et gestion des dossiers
• gère les éléments de preuve grâce à un accès sécurisé et contrôlé
• assure le suivi des tâches, des entretiens et des échéances
• protège la confidentialité et les droits des personnes concernées
• conserve des pistes d'audit complètes et inviolables
• documents compétences et formation
• favorise la présentation objective et bien structurée des résultats

Le contrôle des accès et les pistes d'audit réduisent le risque de compromission des éléments de preuve, d'incohérences dans les processus ou de violations de la confidentialité susceptibles de compromettre les conclusions. Associées à une formation visant à renforcer les capacités internes et à une technologie permettant une gestion sécurisée des dossiers, elles constituent une base solide pour la mise en conformité avec la norme ISO 37008 et la conduite d'enquêtes défendables.

L'évaluation selon la norme ISO 37008 repose sur des méthodologies structurées, ce qui permet de comparer les tarifs proposés par les différents prestataires. Les principaux facteurs de coût sont les tarifs journaliers des évaluateurs – qui varient selon le prestataire, l'expertise et la région – ainsi que l'effort total requis, qui dépend de la taille de l'organisation et de la complexité du dossier.

L'effort d'évaluation dépend du nombre d'employés, du nombre et de la localisation des sites, du volume de dossiers et de la complexité des affaires généralement faisant l'objet d'enquêtes. Une petite organisation traitant peu de dossiers nécessite moins d'efforts ; une grande multinationale menant des enquêtes transfrontalières complexes en nécessite davantage.

Outre les frais d'évaluation, les organisations devraient prévoir dans leur budget des investissements connexes tels que :

• Formation à la norme ISO 37008 destinée aux enquêteurs et aux responsables de dossiers
• mettre en place des technologies fiables de gestion des dossiers et des preuves là où les dispositifs actuels présentent des lacunes
• la plateforme Speeki Engage® pour remplacer la gestion manuelle ou ponctuelle des dossiers

Les coûts récurrents comprennent les réévaluations périodiques nécessaires au maintien de la crédibilité. De nombreuses organisations constatent que des enquêtes cohérentes et solidement étayées permettent de réduire les risques juridiques et les litiges d’une manière qui compense largement l’investissement initial. Demander des devis détaillés dès le début permet d’estimer avec précision l’ampleur des travaux et d’établir un budget réaliste.