La conformité n'est pas un service. Il s'agit d'un système de gestion – et celui-ci doit être documenté, encadré et certifié pour en apporter la preuve.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance offre aux organisations une solution spécialement conçue pour mettre en œuvre, documenter et maintenir la conformité à la norme ISO 37301:2021, la norme internationale relative aux systèmes de gestion de la conformité, avec une certification intégrée dès que vous êtes prêts.
Scott Lane, PDG et fondateur, et auditeur principal
Qu'est-ce que la norme ISO 37301 et pourquoi est-elle importante ?
La norme ISO 37301:2021 est la norme internationale relative aux systèmes de gestion de la conformité, publiée en avril 2021. Elle remplace la norme ISO 19600 et définit les exigences relatives à la mise en place, au développement, à la mise en œuvre, au maintien et à l'amélioration d'un système de gestion de la conformité. Contrairement à son prédécesseur, la norme ISO 37301 est une norme certifiable qui permet aux organisations de faire vérifier leur système de gestion de la conformité de manière indépendante par un organisme de certification tiers accrédité (notamment Speeki).
La norme ISO 37301 s'applique aux organisations, quels que soient leur taille, leur secteur d'activité ou leur situation géographique. Elle couvre l'ensemble des obligations de conformité – exigences légales et réglementaires, codes sectoriels, normes, obligations contractuelles et attentes éthiques – au sein d'un cadre unique et intégré de système de management.
La certification démontre aux autorités de régulation, aux investisseurs, aux partenaires commerciaux et aux autres parties prenantes que votre organisation gère ses obligations de conformité de manière systématique, et non de manière réactive, et qu'un organisme de certification indépendant et accrédité a vérifié cette affirmation.
Le défi de la documentation
La norme ISO 37301 s'appuie sur la structure harmonisée ISO, ce qui signifie qu'elle partage le même cadre général que les normes ISO 14001, ISO 45001 et ISO 27001. Cette cohérence est précieuse, mais elle implique également que la norme ISO 37301 exige le même niveau de documentation que ces normes, appliqué à l'ensemble des obligations de conformité d'une organisation.
La plupart des organisations disposent de programmes de conformité. Elles sont toutefois bien moins nombreuses à avoir mis en place des systèmes de gestion de la conformité. C'est précisément cette différence que la certification ISO 37301 exige, et c'est exactement là que les programmes non documentés et gérés de manière informelle se révèlent vulnérables dès qu'un auditeur intervient.
Les lacunes les plus courantes en matière de documentation dans les programmes de gestion de la conformité :
Les obligations en matière de conformité sont connues, mais elles ne font pas l'objet d'un enregistrement, d'une classification ou d'un examen systématiques
Des évaluations des risques existent pour chaque domaine de conformité, mais elles ne sont pas consignées dans un registre structuré et intégré
Des politiques et des procédures sont en place, mais il manque les registres d'approbation à jour, un système de contrôle des versions ou des preuves de leur diffusion.
Les dossiers de formation sont conservés dans des systèmes RH qui ne sont pas conçus pour l'audit ; il n'existe aucun lien documenté entre le contenu des formations, les obligations de conformité et les risques liés aux fonctions.
Les contrôles sont mis en œuvre, mais ne sont pas documentés de manière à établir un lien entre ceux-ci et les obligations et les risques auxquels ils s'appliquent
L'audit interne du système de gestion de la conformité est inexistant, irrégulier ou non documenté
Les revues de direction du CMS se déroulent de manière informelle, sans que les contributions, les résultats ou les décisions ne soient consignés.
Speeki Engage est la solution technologique permettant de gérer la norme ISO 37301 et d'obtenir la certification correspondante.
Mettez en place votre système de gestion de la conformité directement au sein de la plateforme Speeki Engage.
Speeki Engage est la solution qui vous permet de gérer votre conformité à la norme ISO 37301.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance s'articule autour des exigences de la norme ISO 37301:2021, chaque fonctionnalité correspondant directement à ce que la norme impose aux organisations de documenter, de maintenir et de démontrer.
Chaque enregistrement est horodaté, attribué, soumis à un contrôle de version et consultable, ce qui vous offre une base de preuves complète, mise en correspondance avec les clauses, qui satisfait les auditeurs.
Comment la plateforme Speeki Engage® | ESG et assurance de la durabilité gère votre programme ISO 37301
Gestion de la documentation relative à la norme ISO 37301 sur la plateforme Speeki Engage® | ESG et assurance en matière de développement durable
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance s'articule autour des exigences de la norme ISO 37301:2021, chaque fonctionnalité correspondant directement à ce que la norme impose aux organisations de documenter, de maintenir et de démontrer. Chaque enregistrement est horodaté, attribué, soumis à un contrôle de version et consultable, ce qui vous offre une base de preuves complète, mise en correspondance avec chaque clause de la norme, qui satisfait les auditeurs et renforce la confiance dans la certification de manière continue.
Toujours prêt pour un audit – et en lien avec vos auditeurs
Le bon déroulement des audits du système de gestion de la conformité – qu’il s’agisse d’une certification initiale, d’un audit de surveillance ou d’une recertification – dépend entièrement de la qualité de la documentation qui les sous-tend. Lorsque votre programme ISO 37301 est géré en continu au sein de la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance, votre entreprise est en permanence prête pour un audit. Chaque obligation est enregistrée, chaque risque est évalué, chaque contrôle est documenté et chaque élément de preuve, mis en correspondance avec les clauses de la norme, se trouve exactement là où l’auditeur s’attend à le trouver.
Pour les organisations qui font appel à Speeki en tant qu’organisme de certification, la plateforme élimine tous les obstacles dans la relation d’audit. Votre équipe d’audit Speeki travaille au sein d’un même environnement : elle examine la documentation, formule des observations, émet des conclusions et assure le suivi des actions correctives en temps réel, sans avoir recours à des portails de documents parallèles, à des exportations de données ou à des échanges par e-mail. Il n’y a pas de rupture entre la gestion de la conformité et la préparation de l’audit. Il s’agit d’un même processus continu, au même endroit, visible par les mêmes personnes.
Pour les organisations qui gèrent simultanément plusieurs référentiels de conformité – en combinant la norme ISO 37301 avec la norme ISO 37001 relative à la lutte contre la corruption, la norme ISO 37002 relative à la dénonciation, la norme ISO 31000 relative à la gestion des risques ou les obligations en matière d’assurance ESG –, la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance aide ces organisations à éviter les doublons, à recouper les éléments de preuve communs à l’ensemble des référentiels et à maintenir une architecture de conformité cohérente et vérifiable pour l’ensemble de ces référentiels.
Lorsque votre système de gestion de la conformité est hébergé sur la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance, vos auditeurs ne viennent pas pour inspecter votre programme. Ils viennent pour confirmer ce que la plateforme montre déjà.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance intègre Nicole® AI, votre équipe d’assistance qui vous aide à mettre en œuvre les exigences de la norme ISO 37301. Nicole® AI est formée par Speeki aux principes généraux de la norme ISO 37301 et à la gestion d’un système de gestion de la conformité (CMS). Dans le cadre de cette formation, Speeki ne fournit aucun service de conseil directement lié à votre CMS.
Bien sûr, Speeki propose également la certification de votre système de gestion selon la norme ISO 37301. Vous êtes bien sûr libre de faire appel à n’importe quel organisme de certification pour faire certifier votre système.
Le choix de Speeki pour la gestion des assurances ne vous offre aucun avantage tarifaire, car vous utilisez la plateforme fournie par Speeki.
Lier conformité et assurance
L'utilisation de la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance pour gérer votre conformité à la norme ISO 37301 et l'assurance de cette conformité cesse d'être un projet qu'il faut préparer pour devenir une norme que vous appliquez tout simplement au quotidien : documentée, certifiée et en amélioration continue.