La fiabilité de votre système d'alerte dépend entièrement de la confiance qui le sous-tend et des documents qui en attestent.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance offre aux organisations une solution spécialement conçue pour mettre en œuvre, gérer et démontrer leur conformité à la norme ISO 37002 – la norme internationale relative aux systèmes de gestion des signalements, avec une assurance intégrée lorsque vous en avez besoin.
Scott Lane, PDG et fondateur, et auditeur principal
Qu'est-ce que la norme ISO 37002 et pourquoi est-elle importante ?
La norme ISO 37002 est la norme internationale relative aux systèmes de gestion des signalements, publiée par l'Organisation internationale de normalisation. Elle fournit aux organisations un cadre structuré pour recevoir, évaluer et traiter les signalements, couvrant tous les aspects, depuis les politiques et les canaux qui encouragent les signalements jusqu'aux processus qui protègent les auteurs de signalements et garantissent que ceux-ci sont traités de manière équitable, confidentielle et efficace.
Contrairement à une simple ligne d'assistance ou à un simple outil de signalement, la norme ISO 37002 exige des organisations qu'elles mettent en place un système de gestion complet dédié à la dénonciation, qui soit encadré, documenté, contrôlé et amélioré en permanence. Elle s'applique aux organisations de toute taille, quel que soit leur secteur d'activité ou leur situation géographique, et est de plus en plus souvent citée par les autorités de régulation, les investisseurs et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement comme la référence en matière de programme de dénonciation crédible.
Le défi de la documentation
La plupart des organisations disposent d'une politique en matière de dénonciation. Elles sont toutefois beaucoup moins nombreuses à disposer d'un système de gestion de la dénonciation. C'est précisément dans cet écart que réside la faille de la conformité à la norme ISO 37002 et que les organisations sont le plus exposées.
La mise en place d’un système de gestion des signalements conforme aux normes exige bien plus qu’un simple document de politique et le numéro d’une ligne d’assistance gérée par un tiers. La norme ISO 37002 exige des preuves documentées à chaque étape du cycle de vie des signalements, depuis la manière dont vos canaux sont communiqués et dont les lanceurs d’alerte sont protégés, jusqu’à la manière dont les cas sont triés, enquêtés, résolus et examinés. Sans plateforme permettant d’organiser et de conserver cette documentation, les organisations se retrouvent avec des dossiers fragmentés, des responsabilités floues et aucun moyen fiable de démontrer que leur système fonctionne comme prévu.
Les lacunes les plus courantes en matière de documentation dans les programmes de dénonciation :
Des politiques existent, mais elles n'ont pas été réexaminées, mises à jour ni officiellement réapprouvées.
Les communications relatives à l'accessibilité et à la sensibilisation ne sont pas documentées
Les dossiers relatifs au traitement des dossiers sont incohérents, incomplets ou enregistrés dans les mauvais systèmes
Les engagements en matière de protection des journalistes sont énoncés, mais ne font l'objet d'aucun suivi ni d'aucune preuve
Les revues de direction se déroulent de manière informelle et ne donnent lieu à aucun compte rendu écrit
Il n'existe pas d'audit interne du système d'alerte, ou celui-ci n'est pas documenté
Toute entreprise disposant d'une ligne d'alerte doit également disposer d'un système. Speeki Engage propose ce système.
Le dispositif d'alerte est un système. Ce n'est ni une ligne d'assistance ni une application tendance. C'est un système. La plateforme Speeki Engage intègre la norme ISO 37002 pour vous aider à gérer et à documenter votre dispositif d'alerte.
Vos collaborateurs doivent être convaincus que le fait de s'exprimer fera la différence. Le recours à ce système en apportera la preuve – et viendra ainsi étayer cette promesse.
C’est dans le cadre des signalements que l’intégrité d’une organisation est mise à l’épreuve dans la pratique. Une politique sur papier, un numéro d’assistance affiché sur une affiche et une boîte de réception que quelqu’un consulte de temps en temps ne constituent pas un système de gestion des signalements – et cela ne satisfera ni les autorités de régulation, ni les investisseurs, ni les auditeurs qui savent reconnaître ce qu’est une bonne pratique. La norme ISO 37002 définit les critères requis pour un programme de dénonciation crédible, gérable et vérifiable de manière indépendante. Speeki Engage répond à ces exigences : la plateforme structure chaque exigence, documente chaque obligation et relie directement votre programme de conformité à des auditeurs expérimentés, capables de certifier son bon fonctionnement.
Comment la plateforme Speeki Engage® | ESG et d'assurance en matière de développement durable gère votre programme ISO 37002
Gestion de la documentation relative à la norme ISO 37002 sur la plateforme Speeki Engage® | ESG et assurance en matière de développement durable
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance s'articule autour des exigences de la norme ISO 37002, chaque fonctionnalité correspondant directement à ce que la norme impose aux organisations de documenter, de maintenir et de démontrer. Chaque enregistrement est horodaté, attribué, soumis à un contrôle de version et consultable, ce qui vous offre une base de preuves complète, clause par clause, qui satisfait les auditeurs et résiste à tout examen minutieux.
Toujours prêt pour un audit – et en lien avec vos auditeurs
Un système de gestion des signalements ne devrait jamais nécessiter une course effrénée à la documentation de dernière minute avant un audit. Lorsque votre programme ISO 37002 est géré en continu au sein de la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance, la préparation à l’audit est un état permanent, et non un simple exercice de préparation. Chaque politique est à jour, chaque dossier de cas est complet, chaque registre de formation est à jour et chaque élément de preuve correspondant à une clause se trouve exactement là où un auditeur s’attend à le trouver.
Pour les organisations qui font appel à Speeki en tant que prestataire d’assurance, la plateforme élimine totalement les frictions inhérentes à la relation d’audit. Votre équipe d’audit Speeki travaille au sein du même environnement : elle examine la documentation, formule des observations, publie ses conclusions et assure le suivi des actions correctives en temps réel, sans exportation de données, sans portails de documents ni échanges d’e-mails parallèles. Il n’y a pas de rupture entre le moment où votre travail de conformité s’achève et celui où la préparation de l’audit commence. Il s’agit d’un même processus continu, au même endroit, visible par les mêmes personnes.
Pour les cycles de renouvellement de certification et les audits de surveillance, l’historique complet de vos audits (constatations antérieures, mesures correctives mises en œuvre et comptes rendus des revues de direction) est déjà enregistré et accessible. Vos auditeurs, votre équipe chargée de la conformité et votre direction disposent tous d’une vue d’ensemble cohérente et continue des performances de votre système de gestion des signalements et de son évolution au fil du temps.
La norme ISO 37002 ne se limite pas à la mise en place d'un canal de signalement. Il s'agit de disposer d'un système efficace et d'être en mesure de le prouver.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance intègre Nicole® AI, votre équipe d'assistance qui vous aide à mettre en place les exigences de la norme ISO 37002 et à vous préparer à l'audit.
Lier conformité et assurance
En utilisant la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance pour gérer votre conformité à la norme ISO 37002 et l'assurance de cette conformité, cela cesse d'être un projet que vous préparez pour devenir une norme que vous appliquez tout simplement au quotidien : documentée, certifiée et en amélioration continue.
