La fiabilité de votre système d'alerte dépend entièrement de la confiance qui le sous-tend et des documents qui en attestent.
Speeki Engage® | La plateforme d'assurance ESG et de développement durable offre aux organisations une solution spécialement conçue pour mettre en œuvre, gérer et démontrer leur conformité à la norme ISO 37002 — la norme internationale relative aux systèmes de gestion des signalements — avec une assurance intégrée lorsque vous en avez besoin.
Scott Lane, PDG et fondateur, et auditeur principal
Qu'est-ce que la norme ISO 37002 et pourquoi est-elle importante ?
La norme ISO 37002 est la norme internationale relative aux systèmes de gestion des signalements, publiée par l'Organisation internationale de normalisation. Elle fournit aux organisations un cadre structuré pour recevoir, évaluer et traiter les signalements — couvrant tous les aspects, depuis les politiques et les canaux qui encouragent le signalement jusqu'aux procédures qui protègent les lanceurs d'alerte et garantissent que les signalements sont traités de manière équitable, confidentielle et efficace.
Contrairement à une simple ligne d'assistance ou à un simple outil de signalement, la norme ISO 37002 impose aux organisations de mettre en place un système de gestion complet dédié à la dénonciation — un système qui soit encadré, documenté, contrôlé et amélioré en permanence. Elle s'applique aux organisations de toute taille, de tout secteur et de toute zone géographique, et est de plus en plus souvent citée par les autorités de régulation, les investisseurs et les partenaires de la chaîne d'approvisionnement comme la référence en matière de programme de dénonciation crédible.
Le défi de la documentation
La plupart des organisations disposent d'une politique en matière de dénonciation. Elles sont toutefois beaucoup moins nombreuses à disposer d'un système de gestion de la dénonciation. C'est précisément dans cet écart que réside la faille de la conformité à la norme ISO 37002 et que les organisations sont le plus exposées.
La mise en place d'un système de gestion des signalements conforme aux normes exige bien plus qu'un simple document de politique et le numéro d'une ligne d'assistance gérée par un tiers. La norme ISO 37002 exige des preuves documentées à chaque étape du cycle de vie du signalement, depuis la manière dont vos canaux sont communiqués et dont les lanceurs d'alerte sont protégés, jusqu'à la manière dont les cas sont triés, enquêtés, résolus et examinés. Sans plateforme permettant d'organiser et de conserver cette documentation, les organisations se retrouvent avec des dossiers fragmentés, des responsabilités floues et aucun moyen fiable de démontrer que leur système fonctionne comme prévu.
Les lacunes les plus courantes en matière de documentation dans les programmes de dénonciation :
Des politiques existent, mais elles n'ont pas été réexaminées, mises à jour ni officiellement réapprouvées
Les communications relatives à l'accessibilité et à la sensibilisation ne sont pas documentées
Les dossiers relatifs au traitement des dossiers sont incohérents, incomplets ou enregistrés dans les mauvais systèmes
Les engagements en matière de protection des journalistes sont énoncés, mais ne font l'objet d'aucun suivi ni d'aucune preuve
Les revues de direction se déroulent de manière informelle et ne donnent lieu à aucun compte rendu écrit
Il n'existe pas d'audit interne du système d'alerte, ou celui-ci n'est pas documenté
Vos collaborateurs doivent être convaincus que le fait de s'exprimer changera les choses. Le recours à ce système en apportera la preuve — et permettra de tenir cette promesse.
C'est dans le cadre de la dénonciation que l'intégrité d'une organisation est mise à l'épreuve dans la pratique. Une politique sur papier, un numéro d'assistance affiché sur une affiche et une boîte de réception que quelqu'un consulte de temps à autre ne constituent pas un système de gestion des signalements — et cela ne satisfera ni les autorités de régulation, ni les investisseurs, ni les auditeurs qui savent reconnaître ce qu'est une bonne pratique. La norme ISO 37002 définit les critères requis pour un programme de dénonciation crédible, gérable et vérifiable de manière indépendante. Speeki Engage répond à ces critères : il structure chaque exigence, documente chaque obligation et relie directement votre programme de conformité à des auditeurs accrédités qui peuvent certifier son bon fonctionnement.
Comment la plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance gère votre programme ISO 37002
Gestion de la documentation ISO 37002 dans la plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance
La plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance s'articule autour des exigences de la norme ISO 37002, chaque fonctionnalité correspondant directement à ce que la norme impose aux organisations de documenter, de maintenir et de démontrer. Chaque enregistrement est horodaté, attribué, soumis à un contrôle de version et consultable, vous offrant ainsi une base de preuves complète, clause par clause, qui satisfait les auditeurs et résiste à tout examen minutieux.
Toujours prêt pour un audit — et en lien avec vos auditeurs
Un système de gestion des signalements ne devrait jamais nécessiter une course effrénée à la documentation de dernière minute avant un audit. Lorsque votre programme ISO 37002 est géré en continu au sein de la plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance, la préparation à l'audit est un état permanent et non un simple exercice de préparation. Chaque politique est à jour, chaque dossier de cas est complet, chaque registre de formation est à jour, et chaque élément de preuve correspondant à une clause se trouve exactement là où l'auditeur s'attend à le trouver.
Pour les organisations qui font appel à Speeki comme prestataire d'assurance, la plateforme élimine totalement les frictions inhérentes à la relation d'audit. Votre équipe d'audit Speeki travaille au sein d'un même environnement pour examiner la documentation, formuler des observations, émettre des conclusions et suivre les mesures correctives en temps réel, sans exportation de données, sans portails de documents ni échanges d'e-mails parallèles. Il n'y a pas de rupture entre le moment où votre travail de conformité s'achève et celui où la préparation de l'audit commence. Il s'agit d'un même processus continu, au même endroit, visible par les mêmes personnes.
Pour les cycles de recertification et les audits de surveillance, l'historique complet de vos audits — constatations antérieures, mesures correctives mises en œuvre et comptes rendus des revues de direction — est déjà consigné et accessible. Vos auditeurs, votre équipe chargée de la conformité et votre direction disposent tous d'une vue d'ensemble cohérente et continue des performances et des améliorations apportées au fil du temps à votre système de gestion des signalements.
La norme ISO 37002 ne se limite pas à la mise en place d'un canal de signalement. Il s'agit de disposer d'un système efficace et d'être en mesure de le prouver.
La plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance intègre Nicole Ai, votre équipe d'assistance qui vous aide à mettre en place vos exigences ISO 37002 et à vous préparer à l'audit.
Lier conformité et assurance.
Grâce à Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance, la gestion de votre conformité à la norme ISO 37002 et de son assurance cesse d'être un projet à préparer pour devenir une pratique courante : documentée, certifiée et en constante amélioration.
