La certification en matière de santé et de sécurité au travail ne se limite pas à de bonnes intentions : elle nécessite des preuves documentées.
Speeki Engage® | La plateforme d'assurance ESG et de développement durable offre aux organisations une solution spécialement conçue pour mettre en œuvre, documenter et maintenir la conformité à la norme ISO 45001:2018 — la norme internationale relative aux systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail — avec une certification accréditée intégrée dès que vous êtes prêts.
Scott Lane, PDG et fondateur, et auditeur principal
Qu'est-ce que la norme ISO 45001 et pourquoi est-elle importante ?
La norme ISO 45001:2018 est la norme internationale relative aux systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail, publiée par l'Organisation internationale de normalisation. Elle fournit aux organisations un cadre structuré et fondé sur les risques permettant d'éliminer les dangers, de réduire les risques liés à la santé et à la sécurité au travail, de tirer parti des opportunités en la matière et de traiter les non-conformités, le tout au sein d'un système de management régi, documenté, surveillé et amélioré en permanence.
La certification démontre aux autorités de régulation, aux assureurs, aux employés, aux clients et aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement que votre organisation gère la santé et la sécurité au travail de manière systématique — et non de manière réactive — et qu'un organisme de certification indépendant et accrédité a vérifié cette affirmation.
Le défi de la documentation
La norme ISO 45001 est l'une des normes de système de management de la famille ISO qui exige le plus de documentation. Chaque clause comporte des exigences explicites concernant les informations consignées : qu'il s'agisse de l'identification des dangers et des évaluations des risques qui sous-tendent vos mesures de contrôle, des dossiers de compétence qui démontrent que votre personnel est qualifié pour les tâches qu'il accomplit, ou encore des pistes d'audit qui montrent que votre système de management fait l'objet d'un suivi et d'une amélioration continus.
La plupart des organisations qui rencontrent des difficultés pour obtenir la certification ISO 45001 ou qui font l'objet de constatations lors des audits de surveillance ne présentent pas de lieux de travail dangereux. Elles disposent simplement de systèmes de gestion insuffisamment documentés. L'écart entre la manière dont une organisation gère réellement la santé et la sécurité et sa capacité à démontrer cette gestion est précisément ce que révèlent les constatations d'audit.
Les lacunes les plus courantes en matière de documentation dans les systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail :
L'identification des dangers est effectuée, mais elle n'est pas systématiquement documentée ni associée aux mesures de contrôle des risques
Le respect des obligations légales et réglementaires fait l'objet d'un suivi informel, sans registre structuré ni cycle de contrôle
Les dossiers relatifs aux compétences et à la formation sont conservés dans des systèmes RH qui ne sont pas accessibles ou qui ne sont pas structurés pour permettre un audit
Les incidents et les quasi-accidents sont consignés, mais les conclusions des enquêtes et les mesures correctives ne sont pas documentées jusqu'à la clôture du dossier
Les registres de consultation et de participation font défaut — un cas de non-conformité spécifique et fréquemment cité au titre de la clause 5.4
Les programmes d'audit interne existent sur le papier, mais les conclusions et les mesures correctives ne font pas l'objet d'un suivi systématique
Des revues de direction ont lieu, mais les données d'entrée, les résultats et les décisions ne sont pas consignés de manière officielle
La plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance s'articule autour des exigences de la norme ISO 45001:2018, chaque fonctionnalité correspondant directement à ce que la norme impose aux organisations de documenter, de maintenir et de démontrer.
Chaque enregistrement est horodaté, attribué, soumis à un contrôle de version et consultable, ce qui vous offre une base de données complète et mise en correspondance avec les clauses, capable de satisfaire les auditeurs.
Comment la plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance gère votre programme ISO 45001
Gestion de la documentation ISO 45001 sur la plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance
La certification ISO 45001 est la preuve internationalement reconnue que votre organisation gère la santé et la sécurité au travail de manière systématique, que les dangers sont identifiés, que les risques sont maîtrisés, que les obligations sont respectées et que les performances sont améliorées en continu. Mais cette certification n’est crédible que si le système de gestion qui la sous-tend est véritablement documenté, activement piloté et vérifié de manière indépendante. La plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance répond précisément à ces exigences : elle structure chaque exigence de la norme ISO 45001:2018, conserve tous les enregistrements mis en correspondance avec les clauses et relie directement votre système de gestion de la santé et de la sécurité au travail aux auditeurs accrédités qui peuvent certifier sa conformité à la norme.
Toujours prêt pour un audit — et en lien avec vos auditeurs
Le bon déroulement des audits du système de gestion de la santé et de la sécurité au travail, qu'il s'agisse d'une certification initiale, d'un audit de surveillance ou d'une recertification, dépend entièrement de la qualité de la documentation qui les sous-tend. Lorsque votre programme ISO 45001 est géré en continu au sein de la plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance, la préparation aux audits est un état permanent, et non plus une course contre la montre. Chaque registre des risques est à jour, chaque obligation légale est suivie, chaque dossier de compétences est à jour, et chaque élément de preuve correspondant à une clause se trouve exactement là où l'auditeur s'attend à le trouver.
Pour les organisations qui font appel à Speeki comme organisme de certification, la plateforme élimine tous les obstacles dans la relation d'audit. Votre équipe d'audit Speeki travaille au sein d'un même environnement pour examiner la documentation, formuler des observations, émettre des conclusions et suivre les actions correctives en temps réel, sans avoir recours à des portails de documents parallèles, à des exportations de données ou à des échanges d'e-mails. Il n'y a pas de rupture entre la gestion de la conformité et la préparation de l'audit. Il s'agit d'un même processus continu, au même endroit, visible par les mêmes personnes.
Speeki Engage® | La plateforme d'assurance ESG et de développement durable aide les organisations à mettre en œuvre, documenter et certifier leur système de gestion de la santé et de la sécurité au travail conforme à la norme ISO 45001:2018.
La plateforme Speeki Engage® | ESG & Sustainability Assurance intègre Nicole Ai, votre équipe d'assistance qui vous aide à mettre en place votre système de gestion de la santé et de la sécurité au travail (SGSST) conformément à la norme ISO 45001. Nicole Ai a été formée par Speeki aux principes généraux de la norme ISO 45001 et à la gestion d'un SGSST. Dans le cadre de cette formation, Speeki ne fournit toutefois aucun service de conseil direct concernant votre SGSST.
Bien sûr, Speeki propose également la certification de votre système de gestion ISO 45001. Vous êtes bien sûr libre de faire appel à n'importe quel organisme de certification pour faire certifier votre système.
Le choix de Speeki pour la gestion des assurances ne vous offre aucun avantage tarifaire, car vous utilisez la plateforme fournie par Speeki.
Lier conformité et assurance.
En utilisant Speeki Engage® | Plateforme d'assurance ESG et de développement durable pour gérer votre conformité à la norme ISO 45001, celle-ci cesse d'être un projet qu'il faut préparer pour devenir une norme que l'on applique au quotidien, de manière documentée, certifiée et en constante amélioration.
