La certification en matière de santé et de sécurité au travail ne se limite pas à de bonnes intentions : elle nécessite des preuves documentées.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance offre aux organisations une solution spécialement conçue pour mettre en œuvre, documenter et maintenir la conformité à la norme ISO 45001:2018 – la norme internationale relative aux systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail – avec une certification intégrée dès que vous êtes prêts.
Scott Lane, PDG et fondateur, et auditeur principal
Qu'est-ce que la norme ISO 45001 et pourquoi est-elle importante ?
La norme ISO 45001:2018 est la norme internationale relative aux systèmes de management de la santé et de la sécurité au travail, publiée par l’Organisation internationale de normalisation. Elle fournit aux organisations un cadre structuré et fondé sur les risques permettant d’éliminer les dangers, de réduire les risques liés à la santé et à la sécurité au travail, de tirer parti des opportunités en la matière et de remédier aux non-conformités, le tout au sein d’un système de management régi, documenté, surveillé et amélioré en permanence.
La certification démontre aux autorités de régulation, aux assureurs, aux salariés, aux clients et aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement que votre organisation gère la santé et la sécurité au travail de manière systématique – et non de manière réactive – et qu'un organisme de certification indépendant a vérifié cette affirmation.
Le défi de la documentation
La norme ISO 45001 est l'une des normes de système de management de la famille ISO qui impose le plus de formalités documentaires. Chaque clause comporte des exigences explicites en matière d'informations consignées, qu'il s'agisse de l'identification des dangers et des évaluations des risques qui sous-tendent vos mesures de contrôle, des dossiers de compétences attestant que vos collaborateurs sont qualifiés pour les tâches qu'ils effectuent, ou encore des pistes d'audit démontrant que votre système de management fait l'objet d'un suivi et d'une amélioration actifs.
La plupart des organisations qui rencontrent des difficultés pour obtenir la certification ISO 45001 ou qui font l'objet de constatations lors des audits de surveillance ne présentent pas de lieux de travail dangereux. Elles disposent simplement de systèmes de gestion insuffisamment documentés. L'écart entre la manière dont une organisation gère réellement la santé et la sécurité et sa capacité à démontrer cette gestion est précisément ce que révèlent les constatations d'audit.
Les lacunes les plus courantes en matière de documentation dans les systèmes de gestion de la santé et de la sécurité au travail :
L'identification des dangers est effectuée, mais elle n'est pas systématiquement documentée ni associée aux mesures de contrôle des risques
Le respect des obligations légales et réglementaires fait l'objet d'un suivi informel, sans registre structuré ni cycle de contrôle
Les dossiers relatifs aux compétences et à la formation sont conservés dans des systèmes RH qui ne sont pas accessibles ou qui ne sont pas structurés pour permettre un audit
Les incidents et les quasi-accidents sont consignés, mais les conclusions des enquêtes et les mesures correctives ne sont pas documentées jusqu'à la clôture du dossier
Les registres relatifs à la consultation et à la participation font défaut – il s’agit d’un cas de non-conformité spécifique et fréquemment cité au titre de la clause 5.4
Les programmes d'audit interne existent sur le papier, mais les conclusions et les mesures correctives ne font pas l'objet d'un suivi systématique
Des revues de direction ont lieu, mais les données d'entrée, les résultats et les décisions ne sont pas consignés de manière formelle.
Si vous souhaitez obtenir une certification pour votre système, vous devez disposer d'outils permettant de gérer la conformité et d'être prêt pour un audit.
Speeki Engage est la plateforme qui vous aide à gérer votre conformité à la norme ISO 45001 depuis un espace en ligne centralisé et sécurisé.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance s'articule autour des exigences de la norme ISO 45001:2018, chaque fonctionnalité correspondant directement à ce que la norme impose aux organisations de documenter, de maintenir et de démontrer.
Chaque enregistrement est horodaté, attribué, soumis à un contrôle de version et consultable, ce qui vous offre une base de preuves complète, mise en correspondance avec les clauses, qui satisfait les auditeurs.
Comment la plateforme Speeki Engage® | ESG et assurance de la durabilité gère votre programme ISO 45001
Gestion de la documentation relative à la norme ISO 45001 sur la plateforme Speeki Engage® | ESG et assurance en matière de développement durable
La certification ISO 45001 est la preuve, reconnue à l’échelle internationale, que votre organisation gère la santé et la sécurité au travail de manière systématique : les dangers sont identifiés, les risques maîtrisés, les obligations respectées et les performances améliorées en continu. Mais cette certification n’est crédible que si le système de management sur lequel elle repose est véritablement documenté, activement piloté et vérifié de manière indépendante. C’est exactement ce qu’offre la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance: elle structure chaque exigence de la norme ISO 45001:2018, gère tous les enregistrements mis en correspondance avec les clauses de la norme et relie directement votre système de gestion de la santé et de la sécurité au travail à des auditeurs expérimentés, capables de certifier sa conformité à la norme.
Toujours prêt pour un audit – et en lien avec vos auditeurs
Le bon déroulement des audits du système de gestion de la santé et de la sécurité au travail (SST) – qu’il s’agisse d’une certification initiale, d’un audit de surveillance ou d’une recertification – dépend entièrement de la qualité de la documentation qui les sous-tend. Lorsque votre programme ISO 45001 est géré en continu au sein de la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance, la préparation aux audits est un état permanent, et non plus un sprint de préparation. Chaque registre des risques est à jour, chaque obligation légale fait l’objet d’un suivi, chaque dossier de compétences est actualisé et chaque élément de preuve correspondant à une clause se trouve exactement là où un auditeur s’attend à le trouver.
Pour les organisations qui font appel à Speeki en tant qu’organisme de certification, la plateforme élimine tous les obstacles dans la relation d’audit. Votre équipe d’audit Speeki travaille au sein d’un même environnement : elle examine la documentation, formule des observations, émet des conclusions et assure le suivi des actions correctives en temps réel, sans avoir recours à des portails de documents parallèles, à des exportations de données ou à des échanges par e-mail. Il n’y a pas de rupture entre la gestion de la conformité et la préparation de l’audit. Il s’agit d’un même processus continu, au même endroit, visible par les mêmes personnes.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance aide les organisations à mettre en œuvre, à documenter et à certifier leur système de gestion de la santé et de la sécurité au travail conforme à la norme ISO 45001:2018.
La plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance intègre Nicole® AI, votre équipe d’assistance qui vous aide à mettre en place les exigences de la norme ISO 45001. Nicole® AI est formée par Speeki aux principes généraux de la norme ISO 45001 et à la gestion d’un système de gestion de la santé et de la sécurité au travail. Dans le cadre de cette formation, Speeki ne fournit aucun service de conseil directement lié à votre système de gestion de la santé et de la sécurité au travail.
Bien sûr, Speeki propose également la certification de votre système de management selon la norme ISO 45001. Vous êtes bien sûr libre de faire appel à n’importe quel organisme de certification pour faire certifier votre système.
Le choix de Speeki pour la gestion des assurances ne vous offre aucun avantage tarifaire, car vous utilisez la plateforme fournie par Speeki.
Lier conformité et assurance
L'utilisation de la plateforme Speeki Engage® | ESG and Sustainability Assurance pour gérer votre conformité à la norme ISO 45001 et l'assurance de cette conformité cesse d'être un projet qu'il faut préparer pour devenir une norme que vous appliquez tout simplement au quotidien : documentée, garantie et en amélioration continue.
