Wie man etwas untersucht, ist genauso wichtig wie das, was man dabei herausfindet. Die Norm ISO 37008 untermauert dies.

Der Aufbau einer Untersuchungskapazität gemäß ISO 37008 beginnt damit, zu verstehen, wie Vorwürfe derzeit bei der Organisation eingehen und wie mit ihnen umgegangen wird. Der Schwerpunkt liegt zunächst auf dem Untersuchungszyklus – Planung, Durchführung und Berichterstattung – sowie auf den ihm zugrunde liegenden Grundsätzen: Unparteilichkeit, Fairness, Vertraulichkeit und Schutz der Beteiligten.

Diese Überprüfung deckt häufig auf, dass Ermittlungen uneinheitlich durchgeführt, Beweise ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen erhoben wurden, die Rollenverteilung und Entscheidungsfindung unklar sind und die Ergebnisse schwer zu rechtfertigen sind.

Die Norm ISO 37008 bietet einen strukturierten Rahmen, um diese Elemente miteinander zu verknüpfen: ein verhältnismäßiges und unparteiisches Verfahren, kompetente Ermittler, ein solides Beweismittelmanagement, den Schutz der Beteiligten sowie eine klare Dokumentation und Berichterstattung über die Ergebnisse.

Unternehmen führen die Norm ISO 37008 aus ganz bestimmten Gründen ein: um Vorwürfe einheitlich zu bearbeiten, Menschen fair zu behandeln, stichhaltige Ergebnisse zu erzielen und bei Bedarf Durchsetzungs-, Disziplinar- oder Aufsichtsmaßnahmen zu unterstützen.

Die Dauer hängt von der Größe der Organisation, dem Umfang und der Komplexität der Fälle sowie vom Reifegrad der bestehenden Vorgehensweise ab. Die Vorteile gehen über die Bewertung selbst hinaus – einheitlichere Untersuchungen, gerechtere Ergebnisse und fundiertere, besser begründbare Erkenntnisse.

Ein solider Untersuchungsprozess erfordert mehr als nur schriftliche Verfahren – er erfordert kompetente Ermittler, die in der Lage sind, Untersuchungen zu planen, Beweismittel zu sammeln, faire Befragungen durchzuführen und objektiv Bericht zu erstatten. Mitarbeiter aus den Bereichen Compliance, Personalwesen, Rechtsabteilung, interne Revision und Ermittlungswesen benötigen praktische Fähigkeiten, um Untersuchungen unparteiisch durchzuführen, Beweismittel zu verwalten und die Beteiligten zu schützen. Allgemeine Schulungen vermitteln diese Fähigkeiten nur selten.

Speeki bietet gezielte Schulungsprogramme gemäß ISO 37008 an, die darauf ausgerichtet sind, echte Kompetenz bei der Durchführung interner Untersuchungen aufzubauen. Jede Phase des Prozesses wird anhand von realistischen Szenarien, branchenspezifischen Beispielen und praktischen Übungen beleuchtet.

Die Teilnehmer sammeln praktische Erfahrungen in folgenden Bereichen:

• die Planung einer angemessenen und unparteiischen Untersuchung
• Erhebung, Sicherung und Verwaltung von Beweismitteln
• faire und effektive Vorstellungsgespräche führen
• Schutz der Beteiligten, einschließlich der Hinweisgeber
• Wahrung der Vertraulichkeit und des Datenschutzes
• Ergebnisse objektiv dokumentieren und darüber berichten

Die erweiterten Programme umfassen Module zu komplexen und grenzüberschreitenden Fällen, zum Zusammenhang mit Whistleblowing sowie zur Erstellung von Berichten, die einer genauen Prüfung standhalten.

Diese Schulung versetzt Ihre Mitarbeiter in die Lage, Untersuchungen eigenständig und einheitlich durchzuführen – wodurch die langfristige Abhängigkeit von externen Beratern verringert wird. Die Schulung findet vor Ort oder online statt und wird speziell auf Ihre Branche und Ihr Risikoprofil zugeschnitten.

Die Norm ISO 37008 basiert auf den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, Unparteilichkeit und Fairness – den Prinzipien, die darüber entscheiden, ob eine Untersuchung fundiert und ihre Ergebnisse vertretbar sind. Der Umfang und die Ressourcenausstattung jeder Untersuchung sollten der Schwere und Komplexität des Vorwurfs entsprechen, wobei bei jeder Untersuchung dieselben Kernprinzipien gewahrt bleiben.

Ein geringfügiger Verstoß gegen die Richtlinien und ein schwerwiegender Betrugsvorwurf erfordern sehr unterschiedlichen Ermittlungsaufwand – eine kurze Untersuchung im Gegensatz zu einer komplexen, mehrere Parteien umfassenden Untersuchung –, doch beide müssen mit derselben Fairness und Sorgfalt geplant, belegt und dokumentiert werden.

Um eine Untersuchung erfolgreich durchzuführen, muss man folgende Punkte systematisch berücksichtigen:

• die Schwere, Komplexität und Brisanz des Vorwurfs
• die Unparteilichkeit und Kompetenz der Beauftragten
• die Unversehrtheit und Sicherung von Beweismitteln
• die Rechte und der Schutz aller Beteiligten

Schwerwiegende oder komplexe Fälle erfordern eine sorgfältige Planung, kompetente Ermittler, ein strenges Beweismittelmanagement und eine strenge Aufsicht. Weniger schwerwiegende Angelegenheiten erfordern eine angemessene Bearbeitung, bei der Fairness und Vertraulichkeit dennoch gewahrt bleiben.

Diese Grundsätze müssen sich durch den gesamten Prozess ziehen: Die Planung sollte auf den Vorwurf abgestimmt sein, mit den Beweismitteln sollte in vertretbarer Weise umgegangen werden, und die Berichterstattung sollte objektiv und fundiert sein. Eine regelmäßige Überprüfung der Ermittlungspraktiken gewährleistet, dass die Leistungsfähigkeit auch bei sich ändernden Fällen, Risiken und Erwartungen konstant bleibt.

Der Nachweis solider Ermittlungsfähigkeiten hängt weniger von der Anzahl der Fälle ab als vielmehr von einer gründlichen Vorbereitung, durch die Schwachstellen im Prozess vor der unabhängigen Bewertung behoben werden.

Organisationen verlassen sich oft auf Ad-hoc-Vorgehensweisen und stoßen dabei auf vermeidbare Probleme: uneinheitliche Prozesse, ohne angemessene Sicherheitsvorkehrungen gesammelte Beweise, Befragungen, die die Fairness beeinträchtigen, unzureichender Schutz der Beteiligten und Berichte, die einer Überprüfung nicht standhalten.

Die Vorab-Bewertungsdienste von Speeki sind darauf ausgelegt, diese Risiken bereits vor der unabhängigen Bewertung auszuschließen. Im Rahmen unserer Lückenanalyse bewerten wir Ihre Ermittlungspraktiken anhand der Empfehlungen der Norm ISO 37008 und identifizieren dabei inkonsistente Prozesse, Mängel beim Umgang mit Beweismitteln, Risiken hinsichtlich der Fairness sowie Lücken, die die Verteidigungsfähigkeit untergraben würden.

Anschließend führen wir eine umfassende Simulationsprüfung durch, die den formellen Prozess widerspiegelt – dabei werden anonymisierte oder angemessen geschützte Fallakten geprüft, die Handhabung von Beweismitteln und Befragungen untersucht und die Berichtspraktiken genau so getestet, wie es die Gutachter tun würden. Dadurch werden nicht nur Lücken in der Dokumentation, sondern auch praktische Schwachstellen aufgedeckt: beeinträchtigte Beweismittel, unfaire Verfahren und Ergebnisse, die nicht angemessen belegt sind.

Klare, umsetzbare Empfehlungen zur Mängelbehebung ermöglichen gezielte Verbesserungen noch vor der formellen Bewertung. Kunden, die die Unterstützung von Speeki im Vorfeld der Bewertung in Anspruch nehmen, zeigen in der Regel fundierte Kompetenzen und bauen gleichzeitig eine stärkere Untersuchungspraxis auf, die auch danach weiterhin einen Mehrwert liefert.

In den letzten Wochen vor einem ISO 37008-Audit ist eine disziplinierte Organisation der Nachweise erforderlich – unter Wahrung der Vertraulichkeit laufender und abgeschlossener Fälle. Die Unterlagen sollten in einer angemessen geschützten Form für den Zugriff durch die Auditoren bereitstehen – darunter die Richtlinien und Verfahren für Ermittlungen, Vorlagen für die Fallplanung, Protokolle zum Nachweismanagement, Befragungspraktiken, Schutzmaßnahmen, Vertraulichkeitskontrollen, Schulungsunterlagen und Musterberichte.

Eine übersichtliche Referenzmatrix, die jedes Element der Norm ISO 37008 mit den entsprechenden Verfahren und Nachweisen verknüpft, hilft den Gutachtern dabei, die Leistungsfähigkeit effizient zu bewerten und dabei die Vertraulichkeit der Fälle zu wahren.

Die Bewertungsgespräche sollten mit Teilnehmern geplant werden, die aufgrund ihrer tatsächlichen Zuständigkeiten ausgewählt werden – in der Regel handelt es sich dabei um einen Leiter der Ermittlungs- oder Compliance-Abteilung, Mitarbeiter der Personal- und Rechtsabteilung, geschulte Ermittler sowie Führungskräfte, die die Aufsicht wahrnehmen.

Alle Teilnehmer sollten wissen, worauf die Gutachter achten werden. Es ist mit detaillierten Fragen dazu zu rechnen, wie Untersuchungen geplant werden, wie Beweismittel gesichert werden, wie Befragungen fair durchgeführt werden, wie die Beteiligten geschützt werden und wie die Ergebnisse dokumentiert werden. Die Gutachter legen Wert auf Transparenz und reagieren negativ auf uneinheitlich angewandte Verfahren. Es ist effektiver, Lücken einzugestehen und Korrekturmaßnahmen zu erläutern, als den Reifegrad überzubewerten.

Der Aufwand für die Prüfung steigt mit der Größe der Organisation, dem Fallvolumen und der Komplexität der typischerweise untersuchten Sachverhalte.

Die Bewertung nach ISO 37008 folgt einem strukturierten Prozess aus Planung, Überprüfung und Bewertung. Der Gutachter legt zunächst den Umfang fest, überprüft dann die Richtlinien und Verfahren für Untersuchungen sowie Stichproben von Fallakten auf Übereinstimmung mit der Norm und bewertet anschließend, wie die Untersuchungen in der Praxis durchgeführt werden – unter Wahrung der Vertraulichkeit der Fälle.

Bei einer ersten Überprüfung werden Lücken in den Prozessen, beim Umgang mit Nachweisen oder hinsichtlich der Fairness festgestellt, die behoben werden müssen, bevor der Gutachter die Bewertung abschließen kann. Die Organisationen beheben diese Mängel anschließend und bestätigen, dass entsprechende Verfahren vorhanden sind.

In der Bewertungsphase wird die Leistungsfähigkeit eingehend geprüft – dazu werden die Ermittler befragt, entsprechend gesicherte Fallakten eingesehen und sichergestellt, dass die Ermittlungen unparteiisch, fair und vertretbar sind und dass die Beteiligten geschützt werden.

Im Anschluss an die Bewertung gibt der Gutachter eine Stellungnahme zur Übereinstimmung der Leistungsfähigkeit mit der Norm ISO 37008 ab. Organisationen wiederholen die Bewertung in der Regel in regelmäßigen Abständen, um ihre Glaubwürdigkeit zu wahren. Der Gesamtzeitrahmen hängt von der Größe der Organisation, der Komplexität des jeweiligen Falls und dem Reifegrad der bestehenden Praktiken ab.

Um die Integrität der Begutachtung zu gewährleisten, müssen die Unterstützung bei der Umsetzung und die unabhängige Begutachtung voneinander getrennt bleiben. Speeki unterstützt Ihre Ermittlungsfähigkeiten durch fachkundige Schulungen und den Einsatz von Technologie und stärkt so Ihre Kompetenzen, ohne die Unabhängigkeit der Gutachter zu beeinträchtigen.

Speeki bietet gezielte Schulungsprogramme zur Norm ISO 37008 an, die die erforderlichen Fähigkeiten zur Auslegung der Norm und zur Durchführung fundierter Untersuchungen vermitteln – dabei werden Kompetenzen in den Bereichen Compliance, Personalwesen, Recht und Ermittlungen aufgebaut, sodass Unternehmen Untersuchungen intern durchführen können, ohne langfristig auf Berater angewiesen zu sein.

Über Schulungen hinaus benötigen Unternehmen Systeme, die Untersuchungen in großem Maßstab einheitlich, sicher und nachvollziehbar gestalten. Die Speeki Engage®-Plattform bietet ein Fallmanagement, das auf den Lebenszyklus gemäß ISO 37008 ausgerichtet ist. Die Plattform:

• Planung von Ermittlungen und Fallmanagement
• verwaltet Beweismittel mit sicherem, kontrolliertem Zugriff
• erfasst Aufgaben, Interviews und Zeitpläne
• wahrt die Vertraulichkeit und die Rechte der Beteiligten
• führt lückenlose, manipulationssichere Prüfpfade
• Dokumente, Kompetenz und Ausbildung
• fördert eine objektive, gut strukturierte Darstellung der Ergebnisse

Ein kontrollierter Zugriff und Prüfpfade verringern das Risiko von Beweismittelverfälschungen, inkonsistenten Abläufen oder Vertraulichkeitsverletzungen, die die Ermittlungsergebnisse untergraben. In Kombination bilden Schulungen zum Aufbau interner Kompetenzen und Technologien für ein sicheres Fallmanagement eine solide Grundlage für die Einhaltung der Norm ISO 37008 und für rechtlich haltbare Ermittlungen.

Die Bewertung nach ISO 37008 stützt sich auf strukturierte Methoden, wodurch die Preise verschiedener Anbieter vergleichbar sind. Die wichtigsten Kostenfaktoren sind die Tagessätze der Gutachter – die je nach Anbieter, Fachgebiet und Region variieren – in Verbindung mit dem erforderlichen Gesamtaufwand, der von der Unternehmensgröße und der Komplexität des jeweiligen Falls abhängt.

Der Aufwand für die Prüfung hängt von der Mitarbeiterzahl, der Anzahl und dem Standort der Niederlassungen, dem Fallaufkommen sowie der Komplexität der typischerweise untersuchten Sachverhalte ab. Eine kleine Organisation mit wenigen Fällen erfordert weniger Aufwand; ein großes multinationales Unternehmen, das komplexe grenzüberschreitende Untersuchungen durchführt, benötigt mehr Aufwand.

Neben den Bewertungsgebühren sollten Unternehmen auch entsprechende Investitionen einplanen, wie zum Beispiel:

• ISO 37008-Schulung für Ermittler und Sachbearbeiter
• eine zuverlässige Fallbearbeitung und Beweismitteltechnologie dort, wo die derzeitigen Regelungen unzureichend sind
• die Speeki Engage®-Plattform beim Ersatz der manuellen oder ad-hoc-Fallbearbeitung

Zu den laufenden Kosten gehört die regelmäßige Neubewertung, um die Glaubwürdigkeit zu wahren. Viele Organisationen stellen fest, dass konsequente, fundierte Untersuchungen das rechtliche Risiko und strittige Ergebnisse in einem Maße reduzieren, das die Investition bei weitem überwiegt. Die frühzeitige Einholung detaillierter Angebote ermöglicht eine genaue Abschätzung des Aufwands und eine realistische Budgetplanung.